Het bijhouden van notulen tijdens uw veiligheidsvergaderingen is erg belangrijk. Naast het helpen bij het bijhouden van de geschiedenis van uw bedrijf, kunnen de notulen ook voor de rechtbank worden gebruikt als er een rechtszaak tegen uw bedrijf wordt aangespannen. Dit zijn de stappen voor het maken van uw minuten.
Bepaal of u uw ruwe notulen van de notulen met pen en papier of op uw laptop wilt opnemen. Uiteindelijk is het goed om ten minste twee exemplaren van de notulen te hebben, voor het geval er een kopie ontbreekt of per ongeluk wordt verwijderd.
$config[code] not foundNoteer de datum, locatie en aanwezige leden voor elke vergadering.
Voeg een kopie van de agenda toe aan uw notulen. Als u geen exemplaar van de agenda hebt, noteer dan de geplande agenda voor de vergadering.
Houd rekening met eventuele stemmen, veiligheidsproblemen, bezwaren en toekomstplannen. Als u vragen hebt over wat u nog meer wilt toevoegen, of wat het is om te negeren, neem dan contact op met uw leidinggevende.
Herschrijf en herzie uw notities na de vergadering en typ of print een schone kopie van de notulen voor uw administratie.
Sla uw minuten op een veilige centrale locatie op. Het is een goed idee om uw originele aantekeningen op te slaan, evenals kopieën van de definitieve versie van de notulen. Zorg ervoor dat u een back-up hebt van alle digitale kopieën van uw minuten.
