Een memo met het slechte nieuws over bezuinigingen is net zo belastend voor de persoon die het moet schrijven als voor de werknemers die het ontvangen. Maar er zijn manieren om de juiste soort memo voor deze ongelukkige taak te maken, en het houdt in dat eigenschappen als toon, directheid en empathie in gedachten worden gehouden. Bekijk het slechte nieuws vierkant in je memo, leg uit wat er daarna gebeurt, en je zult een lange weg gaan naar een gemotiveerde aanvaarding van deze negatieve situatie.
$config[code] not foundInstructions
Leg zo snel mogelijk uit wat er in de memo gebeurt. Begin met de erkenning dat het nieuws dat je gaat brengen niet welkom is. Leg vervolgens de redenen voor de bezuinigingen uiteen, en doe dit op een rustige, rationele manier.
Beschrijf wat de bezuinigingen betekenen voor banen bij werknemers. Dat is de grootste vraag die je hebt en je moet het vroegtijdig aanpakken. Geef aan welke afdelingen in uw bedrijf zullen worden getroffen door de bezuinigingen en hoeveel banen er op het spel staan.
Vermijd het gebruik van boze, neerbuigende of spottende taal overal in uw memo. Respecteer uw werknemers door de waarheid te vertellen en op een medelevende manier. Maar verontschuldig je niet en schrijf niet overdreven over hoe boos je je voelt. Uw werknemers zullen dergelijke opmerkingen waarschijnlijk als onoprecht beschouwen.
Express interesse in feedback. Informeer uw werknemers hoe ze u kunnen bereiken met vragen over de bezuinigingen. Probeer te anticiperen op de soorten vragen die ze zullen stellen, en wees bereid om geloofwaardige, beknopte antwoorden te geven.
Medewerkers bedanken voor hun tijd, niet alleen voor het lezen van de memo, maar ook voor hun harde werk en toewijding tijdens het werk. Vermijd valse compassie. Geef in plaats daarvan empathie en bezorgdheid. Geef hen ondersteuning door informatie op te nemen in uw memo over counseling en andere vormen van werknemersassistentie die mogelijk beschikbaar zijn.
Leid de medewerkers naar human resources voor meer informatie over de bezuinigingen. Hoewel die afdeling werknemers moet informeren over regelingen zoals ontslagvergoeding, verzekering en arbeidsbemiddeling, moet u voorkomen dat medewerkers daar naartoe worden gestuurd om zorggerichte vragen te beantwoorden. Het is uw verantwoordelijkheid om werknemers zich meer op hun gemak te laten voelen en zij zouden met die vragen naar u toe moeten komen.
Voeg eventuele bijlagen toe die u mogelijk hebt met betrekking tot de bezuinigingen. Nadat je je memo hebt ondertekend met een belofte van beschikbaarheid voor vragen, kun je ook een postscript toevoegen dat lezers naar grafieken en andere statistische informatie leidt die de beslissing om het budget te besparen ondersteunt. Dit kan werknemers helpen de oorzaak van de verhuizing beter te begrijpen.
Tip
Ga op weg met geruchten door de memo zo snel mogelijk op te stellen. Geruchten over dreigend slecht nieuws kunnen afleidende moraalproblemen veroorzaken die snel moeten worden aangepakt.
Controleer uw memo zorgvuldig voor fouten in grammatica, taal of spelling. Fouten zullen de serieuze invoer van uw aankondiging aantasten.
