Hoe een faxdocument voorblad te verzenden

Een voorblad bij het verzenden van een document per fax of fax is net zo belangrijk als het document zelf. Het voorblad biedt essentiële informatie over wie de fax is, hoeveel pagina's er moeten zijn en waar het document naar verwijst of waarvoor het moet worden gebruikt.

Vul alle informatie op de bovenkant van het voorblad in, met de sjabloon open of op een papieren formulier. Als u de naam hebt van de persoon naar wie u faxt, gebruikt u deze. Gebruik anders de afdeling of bedrijfsnaam. Zorg ervoor dat u het faxnummer opgeeft waarnaar u verzendt en het telefoonnummer van de persoon, afdeling of bedrijf. Dit helpt de persoon of medewerker die de fax ontvangt, de informatie naar de juiste persoon of plaats sturen.

$config[code] not found

Tel alle pagina's, inclusief de omslagpagina, en plaats het aantal in de ruimte voor het aantal pagina's. Dit helpt de ontvanger ervoor te zorgen dat ze geen pagina's verliezen in de uitzending.

Zet al uw identificerende informatie op het formulier. Wanneer u met dit type communicatie werkt, is het belangrijk dat de ontvanger geen problemen heeft met het identificeren van u en de documentatie die u verzendt, evenals met de manier waarop de informatie moet worden gebruikt.

Voer het onderwerp van de fax in. Als het om elk type account gaat, vermeld dan het rekeningnummer op de onderwerpregel. Als het om een project of programma gaat, zet dat dan in de onderwerpregel. Neem in het gebied voor notities alle informatie op met betrekking tot discussies over de documenten.

Plaats het voorblad bovenop alle andere pagina's die worden gefaxt, zodat deze eerst worden doorlopen. Hierdoor weet de ontvanger of hij alle documenten heeft ontvangen wanneer de fax binnenkomt. Verzend de fax vervolgens zoals u normaal zou doen.