Het kiezen van een zakelijk communicatiesysteem voor uw bedrijf is geen kleine taak.
Of u nu een thuiswerkende solopreneur bent of een groeiend bedrijf met een volwaardig kantoor en personeel, uw zakelijke communicatiesysteem geeft u toegang tot uw klanten, leveranciers en andere mensen met wie u mogelijk contact moet opnemen.
Hier is een lijst met tips voor het kiezen van een zakelijk communicatiesysteem dat uw bedrijf zal helpen bloeien.
$config[code] not foundBegrijp het kritieke belang van communicatie
Het uitzoeken van een zakelijk communicatiesysteem is niet iets dat lichtvaardig moet worden genomen. Kies dus niet alleen een provider, want deze heeft een herkenbare naam of was het eerste bedrijf dat u tegenkwam. Doe wat onderzoek om er zeker van te zijn dat u de beste prijs krijgt en de functies die uw bedrijf nodig heeft.
Kunnen van overal communiceren
Weinig eigenaren van kleine bedrijven houden zich vandaag gewoon bezig met zakendoen vanaf één locatie. En met een cloudcommunicatiesysteem, aangeboden door sommige VoIP-providers zoals Nextiva, hebt u toegang tot uw zakelijke communicatiesysteem vanaf verschillende apparaten. U hoeft niet op uw kantoor te blijven zitten.
Zoek een aanbieder met goede ondersteuning
Klantenservice is een van de belangrijkste factoren waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een communicatieaanbieder. Praat dus met andere ondernemers, lees beoordelingen en doe online onderzoek om erachter te komen welke providers de beste ondersteuning bieden voor hun systemen.
Concentreer u op hoe u wilt dat ondersteuning wordt geleverd
Meer specifiek moet u precies weten hoe de providers die u overweegt, ondersteuning bieden en ervoor zorgen dat ze aansluiten bij uw voorkeuren. Yaniv Masjedi, VP van marketing voor Nextiva, zei in een telefonisch interview met Small Business Trends: "Sommige mensen ontvangen graag telefonische ondersteuning en sommige mensen communiceren liever met u via Twitter, Facebook, livechat of e-mail. Dus als je liever op een bepaalde manier met een bedrijf communiceert, kijk er dan naar en vraag mensen bij het bedrijf, "zei hij.
Vraag waar servicemedewerkers zijn gebaseerd
Voor diegenen die telefonisch de klantenservice willen ontvangen, zegt Masjedi dat de locatie van agenten vaak een belangrijke factor is. Als u ervoor wilt zorgen dat uw klantenservicemedewerkers zijn gevestigd in de Verenigde Staten of in een bepaald geografisch gebied, moet u dat specifiek vragen bij het doen van uw onderzoek.
Bel hun klantenservice
Een van de beste manieren om al deze informatie te krijgen, is door bedrijven rechtstreeks te bellen. Je kunt dit gebruiken om informatie te verzamelen, maar houd ook rekening met je eigen ervaring. Masjedi zegt: "Bel hun klantenservice en kijk hoe het is. Wacht je al heel lang in de wacht of beantwoorden ze de telefoon meteen? 45 minuten wachten als je een probleem hebt met je communicatiesysteem is het laatste wat je wilt ervaren. "
Kijk rond voor een goed idee van de beschikbare diensten
De markt voor zakelijke communicatiesystemen is de afgelopen jaren uitgebreid dankzij nieuwe technologie. Er zijn dus tal van opties om uit te kiezen. Als u eenmaal hebt gebeld en naar een bepaalde provider hebt gevraagd, doe dan hetzelfde voor verschillende andere bedrijven en vergelijk ze vervolgens.
Vergelijk prijzen inclusief betaalbare zakelijke opties
Naarmate de markt is uitgebreid, hebben ook prijsopties. VoIP-diensten bieden opties die vaak beter betaalbaar zijn voor kleine bedrijven. En zoals bij elke zakelijke beslissing, moet de prijs een deel van uw beslissing zijn.
Neem even de tijd om verborgen kosten te ontdekken
Maar u moet niet gewoon de prijs van elke service op het eerste gezicht nemen. Sommige providers bieden introductieprijzen of bieden alleen bepaalde prijzen als u inlogt op een langetermijncontract. Bekijk die factoren voordat u gewoon de laagste prijsoptie kiest.
Lees recensies en zoek naar waarschuwingssignalen
Recensies kunnen een geweldige bron zijn voor informatie over verschillende bedrijven. Zoek snel naar uw topkeuzes en let op waarschuwingssignalen als mensen zich zorgen maken over ondersteuning of betrouwbaarheid.
Begrijp de behoeften van uw bedrijf
Met zo veel verschillende functies en soorten plannen, is er iets voor praktisch elk bedrijf. Dat betekent dat u een plan moet kiezen dat het meest geschikt is voor uw type bedrijf. Als u mobiele opties nodig heeft, kiest u een abonnement met deze functies. Als u faxen wilt opnemen inbegrepen, kies dan een plan dat dat omvat. Denk na over de functies die u wilt en vergelijk die specifieke plannen van verschillende aanbieders.
Zoek een systeem dat bij uw bedrijfsgrootte past
Er zijn ook plannen die het best geschikt zijn voor verschillende bedrijfsgroottes. Als je een paar werknemers hebt, heb je waarschijnlijk geen systeem nodig dat voor honderden is opgezet. Maar als je een behoorlijk groot team hebt, blijf dan niet gewoon bij het systeem dat je had toen je thuis alleen werkte.
Maar zoek ook naar schaalbare oplossingen
Maar ook al wil je niet meer betalen dan je nodig hebt, een oplossing die meegroeit met je bedrijf is een pluspunt. Zoek er een die je de mogelijkheid geeft om lijnen of teamleden toe te voegen. Of op zijn minst, abonneer je niet voor een langetermijncontract als je van plan bent het binnen dat tijdsbestek te ontgroeien. Masjedi zegt: "Zoveel bedrijven beginnen klein en hebben binnen een paar jaar honderden werknemers. U wilt dus geen telefoonsysteem dat is ontworpen voor tien werknemers of minder. U wilt een provider die u ondersteunt terwijl u groeit. "
Leer hoe vaak updates worden geleverd
Met zoveel groei in de branche, wil je geen nieuwe functies missen die nuttig zouden kunnen zijn alleen maar omdat je vastzit in een contract. Vraag voordat u zich ergens aanmeldt over nieuwe functies waaraan het bedrijf werkt en hoe vaak zij hun technologie bijwerken.
Overweeg geen kleine functies
Zelfs kleine functies kunnen een groot verschil maken als het gaat om uw zakelijke communicatiesysteem. Masjedi zegt bijvoorbeeld dat veel klanten van Nextiva het waarderen dat uitgaande berichten gemakkelijk kunnen worden gelezen of bewaard. Als je een klein beetje spijt hebt van je huisdier bij je huidige systeem, of iets kleins dat je zou willen dat je ermee zou kunnen doen, vraag daar dan naar bij het onderzoeken van providers. Er is geen detail te klein.
Neem uw systeem mobiel
Mobiele communicatiesystemen worden populair nu veel van hen cloudgebaseerd zijn. Bedrijven zoals Nextiva bieden zelfs mobiele apps die ondernemers kunnen gebruiken om overal op hun bedrijfslijnen te bellen.
Zoek naar opties als een afzonderlijke businessline
Voor bepaalde ondernemers kan het een groot pluspunt zijn om alleen een afzonderlijk bedrijfsnummer te hebben. Masjedi zegt dat met name advocaten de neiging waarderen om op een aparte regel zakelijke gesprekken te voeren en te ontvangen, zelfs als ze daadwerkelijk hun persoonlijke mobiele telefoon gebruiken, omdat ze dan voorkomen dat ze hun persoonlijke nummer opgeven.
Verken alle innovatieve nieuwe functies
Er zijn talloze manieren om verschillende communicatiesystemen te gebruiken. Dus als er een functie of vaardigheid is die u wilt, is er waarschijnlijk een provider die deze aanbiedt. Masjedi zegt bijvoorbeeld dat sommige bedrijven de vFax-functie van Nextiva echt waarderen, waardoor ze virtuele documenten als fax kunnen verzenden, zelfs als je geen echt faxapparaat hebt.
Meer informatie over Analytics
Analyse kan een andere handige functie zijn. Zelfs als u ze momenteel niet gebruikt, kunnen ze uw bedrijf op verschillende manieren helpen. Dus het is de moeite waard om naar te kijken.
Verzamel de gegevens om uw bedrijf te laten groeien
Analytics-informatie kan u gegevens verstrekken die u kunt gebruiken om uw activiteiten uit te breiden. Masjedi bood dit voorbeeld:
"Als je een stomerij bent en je sluit elke dag om 5 uur, maar je ziet dat er gesprekken op de een of andere reden komen op zaterdag tot 7 uur, dan weet je dat je misschien een extra twee uur open moet houden op zaterdag, " hij zei.
Gebruik Opgenomen oproepen om werknemers te trainen
Veel telefoonsystemen bieden ook de mogelijkheid om gesprekken op te nemen. U kunt deze functie gebruiken om de telefoonservice te evalueren en zelfs de oproepen gebruiken om werknemers te trainen en uw service te verbeteren.
Teken op technologie om uw team te optimaliseren
U kunt ook oproepregistratie en -analyse gebruiken om de gewoonten van uw werknemers in de gaten te houden. Je wilt niet dat teamleden de hele dag doorbrengen aan onnodige telefoontjes. U kunt de gegevens dus gebruiken om te zorgen dat iedereen aan het werk is.
Vertrouw niet op uw provider voor elke kleine update
Een ander belangrijk voordeel van VoIP en vergelijkbare services is dat ze gebruikers de mogelijkheid bieden om delen van hun service zelfstandig bij te werken. Dit betekent niet dat u niet om service of hulp kunt bellen. Maar als u gewoon uw uitgaande bericht of iets kleins wilt bijwerken, kunt u het doen zonder in de wacht te hoeven staan of een bedrijfsvertegenwoordiger naar uw locatie te bellen. Dus als dat iets is dat belangrijk voor u is, zoek dan een provider die u de mogelijkheid biedt om delen van uw account zelfstandig te beheren.
Maar zorg ervoor dat ze u zullen helpen wanneer u het nodig hebt
Maar goede service is nog steeds essentieel voor uw activiteiten. Zorg ervoor dat uw provider open en beschikbaar is om te helpen voor alles wat u nodig heeft, niet alleen een klein aantal opties op het vooraf opgenomen telefoonmenu.
Blikken foto via Shutterstock
Meer in: Nextiva 3 Reacties ▼
