Bestuursassistenten - of assistenten, zoals ze ook worden genoemd - bieden de administratieve en logistieke ondersteuning die een kantoor nodig heeft om te kunnen functioneren. De basisverantwoordelijkheden zijn afhankelijk van de functieomschrijving, maar over het algemeen geven werkgevers de voorkeur aan computervaardige kandidaten met superieure communicatievaardigheden, een scherp organisatorisch gevoel en geavanceerde multitasking-vaardigheden. Managers zijn niet altijd beschikbaar om elk onderdeel van een project te begeleiden, dus een vermogen om zelfstandig te werken is ook belangrijk.
$config[code] not foundBasis benodigdheden
De eerste vereisten zijn afhankelijk van de taak. De posities op instapniveau staan meestal open voor mensen met een diploma secundair onderwijs met basis kantoor-, computer- en Engelse grammatica vaardigheden. Klassen in deze vakken zijn beschikbaar op lokale hogescholen en technische scholen. Deze instellingen trekken ook medische en juridische secretariële aanvragers aan die branchespecifiek jargon moeten leren, merkt het Bureau of Labor Statistics op. Veel uitzendbureaus bieden vergelijkbare opleidingen; werkgevers geven echter over het algemeen de voorkeur aan een bachelordiploma voor uitvoerende secretariële functies.
Coördinatie en planning
Van het beantwoorden van telefoons tot het bijwerken van evenementkalenders, administratieve medewerkers zijn nauw betrokken bij elke belangrijke organisatorische activiteit van een kantoor. Het routeren van inkomende e-mail en faxen naar de juiste persoon maakt deel uit van de taak, net als het boeken van afspraken en personeelsvergaderingen. Assistenten bij grotere organisaties zoals hogescholen of overheidsinstanties fungeren ook vaak als een schakel tussen hun bazen en de verschillende afdelingen van de organisatie.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingCorrespondentie en communicatie
Het bewerken en samenstellen van memo's, rapporten en andere kantoordocumenten is een andere belangrijke taak die managers toewijzen aan administratieve medewerkers. Werk op een hoger niveau komt met meer complexe verantwoordelijkheden. Bijvoorbeeld, uitvoerende assistenten kunnen dit doen onderzoek doen en presentaties en spreadsheets voorbereidenen van assistenten van het schooldistrict kan worden verwacht dat ze materialen voor afdelings-, divisie- en schoolpublicaties samenstellen, bewerken en produceren - plus bulletins, codes, nieuwsbrieven en prestatieprogramma's.
Klantenrelaties
goeddunken en goed oordeel zijn essentiële eigenschappen voor administratieve medewerkers, die dienen als het gezicht van hun werkgever. Deze rol omvat vaak het beantwoorden van vragen en het helpen van ontevreden klanten. Van een assistent in een kantoor van een kantoor van een vastgoedbeheerbedrijf wordt bijvoorbeeld verwacht dat hij details van de klacht van een huurder registreert en helpt bij het oplossen van zijn probleem. Hulpverleners hebben behoefte aan superieure probleemoplossende en conflictoplossende vaardigheden om met dergelijke situaties om te gaan.
Recordhouden en gegevensbeheer
Een administratief assistent onderhoudt het institutionele geheugen van een organisatie door haar vaardigheden op het gebied van archivering en databasemanagement. In een schooldistrict kan een assistent bijvoorbeeld bestanden en indexen coördineren en onderhouden. Een vereniging van een huiseigenaar kan daarentegen verwachten dat assistenten algemene correspondentie, facturen, sleutelaanhangsels, kleine kassabonnen en werkorders organiseren en beheren, evenals de interne documenten van de organisatie. Bij grotere organisaties kunnen assistenten magazijnruimtes of bedrijfsbibliotheken beheren.
