Administratieve assistenten spelen een cruciale rol bij het faciliteren van activiteiten in het bedrijfsleven, juridische medische zaken en vele andere soorten kantoren. Gezien de uiteenlopende taken die ze uitvoeren, hebben administratieve assistenten behoefte aan een breed scala aan vaardigheden, waaronder interpersoonlijke communicatie en organisatorische vaardigheden.
Rollen en verantwoordelijkheden
Administratieve assistenten beantwoorden telefoontjes en brengen ze over naar de juiste persoon op kantoor. Ze begroeten ook mensen die het kantoor binnenlopen en helpen hen verbonden te krijgen met de juiste persoon. Assistenten coördineren afdelingsvergaderingen en beheren de planningen van de managers voor wie zij werken. Het maken van basismemo's en documenten, het ophalen van e-mail en het archiveren van interne documenten zijn belangrijke sleutelrollen. In sommige kleine kantoren zorgt een assistent ook voor de boekhouding.
$config[code] not foundPrimaire vaardigheden
Naast interpersoonlijke communicatie en organisatorische vaardigheden zijn Engelse grammatica en schrijfvaardigheden vaak ook nodig voor rollen van administratief assistent. Deze professionals communiceren dagelijks met beheerders, klanten, klanten en ander kantoorpersoneel en moeten belangrijke informatie op een positieve manier overbrengen. Integriteit is belangrijk in elk kantoor, maar vooral in bedrijven, advocatenkantoren en medische praktijken, waar administratieve assistenten vaak toezicht houden op vertrouwelijke bestanden. Organisatorische vaardigheden zijn handig bij het onderhouden van een bestandssysteem voor eenvoudig en efficiënt documenthergebruik en Engelse grammatica en schrijfvaardigheid zijn handig bij het voorbereiden van interne en externe documenten en memo's.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingSecundaire vaardigheden
Technologie, internet en onderzoeksvaardigheden behoren tot de belangrijke secundaire vaardigheden voor een administratief medewerker. Softwarefuncties verbeteren de taken die een assistent kan uitvoeren, met name op het gebied van boekhouding en financiële archivering. Assistenten worden soms ook gevraagd onderzoek uit te voeren voor leidinggevenden door te zoeken op het web, te telefoneren of bestanden te doorzoeken, zodat de mogelijkheid om nuttige informatie te verzamelen en te organiseren voor eenvoudig gebruik door leidinggevenden of ander kantoorpersoneel een andere nuttige vaardigheid is.
Vereisten voor onderwijs en opleiding
Een diploma van de middelbare school in combinatie met elementaire computer- en communicatievaardigheden kan u voorbereiden op tal van instapklussen voor administratieve assistenten. Sommige community colleges bieden administratieve assistent-programma's met meer geavanceerde training als u toegang wilt krijgen tot een bredere, beterbetaalde administratieve assistent-carrière. On-the-job training is standaard in veel kantooromgevingen. Als u in bepaalde sectoren wilt werken, zoals juridisch of medisch, moet u misschien lessen of workshops volgen om ook elementaire kennis van de sector en begrip van de terminologie te krijgen.
