Secretaressediensten kunnen verschillende administratieve taken omvatten, zoals het beantwoorden van telefoons, typen, archiveren, e-mail openen en koffie krijgen. Een secretaresse die als assistent van een manager fungeert, heeft vergelijkbare functies. Dit soort secretaris rapporteert echter rechtstreeks aan de manager (in tegenstelling tot alle anderen in het bedrijf) en staat de manager op verschillende manieren bij om zijn werk gemakkelijker te maken en het kantoor georganiseerd te houden.
$config[code] not foundCommunicatiefuncties
Als secretaresse van een manager bent u vaak de eerste contactpersoon voor wie uw baas zowel binnen als buiten het bedrijf probeert te bereiken. In tegenstelling tot een receptionist of algemene secretaris die de telefoon beantwoordt voor het gehele personeel, bent u mogelijk verantwoordelijk voor het beantwoorden van inkomende oproepen voor alleen uw manager. U zult gesprekken moeten screenen om te bepalen of u de beller kunt helpen of dat uw baas beschikbaar is om de oproep aan te nemen. Het assisteren van de manager omvat het begroeten van bezoekers die binnenkomen op het kantoor van uw manager en hen leiden volgens de instructies van uw manager. Secretaressediensten voor uw manager kunnen ook het verbinden met andere professionals voor haar omvatten via schriftelijke correspondentie, het voeren van telefoongesprekken en het verzenden van e-mails.
Organisatie Functies
Managers verwachten dat hun secretaresses worden georganiseerd. U bent ervoor verantwoordelijk dat de kantoorbestanden netjes worden bewaard en dat alle vertrouwelijke documenten in een beveiligde omgeving worden geplaatst. Het is mogelijk dat u de inkomende e-mail moet sorteren om te bepalen wat aan uw manager wordt gegeven, wordt opgeslagen of wordt weggegooid. Het assisteren van de manager omvat vaak het bijhouden van zijn of haar schema. Hij zal verwachten dat u zijn afspraken bijhoudt, vergaderingen plant en uw reisarrangementen maakt wanneer dat nodig is. Bijkomende functies kunnen het opzetten van conferentiegesprekken en het bijwonen van vergaderingen zijn, evenals het aanbieden van de agenda en het maken van notulen.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingBeheerfuncties
Ook al bent u de manager van de manager, sommige van uw verantwoordelijkheden kunnen ook het beheer omvatten. Het assisteren van de manager kan soms betekenen dat je zelf als manager optreedt. Je baas kan je de taak geven om toezicht te houden op bepaalde projecten, zoals het beheren van een database of het maken en bijwerken van rapporten. Als er andere kantoormedewerkers op kantoor zijn, bent u misschien verantwoordelijk voor het beheer ervan en het toewijzen van hun dagelijkse taken. Ze kunnen u rechtstreeks rapporteren in plaats van uw manager en u kunt hun directe supervisor zijn. U kunt ook worden opgeroepen andere werknemers te trainen en zelfs uw supervisor te instrueren over zaken als het bedienen van kantoormachines of het gebruik van softwarepakketten.
