Kostenvergoedingsfraude kan voor kleine bedrijven erg duur zijn. Een recente studie van Chrome River Technologies meldt dat het potentieel voor Amerikaanse bedrijven jaarlijks in totaal $ 1,9 miljard kan kosten.
Dat is ongeveer $ 35.000 per bedrijf. Small Business Trends sprak met Anne Becknell, senior vice-president van klantensucces bij Chrome River Technologies over wat kleine bedrijven moeten weten.
$config[code] not foundZoals de naam al doet vermoeden, is onkostenvergoedingsfraude een misdrijf dat optreedt wanneer een werknemer een claim indient om te worden betaald voor valse zakelijke uitgaven.
Hoe onkostenvergoeding te voorkomen Fraude
Gebruik bijgewerkte technologie
Het beheren en controleren van declaratierapporten moet moderne technologie gebruiken om effectief te zijn. Het gebruik van handmatige onkostennota's was het nummer één probleem van de enquête.
"Het is verbazingwekkend hoeveel kleine en middelgrote bedrijven nog steeds de methode voor kaarslicht en krijt gebruiken", zegt Becknell. "Ze doen het nog steeds op papier of met Excel-spreadsheets en e-mailen het rond het bedrijf."
Het probleem met deze verouderde systemen is het onvermogen om trends te volgen en te zien die alarmen moeten veroorzaken. Technologie met tools zoals geautomatiseerde analyse helpt u om de hotspots te vinden zoals dezelfde bon die een aantal keer is ingediend.
Becknell zegt dat automatisering de kostenvergoedingsfraude met de helft vermindert.
Begrijp Mannen Cheat Meer
Onkostenvergoedingsfraude is niet een gebied waar gelijkheid tussen de seksen bestaat. In feite staat in het rapport dat mannen meer dan tweemaal zoveel kans hadden om het misdrijf te plegen dan hun vrouwelijke tegenhangers. Niet alleen dat, ze hadden meer dan vier keer meer kans om minstens $ 1000 bij te dragen aan hun uitgaven.
Weet dat jongere medewerkers meer van deze misdaden plegen
Bijna 83% van de onkostenvergoedingsfraude werd gepleegd door werknemers tussen 25 en 44 jaar.
Implementeer een formeel geschreven beleid
Niet alleen is een geschreven beleid belangrijk, kleine bedrijven zouden ook een procedure moeten hebben om door te nemen dat medewerkers van tell-management hebben verwerkt wat ze moeten weten. Becknell suggereert dat medewerkers het document ondertekenen om hen te helpen het beleid te nemen.
"Als je iets ondertekent, is er een emotionele gehechtheid", zegt ze.
Neem regels op hoog niveau op
Het beleid hoeft niet al te gedetailleerd te zijn, maar het moet wel de grenzen bepalen voor uitgavenuitgaven. Hoewel het bijvoorbeeld niet nodig is om exact het bedrag vast te stellen dat u aan een taxirit kunt besteden, moet het uw werknemers vertellen of een bedrijfsklasse of coachklasse acceptabel is.
Eenvoud moet een van de benchmarks zijn die u hier gebruikt.
Compliceer het proces niet
Accountants zien vaak de mogelijkheid om diep in de kosten van een bedrijf te boren wanneer ze het proces automatiseren. Het resultaat is een onkostendeclaratie die gecompliceerd is en de neiging heeft om gestempeld te worden zonder goed te worden gecontroleerd.
Daarom is het belangrijk om te kijken hoe vaak en waarom onkostendeclaraties van persoon op persoon worden doorgegeven. Kleine bedrijven zouden moeten proberen dat deel van het proces te stroomlijnen.
Besteed aandacht aan persoonlijke uitgaven
Een van de grootste declaraties voor kostenfraude vervangt persoonlijke uitgaven voor zakelijke uitgaven. Een van de weggeefacties hier is claims voor weekendmaaltijden wanneer de werknemer niet is gepland om te reizen.
Pas op voor extravagante uitgaven
Meer dan een derde van degenen die toegaven valsspeeltjes te hebben gepleegd in de Chrome River Technology, meldde bedragen toe te voegen van $ 100 tot $ 499. Bedragen die er anders uitzien, zijn rode vlaggen waarnaar u op zoek moet zijn. Een bonnetje dat eruit ziet alsof het twee verschillende soorten inkt gebruikte, is bijvoorbeeld meestal een dode weggever.
Keur de goedkeurders goed
"U wilt goedkeuring voor deze ontvangstbewijzen zinvol maken en de goedkeurders trainen", zegt Becknell. Ze voegt eraan toe dat het belangrijk is dat ze begrijpen waarnaar ze moeten zoeken en dat ze verantwoordelijk worden gehouden voor het opsporen van frauduleuze claims.
Gebruik bedrijfscreditcards als proactieve stap
Waar het ook mogelijk is, het gebruik van creditcards van bedrijven ontmoedigt frauduleuze claims. Dit zijn een uitstekende manier om belangrijke informatie zoals de datum en het bedrag van een transactie vast te leggen.
Foto via Shutterstock
