Virtuele receptioniste. Misschien heb je de term eerder gehoord en het is niet meteen duidelijk wat ze precies zijn of waarvoor ze dienen. Zijn het robots? Zitten ze in de hoek van je kantoor, piepend als de robotmeid van de Jetsons? (Nee.) Als u niet weet wat een virtuele receptioniste is, waarom zou u dan hun diensten inhuren voor uw bedrijf? In de meest eenvoudige bewoordingen beantwoorden virtuele receptionisten uw telefoons op afstand. Maar er is zo, zo veel meer. We zijn hier om alles voor u op te ruimen: we zullen uitleggen wat een virtuele receptioniste is, wat zij voor uw bedrijf kunnen doen (veel!), En waarom het belangrijk is dat elk telefoontje dat bij uw bedrijf binnenkomt wordt beantwoord.
$config[code] not foundWat zijn ze?
Virtuele receptionisten zijn zorgvuldig opgeleide, altijd beschikbare klantenservice-experts! Ze doen alles wat een traditionele interne receptioniste doet, maar er zijn er tientallen, vaak dag en nacht beschikbaar. Kortom, je hebt de capaciteiten van een vaste oude receptioniste die enkele tientallen keren vermenigvuldigd is met geen van de wervende of verhurende hoofdpijnen.
Als u het zich niet kunt veroorloven een receptioniste in dienst te nemen en kostbare tijd aan het telefoneren te besteden, zijn virtuele receptionisten de perfecte oplossing. Een virtuele receptioniste is alles wat u maar wilt.
Wat doen ze?
Hier zijn slechts een paar van de taken die virtuele receptionisten voor klanten afhandelen, terwijl ze allemaal klinken als een onderdeel van hun bedrijf:
Veelgestelde vragen beantwoorden: Bedrijven variërend van artsenpraktijken tot instructeurs voor vechtsporten tot tuinarchitecten maken gebruik van virtuele receptionisten om oproepen te beantwoorden die vragen stellen naar kantooruren, adressen en allerlei andere eenvoudige vragen, waardoor ze tijd besparen om zich op hun werk te concentreren.
Berichten nemen: Het brood en de boter van een virtuele receptioniste.Zij zullen de oproep beantwoorden zoals u wilt, de informatie en het bericht van de beller verwijderen en vervolgens de informatie doorsturen zodat u geen belangrijke details mist.
Verzamel leads: Wanneer u wordt gebeld door een geïnteresseerde partij, verzamelt uw virtuele receptionist alle leadinformatie zodat u bellers kunt volgen en kunt opvolgen wanneer u dat nodig acht. Als u al een CRM- of andere klantendatabase hebt, kan uw virtuele receptionist deze ook eenvoudig bijwerken met leadinformatie.
Afspraken plannen: Virtuele receptionisten kunnen meestal werken met elke planningssoftware die u hebt geïnstalleerd. Ze kunnen oproepen van klanten aannemen en afspraken plannen, opnieuw plannen of annuleren voor elk soort bedrijf.
Bestellingen verwerken: Alle soorten bestellingen! Van e-commerce telefoonbestellingen tot onderhoudsverzoeken tot uitvalrapporten tijdens een natuurramp, virtuele receptionisten zijn aan het werk.
After-hours ondersteuning: Het gebruik van virtuele receptionisten geeft je het vertrouwen dat degene die je belt elke keer een echt persoon bereikt - nooit een voicemailbox. Laat uw virtuele receptionisten zo weinig of zo veel gesprekken voeren als u maar wilt: de hele dag, net na sluitingstijd, in het weekend en op feestdagen, of een combinatie daarvan.
Live transfers: Misschien wilt u een kans om te zien wie er belt, en vervolgens beslissen of u persoonlijk wilt antwoorden of een virtueel receptionist dit wilt laten afhandelen. Live-oproepoverdracht maakt dat mogelijk. Gesprekken klinken eerst naar u en vervolgens na enkele belsignalen naar een virtuele receptioniste als u niet antwoordt. Het tegenovergestelde is ook mogelijk: virtuele receptionisten kunnen elke oproep beantwoorden, vervolgens de beller in een korte wachtstand plaatsen terwijl ze contact met u opnemen, vragen of u de oproep wilt aannemen en vervolgens de beller naar u doorsturen. Hoe dan ook, je hebt de controle.
Waarom maakt het uit?
Dit lijkt misschien veel moeite om ervoor te zorgen dat elk telefoontje wordt beantwoord. Met internet in de zak van iedereen, die zelfs bedrijven belt, toch? Wat is een gemiste oproep zo nu en dan, toch? Fout. Fout!! Vergeet niet: je weet echt nooit wie aan het einde van dat telefoontje zit. Het is misschien wel uw nieuwe grootste klant en elke gemiste oproep is een gemiste kans. Dat heb je waarschijnlijk al eerder gehoord, maar we zouden het niet herhalen als het niet waar was.
De steeds toenemende toegankelijkheid van internet heeft het telefoonverkeer naar bedrijven zelfs vergroot, omdat het tegenwoordig voor een geïnteresseerde consument gemakkelijker is om met een paar tikken op een toetsenbord een zoekopdracht uit te voeren en deze te vinden. Hierdoor zijn zowel u als uw concurrenten gemakkelijker te vinden, dus als u de eerste keer niet antwoordt, bellen ze waarschijnlijk iemand anders voordat ze u nog een kans geven. Dat kun je niet betalen, want klanten die bellen, hebben een hogere intentie om actie te ondernemen, volgens een rapport uit 2017 van Forrester. Klanten die telefonisch contact opnemen, zijn over het algemeen waardevollere klanten: "Geïnteresseerde partijen die inkomende oproepen initiëren, hebben de neiging om 30% sneller te converteren, gemiddeld 28% meer te besteden en een retentiegraad van 28% hoger te houden dan degenen die zich strikt via andere kanalen engageren."
Het punt is dat het beantwoorden van elke oproep er nu meer dan ooit toe doet, en er zijn vaak geen uren op de dag om daar zeker van te zijn temidden van al het andere dat betrokken is bij het runnen van uw bedrijf. In-house receptionisten zijn duur. Virtuele receptionisten zijn betaalbaar, altijd beschikbaar en getraind om op consistente wijze de boodschap van uw bedrijf precies zo te brengen als u wilt.
Foto via Shutterstock
Meer in: Gesponserd Commentaar ▼
