Hoe bedrijfsmomenten te schrijven

Bedrijfsnotulen dienen als officieel document van een bedrijfsvergadering. Goed bijgehouden notulen bieden een objectieve samenvatting van de bestuurs- en comitéprocedures, en dienen als bewijs van naleving van wettelijke en fiduciaire verplichtingen.

Vul eerst de basisdetails in

Noteer essentiële feiten in de eerste alinea. Noteer wanneer en waar de vergadering plaatsvond en hoe lang deze duurde, evenals de aanwezigheid of afwezigheid van een quorum. Identificeer alle deelnemers, te beginnen met bestuursleden en bestuurders. Geef aan of er een afwezigheid is. Let op de namen van stafleden of gasten op een aparte regel. Vermeld ook of het evenement een reguliere of speciale bijeenkomst was.

$config[code] not found

Identificeer Key Actions

Wijd één alinea in voor elke beweging, te beginnen met de goedkeuring van de notulen van de laatste vergadering. Identificeer wie de beweging heeft gemaakt en de uitkomst, maar maak je geen zorgen over het benoemen van degenen die de beweging hebben gedetacheerd. Als de stemming een appèl is, vermeld dan de naam van elke persoon. Zorg ervoor dat de bewegingen woord voor woord worden vastgelegd.

Tip

Als je niet zeker weet wie een beweging heeft gemaakt, wees dan niet bang om het te vragen. Als je een bepaald punt echter niet begrijpt, markeer het dan op je steno-pad - of ruwe aantekeningen op je laptop - zodat je het later aan de voorzitter kunt vragen.

Vat essentiële punten samen

Condenseer lange discussies. Hoe bestuursleden een kwestie beslissen, is relevanter dan de methoden die ze hebben gebruikt om hierover een consensus te bereiken. Als wettelijke of fiduciaire verplichtingen vereisen dat u bepaalde informatie vastlegt, noteer dan alleen factoren die van invloed zijn op een bepaalde stem, zoals een debat over de voor- en nadelen van een voorstel.

Tip

Gebruik waar mogelijk trefwoorden om notities te maken. Schrijf in zoekwoorden aan de linkerkant van je steno pad, als je er een gebruikt. Maak notities over elk zoekwoord aan de rechterkant.

Record Dissents en Onthoudingen

Identificeer gebeurtenissen zoals afwijkende meningen of onthoudingen wanneer bestuursleden of bestuurders willen dat die opvattingen voor de goede orde worden vermeld, of procedurele regels vereisen dat. Een lid kan bijvoorbeeld niet in staat zijn om op een kwestie te stemmen vanwege echte of vermeende belangenconflicten. In dat geval schrijft u: "Bestuurslid X was verontschuldigd van het bespreken van of stemmen over Motion Y."

Tip

Vermijd gedetailleerde notities voor uitvoerende sessies, als het bord er een belt. Noteer de deelnemers, evenals de datum, tijd, locatie en duur.

Beoordeel uw werk

Proeflezen en corrigeren van uw conceptnotulen, bij voorkeur na de vergadering, en dan indienen voor de voorzitter om te beoordelen. Stimuleer geen grote bewerkingen omdat dit de nauwkeurigheid van uw werk in gevaar kan brengen. Onderteken en date uw minuten nadat het bord ze heeft goedgekeurd. Voeg ze toe aan alle originele ondertekende exemplaren van commissieverslagen, correspondentie en schriftelijke rapporten. Voer de officiële kopie in het notulenboek van de organisatie in.