Het ontkennen van het verzoek van een werknemer om een overdracht, salarisverhoging of gewoon vrije tijd om persoonlijke of medische redenen, rangschikt waarschijnlijk nummer 2 - meteen na het houden van een beëindigingsvergadering - als de moeilijkste taken voor personeelszaken. Het is vooral moeilijk als de werknemer een goed gedocumenteerd en tijdig verzoek om verlof indient, als u zeker weet dat de vrije tijd nodig is en de werknemer ten goede komt. Het schrijven van een brief om het verzoek van een werknemer te ontkennen is echter noodzakelijk voor een consistente toepassing van het beleid op de werkplek, eerlijke arbeidsvoorwaarden en, in sommige gevallen, vereist door federale of nationale regelgeving.
$config[code] not foundBevestiging
Laat de werknemer weten dat u zijn verzoek hebt ontvangen en als timing een probleem is, vermeld dan de datum waarop u het verzoek hebt ontvangen. Timing kan een probleem zijn als de werknemer niet tijdig een verzoek indient of de procedure voor het aanvragen van verlof niet volgt. Geef in uw brief de basis voor het verzoek van de werknemer aan, bijvoorbeeld: "Uw verzoek om zes weken verlofuren op grond van de wet Familiale en medische redenen is op 1 augustus 2013 ontvangen."
Bedrijfs voorwaarden
Als u het verlof van de werknemer op basis van het bedrijfsbeleid moet weigeren, vermeldt u het beleid en waar u het kunt vinden in het werknemershandboek. Neem ook het relevante gedeelte van het bedrijfsbeleid op dat ondersteuning biedt voor het weigeren van het verzoek van de werknemer. Je zou kunnen schrijven: "Volgens het ABC-beleid inzake verzoeken om persoonlijk verlof, moeten werknemers een schriftelijke verklaring overleggen om de tijd ten minste 30 dagen voordat het persoonlijke verlof begint, te verlengen Dit beleid is van toepassing op niet-FMLA persoonlijke verlofaanvragen. Raadpleeg pagina 30 van het ABC-personeelshandboek voor een volledige uitleg van het proces. "
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingWerkgeversreglement
Controleer uw federale of staatsvoorschriften met betrekking tot verplicht verlof. De FMLA-voorschriften vereisen dat werkgevers bepaalde regels naleven door schriftelijke kennisgeving aan werknemers die om verlof vragen. Sommige wettelijke bepalingen over ouderschapsverlof vereisen ook dat u bepaalde protocollen volgt om de medewerker op de hoogte te stellen van verlof om in aanmerking te komen. Als u zich bijvoorbeeld in Californië bevindt, heeft uw bedrijf mogelijk wettelijke opzeggingstermijnen voor werkgevers volgens de California Family Rights Act of de wet op de zwangerschapsverlofregistratie.
Geschiktheid van werknemers
In veel gevallen kan het in aanmerking komen van een werknemer een factor zijn bij het afwijzen van een verzoek.Afgezien van het wijzen op het werkplekbeleid, als er een regeling is die bepaalt of een werknemer in aanmerking komt voor verlof, vermeld dat ook. De FMLA heeft bijvoorbeeld specifieke richtlijnen voor het in aanmerking komen van werknemers - de werknemer moet ten minste 12 maanden voorafgaand aan het begin van de verlofperiode in dienst zijn geweest en gedurende die tijd ten minste 1250 uur in de tijd hebben. Bovendien heeft de FMLA richtlijnen over wie in aanmerking komt als een familielid, wat de verlofregelingsvoorwaarden vaak ingewikkeld maakt. Verwijs in deze gevallen de werknemer naar toepasselijke wet- of regelgeving en voeg een kopie toe aan uw brief als er een factsheet beschikbaar is, zoals die voor FMLA.
alternatieven
Het behoud van de werkgever-werknemerrelatie is een belangrijke overweging bij alle personeelsbeslissingen. Als je in een positie bent om alternatieven aan te bieden, doe dat dan om de klap van een onverwachte ontkenning te verzachten. Refereer naar een ander bedrijfsbeleid dat aan het verzoek van de werknemer kan voldoen of stel voor dat de werknemer opnieuw verzoekt om verlof of haar verzoek aanpast zodat het voldoet aan de vereisten. Als het verzoek van de werknemer bijvoorbeeld niet in aanmerking komt voor FMLA-verlof, moet u het beleid van de onderneming met betrekking tot niet-FMLA en persoonlijke afwezigheidsverklaringen toelichten.
Overleg
U kunt ook de relatie werkgever-werknemer behouden door mededogen de redenen voor uw weigering toe te lichten in een besloten bespreking met de werknemer. Bekijk indien mogelijk uw ontkenningsbrief samen met de medewerker in een persoonlijk gesprek. Als u dat wel doet, kan dit de beslissing rechtvaardigen en indruk op de werknemer maken als u het verlof zou goedkeuren. Het maakt ook een wereld van verschil om de medewerker te helpen de positie van het bedrijf te begrijpen, en het voorkomt de perceptie van werknemers dat HR-beslissingen onpersoonlijk zijn.
