Vanwege tijdgebrek zullen bazen soms personeel vragen zakelijke brieven namens hen te ondertekenen. In dit geval moet de volmachtdrager of de medewerker die namens de baas tekent, haar eigen naam ondertekenen met de letters "p.p." vóór de handtekening. De naam van de baas moet worden getypt onder de handtekening.
Hoe te gebruiken "Per procurationem"
De letters "p.p." staan voor "per procurationem" wat "door tussenkomst van" betekent. De persoon die de daadwerkelijke ondertekening doet, plaatst deze letters vóór haar handtekening om de aandacht te vestigen op het feit dat de afzender van de brief niet de persoon is die de daadwerkelijke ondertekening heeft gedaan. In het geval dat een medewerker een brief opstelt, hoeft dit niet in de hoofdtekst te worden vermeld, zolang de baas, die de verantwoordelijkheid voor de brief op zich neemt, deze zelf ondertekent en als afzender wordt genoemd.
