Hoe een zakelijke brief te schrijven

De meeste professionals moeten op een bepaald moment in hun loopbaan formele zakelijke brieven opstellen. Of u nu op zoek bent naar een baan, een baan verlaat of communiceert met een klant, een goede opmaak en een zakelijke brief schrijft, geeft aan hoe professioneel u bent. Om een dergelijke brief te schrijven, volgt u het juiste formaat en gebruikt u professionele taal terwijl u voldoet aan alle noodzakelijke vereisten.

Blokopmaak

Het meest gebruikte formaat voor een formele zakelijke brief is het blokformaat. Met dit formaat is alle tekst vlak links, met 1-inchmarges rond de hele pagina. Om uw brief in dit formaat te schrijven:

$config[code] not found

Typ uw adres, tenzij het briefhoofd er mee is bedrukt. In dat geval begint u met de datum.
Sla een regel over en voeg de datum toe.
Sla een andere regel over en voeg de naam en het adres van de ontvanger van de brief toe.
Sla nog een regel over en voeg de begroeting in, gevolgd door een dubbele punt.
Sla een andere regel over en begin uw brief.
Typ het sluiten na de hoofdtekst van de brief.
Sla drie regels over en typ vervolgens uw naam en titel.

Ingesprongen opmaak

Ingesprongen opmaak volgt een soortgelijk patroon om opmaak te blokkeren in termen van afstand tussen secties. Er zijn echter enkele verschillen met de uitlijning van secties:

Typ uw adres en de datum met de linkerrand van de lijnen uitgelijnd met het midden van de pagina. Nogmaals, als u een gedrukt briefhoofd gebruikt, typ dan niet uw adres opnieuw.
Sla een regel over en typ de naam en het adres van de ontvanger. Ze moeten gelijk links liggen, zoals bij de blokstijl.
Inspring elke alinea van de hoofdtekst een halve centimeter, met een enkele spatie tussen alinea's.
Typ de sluitings- en de handtekeningregels zodat ze gelijk zijn met het adres en de datum bovenaan de pagina, met de linkerrand uitgelijnd in het midden van de pagina.

Video van de dag

Gebracht door jou, geboren door Sapling

Letterinhoud

Typisch, een formele zakelijke brief kan worden onderverdeeld in vijf verschillende delen:

Een inleiding die de ontvanger vertelt waar de brief over gaat.
Een reden om te schrijven.
Informatie over eventuele behuizingen.
Aanvullende opmerkingen of verklaringen.
Een afsluiting die verwijst naar toekomstige contacten.

Als u bijvoorbeeld schrijft om een informatiegesprek te volgen, begint u met het verwijzen naar de vergadering en zegt u dat u schrijft om te volgen. Als u documenten verzendt, zoals een kopie van uw cv of schrijfvoorbeeld, merk dat dan op in de brief; bijvoorbeeld: "Zoals we hebben besproken, heb ik een kopie bijgevoegd van het artikel waarvoor ik schreef XYZ Journal op marketingtactieken. "Einde door te herhalen dat u de bijeenkomst waardeerde en dat u tijdens uw zoektocht naar een baan contact blijft houden. Vermijd het gebruik van afkortingen of jargon in uw brief, en zorgvuldig proeflezen voor verzending.

Speciale overwegingen

Als iemand anders de letter voor u typt, geeft u dat aan op een regel onder de handtekeningregel. Sla een regel over en typ uw initialen in hoofdletters, gevolgd door een schuine streep en de initialen van de typist in kleine letters.

Als u bijlagen in uw brief opneemt, waarschuwt u de ontvanger door een notitie onder aan de brief toe te voegen. Sla twee regels over van de handtekeningregel of één van de typistlijn. Typ 'Enclosures', gevolgd door het aantal behuizingen tussen haakjes of een dubbele punt en de specifieke bijlagen die op afzonderlijke genummerde regels worden vermeld, bijvoorbeeld Behuizingen: 1. Resume 2. Writing Sample.

Als u een kopie van de brief aan iemand anders stuurt, neemt u ook een CC-lijn op. Na de behuizingslijn, sla een regel over. Typ CC, gevolgd door een dubbele punt en de naam van de extra ontvanger. Als er meer dan één persoon is, voegt u elke naam op een afzonderlijke regel toe.

Kies ten slotte een conservatief en gemakkelijk leesbaar lettertype. Tijden New Roman of Arial in 10 of 12 punten zijn de meest voorkomende keuzes voor zakelijke brieven.