Wist u dat werkgevers die niet de vereiste meldingsformulieren voor betaalbare zorg (Obamacare) bij de IRS indienen, mogelijk een boete van maximaal $ 3 miljoen moeten betalen? Dat is genoeg om je 's nachts wakker te houden! En dat is slechts één wettelijke vereiste.
Werkgevers hebben tegenwoordig te maken met een breed scala aan vereisten voor het bijhouden van werknemersgegevens, zoals deze infographic van ComplyRight, een bedrijf dat zich toelegt op het bevrijden van eigenaren van compliancekosten in kleine bedrijven, duidelijk maakt. En die eisen lijken elk jaar groter te worden.
$config[code] not foundPapierwerk en archiveringslasten kunnen moeilijker worden voor kleine bedrijven, omdat kleinere entiteiten minder personeel hebben om HR-functies te beheren of helemaal geen toegewijde HR-middelen hebben. Maar het goede nieuws is dat technologie u als werkgever kan helpen om aan de wettelijke vereisten te voldoen.
Hier zijn enkele vereisten voor het bijhouden van werknemers die u kunnen verrassen (of choqueren):
Vacatures
Wanneer werkgevers advertenties plaatsen voor nieuwe vacatures, moeten ze een record van een jaar behouden volgens de Age Discrimination in Employment Act (ADEA).
Vacatures
Werkgevers die vallen onder de ADEA, de American Disabilities Act (ADA) en / of Titel VII van de Civil Rights Act (titel VII) moeten alle sollicitaties gedurende minimaal één jaar bewaren. De eis van één jaar is ook van toepassing op seizoen- en tijdelijke werknemers.
CV
Gevraagde CV's moeten een jaar lang worden bewaard, volgens de ADEA en ADA. Er is echter geen vereiste om ongevraagde cv's te bewaren.
Beëindiging records
De ADA en Titel VII vereisen dat alle beëindigingsregistraties worden bewaard gedurende één jaar na de einddatum van de werknemer.
Voordeelplannen
De ADEA vereist dat de pensioenregelingen een jaar lang worden bijgehouden na de beëindiging van het plan onder de ADEA. Bovendien vereist de wet op de inkomenszekerheid van werknemers (ERISA) dat de verslagen van het uitkeringsplan gedurende zes jaar in het bestand worden bewaard.
Prestatie-evaluaties
De Fair Labor Standards Act (FLSA) vereist dat evaluaties van de prestaties gedurende twee jaar worden bijgehouden.
Unemployment Tax Records
Volgens de Federal Unemployment Tax Act (FUTA) moet u de belastingaangiften voor werkloosheid gedurende vier jaar bewaren vanaf de datum of de betaling van de belasting, afhankelijk van wat later is.
I-9 formulieren
I-9-formulieren en aanvullende verificatiegegevens die controleren of werknemers in de Verenigde Staten mogen werken, moeten drie jaar worden bewaard vanaf de datum van huur of één jaar na de datum van beëindiging, afhankelijk van wat later komt. De toepasselijke wet is de Immigration Reform and Control Act (IRCA).
Arbeidsovereenkomsten
Als u arbeidscontracten hebt met werknemers, moet u alle contracten gedurende drie jaar behouden per FLSA.
OSHA-formulieren voor letsel en ziekte
Werkgevers met 11 of meer werknemers moeten alle formulieren die letsel of ziekte melden gedurende minimaal vijf jaar na het einde van het kalenderjaar bewaren.
Een duizelingwekkend nalevingslandschap
Zoals de bovenstaande lijst illustreert, zijn werkgevers onderworpen aan een immer groeiend lappendeken van de archiveringswetgeving van werknemers.
Het is niet alleen het aantal wettelijke vereisten dat compliance moeilijk maakt. Het is het feit dat de wetten steeds veranderen - en complex.
Wetten zijn vaak gevuld met nuances, uitzonderingen en gedetailleerde definities. De vereisten voor het bijhouden van gegevens kunnen betrekking hebben op sommige werkgevers op basis van hun omvang of branche, maar niet op andere.
Wetten veranderen ook vaak en nieuwe wetten en voorschriften worden toegevoegd. Als u niet op de hoogte bent van een wijziging of een nieuwe wet, kan uw bedrijf zware boetes oplopen. Onthoud dat gebrek aan kennis meestal geen verdediging is.
Technologie: essentiële basis voor naleving door werkgevers
Het archiveren van werknemers is tegenwoordig een van die gebieden waar technologie het speelveld voor kleine bedrijven is.
Een goede app voor het bijhouden van medewerkers kan u helpen beter te voldoen aan wettelijke vereisten die van toepassing zijn op uw bedrijf - dat is een gegeven.
Maar de beste archiveringsoftware van tegenwoordig kan zoveel meer waarde toevoegen.
De beste apps bevorderen de productiviteit door teams in kleine bedrijven slimmer en niet harder te laten werken. Tip: zoek naar software die snel is om te starten, intuïtief en gebruiksvriendelijk is. Kijk ook naar functies zoals automatische aanwijzingen en herinneringen voor extra efficiëntie.
Een goede archiveringsapp voor medewerkers kan geld besparen door risico's te beheren. U krijgt gemoedsrust en u slaapt beter, wetende dat uw kleine bedrijf over de middelen beschikt om te voldoen aan complexe archiveringsvereisten, net zoals grote bedrijven.
Hier is nog een ander groot voordeel van technologie: elektronische records in plaats van papier. Het bijhouden van papieren kopieën van personeelsdossiers vereist niet alleen een grote hoeveelheid fysieke ruimte, maar vereist ook extreme organisatie. De gemiddelde werknemer verspilt 400 uur per jaar op zoek naar papieren documenten.
Elektronische documentatie krijgt meer grip op papier, volgens ComplyRight. Het is geen verrassing waarom. Wanneer records elektronisch worden opgeslagen, wordt informatie op één plek geconsolideerd en gemakkelijk doorzoekbaar. Medewerkers kunnen met een paar klikken personeelsgegevens ophalen.
En naarmate uw bedrijf groeit en records worden vermenigvuldigd, maken elektronische archiveringssystemen het gemakkelijker om groeiende hoeveelheden gegevens te organiseren en op te halen. Zonder het slepen van inefficiënt papier, kunt u uw bedrijf ook sneller opschalen.
Hulp bij het zoeken naar medewerkers
Voor een goed overzicht van de vereisten voor het bijhouden van werknemers en het identificeren van de vereisten die van toepassing zijn op uw bedrijf, downloadt u de gratis "Bewaarregels voor werknemersbewaring voor werkgevers en HR-managers" van ComplyRight.
En bekijk de Employee Records App van HRDirect. Het is gratis en snel aan de slag - en het vereenvoudigt het beheer van werknemersrecords.
Foto manager via Shutterstock
Meer in: Gesponsord 3 Reacties ▼
