Slechte communicatie in de zakelijke omgeving kan erg duur zijn. Het kan leiden tot beslissingen die worden genomen met behulp van valse aannames en onbetrouwbare gegevens. Dergelijke problemen kunnen organisaties gemiddeld meer dan $ 7000 per dag kosten.
Er zijn verschillende redenen waarom verkeerde informatie op dit moment in uw organisatie kan kruipen: onduidelijke instructies en verwachtingen, slechte luistervaardigheden, onbetrouwbare gegevens, gebrek aan samenwerking tussen teamleden en de lijst gaat maar door. Een van de belangrijkste communicatieproblemen houdt verband met teams en afdelingen die in silo's werken en geen informatie delen.
$config[code] not foundDit gebrek aan samenwerking kan een groeiend bedrijf doden.
Dus kan dit worden opgelost? Hier is een idee: Promoot een enkele versie van de waarheid in uw bedrijf.
Hiermee bedoel ik dat uw bedrijf moet leiden tot transparantie en een betere uitwisseling van gegevens en informatie in de hele organisatie. Dit kan worden gedaan met behulp van cloud-gebaseerde oplossingen die transparantie en samenwerking bevorderen.
Voordelen van het delen van informatie op de werkplek
U kunt de volgende voordelen behalen door een dergelijke samenwerking tussen uw werknemers aan te moedigen.
Eén 'waarheid' zal betere beslissingen mogelijk maken
U kunt deze term tegenkomen in computing: één versie van de waarheid of SVOT. Het is een principe dat het gebruik van een gecentraliseerde en gesynchroniseerde database aanmoedigt om alle relevante gegevens in een standaardformaat onder te brengen. Dit is bedoeld om de integriteit van de gegevens die op een bepaald moment worden gebruikt te waarborgen.
Hetzelfde geldt voor de informatiestroom binnen uw organisatie. Nauwkeurige en betrouwbare informatie moet over alle bedrijfsniveaus vloeien, ongeacht of deze goed of slecht is. Negatieve beoordelingen kunnen bijvoorbeeld van invloed zijn op de waargenomen prestaties van klantenondersteuning. Ze hebben er dus alle belang bij deze feedback te vervormen in een poging om de schuld te verminderen.
Het probleem is dat dergelijke informatieasymmetrie kan leiden tot slechte besluitvorming. Je moet problemen zoals deze in de kiem smoren. Door gegevens en informatie op een transparante manier te delen, zorgt u ervoor dat iedereen op de hoogte is en dat iedereen op de hoogte is van mogelijke problemen met het bedrijf, het product of de service die op een collaboratieve manier kunnen worden aangepakt.
Transparantie bevordert vertrouwen
Een ander principe dat u kunt toepassen om ervoor te zorgen dat u aan accurate informatie werkt, is kwaliteit van de bron. De belangrijkste vraag die u hier moet stellen is deze: waar komt de informatie vandaan en hoe is deze relevant voor mij?
Het probleem met mond-tot-mondreclame en kwalitatieve informatie is dat deze kan worden beïnvloed door vooringenomenheid of door regelrechte leugens. Sommige leidinggevenden zijn behoorlijk paranoïde over het delen van informatie met iedereen, bijvoorbeeld. Hoewel sommige zaken mogelijk vertrouwelijk moeten worden gehouden, zijn er dingen die u met alle betrokkenen moet delen. Als mensen bijvoorbeeld laten weten hoe uw bedrijf presteert op het gebied van metrieken en indicatoren, kan dit helpen bij het bevestigen van ieders bijdrage.
Maar hoe begrijp je deze cijfers voor iedereen? Dit is waar visualisatietools en dashboards binnenkomen. Een zeer handige dashboardservice is Cyfe, waarmee u zakelijke dashboards eenvoudig kunt implementeren door widgets op te zetten.Het kan zelfs worden geïntegreerd met hulpprogramma's die u kunt gebruiken, zoals Google Analytics, PayPal of zelfs Facebook. Als u grote beeldschermen op uw kantoor hebt, kunt u deze zelfs aansluiten, zodat iedereen in uw bedrijf in realtime een snel overzicht van de status van uw bedrijf kan krijgen. Door de informatie visueel te maken, kunnen sommigen zelfs trends en kansen ontdekken die anders onopgemerkt zouden blijven. Met een krachtig dashboard is alles eenvoudig te volgen en te bewaken en bovendien bespaart u veel tijd.
Efficiënte samenwerking bevordert synergie
Interdepartementale wrijving ontstaat vaak van elke afdeling omdat ze denken dat ze meer bijdragen aan het bedrijf en harder werken dan anderen. Dit wordt vaak verergerd door de schijnbaar willekeurige manier waarop sommige managers prestaties meten. Zelfs individuele teamleden kunnen verslappen als ze niet weten of ze zinvol werk doen, hoe goed ze presteren of als ze daadwerkelijk helpen om waarde te leveren.
Het is dus belangrijk om te definiëren welke statistieken belangrijk zijn voor uw bedrijf. Professionals in verschillende branches zullen echter verschillende statistieken nodig hebben. Mensen in de meer creatieve industrie hebben bijvoorbeeld niet echt behoefte aan uren werk voor hen om te weten of ze presteren. Ze vertrouwen meestal op de kwaliteit van hun output en de aanvaardbaarheid voor de klant als betere maatstaven voor succes. Dit verschilt van meer transactiepersoneel, waarbij het aantal bestellingen dat wordt uitgevoerd en de snelheid van bezorging nauwkeuriger hun productiviteit kunnen aantonen.
Als u de prestaties echter goed wilt bijhouden, moet u een consistente manier hebben om te documenteren welk werk wordt uitgevoerd. Een oplossing als WorkflowMax biedt niet alleen geconsolideerde manieren om taken te volgen via uw workflow. Het kan ook gemakkelijk prestatierapporten genereren. Als u zo'n systeem heeft, kunt u organisatiebrede statistieken bijhouden, zoals de omzet per werknemer en zelfs de effectiviteitsratio's (of de brutowinst die u genereert per personeelskost).
Geïntegreerde workflows Maak het eenvoudig om waarde te creëren
Als leider is het belangrijk dat u mensen in staat stelt om mensen bewust te maken van hoe iedereen bijdraagt aan het grotere geheel.
Een duidelijk voorbeeld hiervan is het ontmoedigen van de houding van het passeren van de dollar. Transparantie in de workflow stelt mensen in staat zich bewust te zijn van elkaars rollen en verantwoordelijkheden en hoe ze deze met hun eigen rollen aanvullen.
Geïntegreerde workflows en een vrije informatiestroom geven iedereen een beter inzicht in hoe andere teams en afdelingen worden beïnvloed door hun acties.
Dit kan worden gedaan door geïntegreerde workflows op te zetten die iedereen kan kennen en begrijpen. Illustreer hoe klantwaarde wordt verbeterd en geleverd via de verschillende afdelingstaken. Gebruik stroomdiagrammen. Maak het visueel.
Als u klaar bent voor de investering, kunt u ook gebruikmaken van enterprise-grade workflow managementoplossingen, die ook handig kunnen zijn voor kleinschalige setups. Taakbeheer software zoals Wrike of zelfs een eenvoudig Kanban-board zoals Trello kan helpen bij het visueel volgen taken. Deze tools stellen u in staat om te delen en samen te werken aan dezelfde informatie als het werk wordt doorgegeven van de ene persoon naar de volgende. Het is moeilijk om feiten die iedereen ziet te vervuilen.
Opsommen
Het bevorderen van transparantie en samenwerking kost veel moeite en zal. Het kan wat werk vergen om mensen aan te moedigen om zo'n mentaliteit aan te schaffen. Miscommunicatie en siloes kunnen worden vermeden als iedereen weet hoe iedereen bijdraagt en dat iedereen naar dezelfde kwaliteitsinformatie kijkt en handelt.
Bied concrete manieren om prestaties bij te houden en te meten, zodat mensen gemakkelijk kunnen controleren hoe goed ze het doen. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat iedereen altijd op de juiste informatie reageert en weloverwogen beslissingen neemt.
Foto delen via Shutterstock
2 Opmerkingen ▼
