Werken in een kantoor vereist dat je een specifieke vaardigheden hebt en dat je bepaalde soorten apparatuur kunt gebruiken die in veel kantoren gebruikelijk is. Als u niet bekend bent met een apparaat, moet u het leren. De gebruikte apparatuur en vaardigheden die nodig zijn, kunnen enigszins van kantoor tot kantoor variëren, maar zijn over het algemeen vergelijkbaar.
Papier gerelateerde apparatuur
Sommige stukken kantoorapparatuur zijn nodig voor de papieren aspecten van het bedrijf. Fotokopieermachines worden gebruikt om kopieën van documenten te maken om documenten lichter of donkerder te verspreiden of om documenten lichter of donkerder te maken. Printers worden ook gebruikt om documenten en e-mails af te drukken die mogelijk nodig zijn voor documentatie. Veel kantoren gebruiken ook shredders om gevoelige documenten weg te gooien die niet langer nodig zijn. Faxmachines zijn nog steeds te vinden in kantoren, maar zijn niet zo gebruikelijk. Sommige fotokopieerapparaten hebben faxmogelijkheden.
$config[code] not foundcomputers
Tegenwoordig gebruiken veel kantoren computers om zaken te doen. Medewerkers gebruiken e-mail voor communicatie tussen collega's en klanten. Documenten worden gemaakt met behulp van tekstverwerkingssoftware en spreadsheets die op de computer zijn georganiseerd. Sommige kantoren maken ook gebruik van documentscanners om papieren documenten naar een elektronisch formaat te scannen. Deze scanners zijn aangesloten op een computer en brengen de papieren documenten over in computerbestanden, die vervolgens door een operator in de computer worden opgeslagen. Medewerkers in een kantoor gebruiken soms ook hun computers voor gegevensinvoer, afhankelijk van het type kantoor.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingCommunicatie vaardigheden
Om succesvol te zijn in de kantooromgeving, moet een medewerker goed kunnen communiceren. Het type communicatie varieert afhankelijk van de taakomschrijving. Sommige werknemers moeten goed kunnen schrijven en communiceren via e-mail of mogelijk zelfs reguliere post. Mondelinge communicatie kan ook belangrijk zijn. Sommige kantoormedewerkers beantwoorden regelmatig telefoontjes en spreken met klanten voor het bedrijf. Zelfs die medewerkers die niet communiceren met externe klanten, goede communicatie tussen hun collega's en bazen zijn erg belangrijk. Afhankelijk van de functie kunnen onderhandelingen zelfs nodig zijn.
Beheer
Zelfs werknemers die geen leidinggevende functie hebben, moeten zichzelf in hun baan kunnen managen. Een werknemer moet in staat zijn om naar zijn werklast te kijken en te bepalen welke taken belangrijker zijn om als eerste te worden gedaan en welke taken kunnen wachten. Hij moet ook zijn tijd gedurende de dag kunnen beheren en gebruiken om zo veel mogelijk taken uit te voeren. Bepaalde telefoontjes moeten op een specifiek tijdstip worden gedaan, terwijl normale dagelijkse taken mogelijk even kunnen wachten.
Probleemoplossing
Niet alle aspecten van een kantoorbaan worden gesneden en gedroogd. Een medewerker moet probleemoplossende vaardigheden gebruiken om te achterhalen wat de beste manier is om taken uit te voeren en wat kan worden gedaan om eventuele problemen op te lossen. Medewerkers moeten kunnen samenwerken en brainstormtechnieken kunnen gebruiken om problemen op te lossen en projecten te voltooien. Een werknemer zou baat hebben bij het gebruik van creativiteit om met oplossingen te komen en deze in haar projecten te implementeren.
Computer vaardigheden
Veel kantoren geven er de voorkeur aan werknemers aan te nemen die ervaring hebben met specifieke soorten software die het bedrijf gebruikt, zoals financiële software. Als iemand ingehuurd wordt die deze vaardigheden niet heeft, is extra training nodig zodat hij zijn werk goed kan doen. Sommige kantoren vereisen ook dat een potentiële medewerker een typetest doet. Hoe sneller een persoon correct kan typen, des te efficiënter de werknemer zal zijn. Het vermogen om snel te leren en eenvoudige computerproblemen op te lossen, is ook een belangrijke vaardigheid voor werknemers.
