De rol van een documentbeheerder

Een documentmanager is een lid van de IT-staf wiens doel het is om de algehele workflow van documentatie binnen een bedrijf te organiseren, bij te werken en te verbeteren. Bedrijven zijn de grootste werkgevers van documentbeheerders, hoewel bepaalde bedrijfstakken - zoals grotere vastgoedbedrijven, juridische diensten, financiering, gezondheidszorg en verzekeringen - waarschijnlijk een documentmanager bij de hand hebben, ongeacht de grootte. De meeste posities van documentmanager vereisen minimaal één tot drie jaar eerdere ervaring; recente afgestudeerden met een gespecialiseerde opleiding kunnen echter direct in de functie terechtkomen. Vaardigheid met specifieke software, zoals documentbeheersystemen en / of programma's voor klantrelatiebeheer, is essentieel voor de functie. Documentmanagers hebben vijf hoofdtaakverantwoordelijkheden: toegankelijkheid verbeteren, documenten archiveren, informatie bijwerken, traceerbaarheid registreren en documenten opvragen.

$config[code] not found

Verhoog de toegankelijkheid

Medewerkers hebben toegang nodig tot documenten zoals begeleidende brieven, marketingmateriaal, tutorials en klantinformatie om hun werk te voltooien. Traditioneel hebben medewerkers deze bestanden direct op hun harde schijven opgeslagen voor toekomstige toegang, maar er is een inherent risico dat de bestanden verouderd raken. Bovendien kunnen medewerkers kostbare tijd verspillen aan het kammen van hun harde schijven voor documenten die ze nooit hebben gedownload. Een documentbeheersysteem lost al deze problemen op. Het creëert een brandpunt waar alle documenten worden opgeslagen. Bovendien kunnen dezelfde documenten via een website met personeel en klanten worden gedeeld. De meeste documentbeheersystemen kunnen eenvoudig naar een website worden uitgevoerd; het voordeel is dat het toegankelijk is voor iedereen met een internetverbinding en vereist geen extra software of installaties om te bekijken (het kan een gebruikersnaam en wachtwoord vereisen, maar dat kan worden gespecificeerd).

Documenten archiveren

De IRS eist dat financiële instellingen alle documentatie met betrekking tot een klant gedurende vijf jaar bewaren nadat de rekening is gesloten. Het ministerie van Justitie heeft een nog langer tijdsbestek nodig voor advocatenkantoren, wat betekent dat al die bestanden ergens naartoe moeten. Documentmanagers archiveren documenten typisch chronologisch, hoewel sommige alfabetisch kiezen, afhankelijk van de hoeveelheid informatie die moet worden opgeslagen. Als het een papierloos kantoor is, moeten de documenten worden geback-upt (op twee afzonderlijke locaties) en vervolgens worden verwijderd van de server.

Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door Sapling
Documenten bijwerken

Afhankelijk van de grootte van de organisatie kunnen schrijfvaardigheden een sleutelelement zijn in de rol van een documentmanager. Sollicitatiebrieven, sjablonen en zelfstudies vereisen constante updates om relevant te blijven. Bovendien ontvangen privacyverklaringen, blanco contracten en technische documenten een paar keer per jaar kleine aanpassingen. Of de documentbeheerder deze wijzigingen al dan niet persoonlijk aanbrengt, het is zijn verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat iedereen de meest recente versies gebruikt. De eenvoudigste manier om dit te doen is door een documentbeheersysteem te gebruiken.

Traceerbaarheid opnemen

Documenten veranderen, en het is de verantwoordelijkheid van de documentbeheerder om te weten wie welke wijzigingen heeft aangebracht. Traceerbaarheid is een standaardfunctie in de meeste documentbeheersoftware. Een documentbeheerder kan de traceerbaarheid echter traceren zonder de software door elk document alleen-lezen te maken en vervolgens de gevraagde wijzigingen vast te leggen zodra deze worden ontvangen.

Documenten ophalen

Er zullen momenten zijn waarop een documentmanager items moet vinden die al zijn gearchiveerd. Meestal is dit vanwege audits, rechtszaken en natuurrampen - die allemaal nauwgezette verslagen van gebeurtenissen in het verleden vereisen. Daarom moeten documentbeheerders materialen zo logisch en nauwkeurig mogelijk archiveren. Op deze manier heeft elke documentbeheerder toegang tot de benodigde records, ongeacht wie deze oorspronkelijk heeft opgeslagen. Als het gaat om de voorbereiding op natuurrampen, bewaar een back-up van de kantoorserver ergens buiten het kantoor. Sla het indien mogelijk op in een andere regio, zoals een satellietkantoor.