2018 wordt een goed jaar voor productiviteit. Sneller dan ooit tevoren worden bedrijfsprocessen in verschillende sectoren vereenvoudigd door cloud-gebaseerde applicaties en software. Deze nieuwe golf van technologie is betaalbaar, gemakkelijk toegankelijk en ontworpen met het oog op gebruiksgemak.
Bedrijven van elke omvang, in vrijwel elke branche, profiteren van de voordelen van deze technologie. Zonder de juiste tools tot uw beschikking verspilt uw bedrijf waarschijnlijk geld en factureerbare uren aan taken die gestroomlijnd zijn door cloud-apps. Anders zijn slopende taken zoals e-mail, telefoontjes, papierwerk en communicatie met knelpunten een fluitje van een cent met de juiste technologie.
$config[code] not foundWe zijn hier om u te begeleiden bij zes essentiële tools die bedrijven zich niet kunnen veroorloven om over het hoofd te zien. Ze zijn allemaal afgestemd op een specifieke taak en combineren uw dagelijkse activiteiten sneller en gemakkelijker, terwijl ze u onderweg mogelijk wat geld kunnen besparen.
1. Een cloud-gebaseerd telefoonsysteem
We weten dat er niet zoiets bestaat als een "gemiddelde dag" in het bedrijfsleven. Sommige zijn kort, de meeste zijn lang, maar er is één constante: de telefoon. Het zal er altijd zijn en het gebruik van het verkeerde telefoonsysteem zal je tijd en geld opeten.
Betreed het cloudgebaseerde telefoonsysteem: betaalbaar, contractvrij en boordevol functies die perfect zijn voor het optimaliseren van de telefooncommunicatie van een bedrijf. Met behulp van VoIP-technologie brengt een cloudtelefoonsysteem de telefoontjes van uw bedrijf overal waar er een internetverbinding is. Maar dat is niet alles:
- Leid oproepen naar een van uw apparaten op uw gemak, of zelfs een antwoorddienst - we zullen dat in een ogenblik verder bespreken.
- Krijg toegang tot voicemails en bel opnames vanuit uw e-mail, waar ze eenvoudig kunnen worden gedownload en gedeeld - essentieel voor het bijhouden van berichten en klantinformatie
- Wijs een extensie toe aan elke gebruiker, zodat bellers snel precies weten wie ze nodig hebben
- Stel uw systeem in minuten in. Er is geen hardware vereist, wat betekent dat er geen kostbaar onderhoud nodig is, wat een kleinere bottom line betekent op uw telefoonrekening.
Cloudtelefoniesystemen (zoals Tresta!) Bevatten lokale en gratis telefoonnummers, zodat u het uiterlijk van uw bedrijf kunt afstemmen op het breedste scala aan potentiële klanten. Vergeet niet: 75% van de mensen denkt dat bellen de meest effectieve manier is om snel antwoord te krijgen - bent u uitgerust om te antwoorden?
2. Een speciale antwoordservice
Het feit is dat er simpelweg geen tijd is om elk telefoontje te beantwoorden. Het is echter zeker in uw eigen belang om te proberen: 80% van de bellers naar een bedrijf laat geen voicemail achter en belt niet terug als hun eerste gesprek niet wordt beantwoord.
Dit laat weinig tijd over voor het taggen van telefoons met potentiële klanten. Als u hun oproep niet beantwoordt, zal iemand anders dat doen. Dit is precies waarom een 24/7 antwoorddienst er is om de speling op te pakken als je het druk hebt. Met een antwoordservice worden alle oproepen die u niet kunt beantwoorden, opgepikt door ervaren agenten die zijn opgeleid om de ervaring van een in-house receptionist tegen een fractie van de kosten te leveren.
Agenten volgen een aangepast script waarmee ze veelgestelde vragen kunnen beantwoorden, berichten en contactinformatie kunnen opnemen en zo ongeveer alles wat u nodig hebt. Elke oproep wordt opgenomen en gevolgd door een gedetailleerd rapport dat naar u wordt verzonden, zodat u geen enkele informatie mist, hoe druk u ook bent.
Het is belangrijk op te merken dat niet alle antwoorddiensten zijn ontworpen om met bepaalde soorten bedrijven te werken. Kijk bij het wegen van de opties naar deze details:
- -Voorafgaande ervaring met het aannemen van een bedrijf als het uwe
- -24/7 beschikbaarheid
- - Tweetalige diensten
- -Het vermogen om te integreren met de software die u hebt geïnstalleerd, zoals hulpmiddelen voor afsprakenplanning, orderverwerking of een CRM
Pro-tip: indien gecombineerd met een cloud-gebaseerd telefoonsysteem zoals Tresta, kunnen oproepen gedurende de dag op uw mobiele telefoon worden gepland, en vervolgens op de antwoorder op avonden, weekends of zelfs tijdens uw lunchpauze.
3. Ieders favoriet - een live-chatfunctie
Mensen houden van de mogelijkheid om in realtime te chatten via de website van een bedrijf. Het is bewezen dat het de perceptie van een bezoeker van een bedrijf verbetert en leidt tot een algehele tevreden klant. Een onderzoek van eMarketer toonde zelfs aan dat 63% van de respondenten eerder naar een site terugkeerde waar ze een chatfunctie zoals LiveChat hadden gebruikt. De redenen hiervoor zijn tamelijk duidelijk: het is handig. Hiermee kunnen potentiële klanten multitasken. Misschien wel het belangrijkste is dit: het is veel gemakkelijker dan een telefoongesprek voeren.
Terwijl u opties onderzoekt en overweegt, kan een bezoeker van uw website een vraag over uw service hebben die zij het niet waard vinden om de telefoon op te halen om erom te vragen. Op dat moment zijn er twee opties: ze blijven uw site doorbladeren en hun vraag blijft onbeantwoord, of ze openen snel de chatbox van uw website en praten met een lid van uw team. Hun vraag wordt snel beantwoord, zodat u onmiddellijk uw expertise kunt communiceren en opvalt voor de potentiële klant.
4. Intuïtieve CRM
Deze is een no-brainer. De juiste beheersoftware, zoals wat wordt aangeboden door Salesforce, HubSpot of Zoho, stroomlijnt alle tijdrovende beheertaken die aan elke nieuwe klant zijn gekoppeld, waardoor u tijd bespaart en georganiseerd blijft.
De beste CRM-providers kunnen zo ongeveer alles doen dat u een duidelijker inzicht geeft in uw klantrelaties. Ze zullen u op de hoogte stellen wanneer een belangrijke potentiële klant uw zicht bekijkt of uw e-mail opent. Ze analyseren uw markt en helpen uw klanten te segmenteren, herhalingen uit te voeren en uw grondgebied optimaal te benutten. Met analysetools kunt u verkoopprognoses visualiseren en plannen, voor een realistisch en werkbaar plan voor het heden en de toekomst. Dit is echter nauwelijks het topje van de ijsberg. Als u in het verleden niet aan CRM's hebt gedacht en denkt dat ze uw bedrijf niet kunnen helpen, is dit het moment om opnieuw te denken.
Pro-Tip:
Vergeet niet dat sommige (niet alle!) Antwoordservices kunnen worden geïntegreerd met uw CRM-software naar keuze, zodat uw records actueel blijven, waar u zich ook bevindt.
5. Contentbeheer en bestandsdeling
Stel je de klassieke stoffige gele archiefkast voor.
Vrij indrukwekkend, toch?
Stel je nu voor dat het zich in je computer bevindt en veilig een onbeperkt aantal bestanden kan opslaan die je eenvoudig kunt ordenen, vinden, downloaden en met iedereen kunt delen.
Dat is beter.
Met cloudgebaseerde bestandsopslagtoepassingen zoals de toepasselijk genaamde Box, zijn al uw documenten georganiseerd en toegankelijk met slechts een paar klikken. Dergelijke opslag-apps zijn supereenvoudig in gebruik en worden ondersteund door de modernste veiligheidsmaatregelen, dus er zijn geen privacy-aspecten die u moet overwegen als het gaat om gevoelige informatie.
6. Vereenvoudigde interne communicatie
De juiste tool voor interne communicatie zal waarschijnlijk niet de behoefte aan interne e-mails elimineren, maar het zal zeker dat gevoel van angst dat onvermijdelijk volgt op het openen van uw inbox in de ochtend voorkomen.
Apps zoals Slack zijn perfect voor grotere teams of teams met leden die op verschillende locaties werken.Organiseer uw team in kanalen op basis van afdelingen, specifieke projecten of iets anders waarvoor u een aangewezen ruimte nodig heeft om te communiceren. Stuur expresberichten, foto's, documenten en meer vanaf uw computer of mobiele telefoon.
Het is sneller en handiger dan het verzenden van een e-mail en laat net iets meer ruimte achter in de e-mailinbox van iedereen voor wat er verder nog te doen is.
Laten we samenvatten:
Daar heb je het. Zes hulpmiddelen waarvan u misschien nog nooit hebt gehoord, zijn betaalbaar, gebruiksvriendelijk en werken samen om uw praktijk georganiseerd en productief te houden. Elk is krachtig op zichzelf, maar vormt in combinatie een naadloze eenheid die is ontworpen om u tijd te besparen en u in staat te stellen te focussen op wat belangrijk is.
- Tresta - Leid uw oproepen overal waar u maar wilt met een cloud-gebaseerd telefoonsysteem
- PATLive - Bespaar tijd door deskundige medewerkers te laten beantwoorden terwijl u bezig bent
- LiveChat - Maak indruk op potentiële klanten door hun vragen in realtime via uw website te beantwoorden
- CRM- Houd elke client, elk bestand en elke contactpersoon geordend - of laat uw antwoordservice dit voor u regelen!
- Box - Elimineer papierwerk door elk document en bestand veilig in de cloud te organiseren
- Slack - Vereenvoudig interne communicatie en maak ruimte in uw inbox door berichten en bestanden direct met uw team te delen, waar u ook bent
Wie is PATLive?
PATLive is een live-antwoordservice gevestigd in Tallahassee, Florida. Sinds 1990 beantwoorden we 24 uur per dag, 7 dagen per week oproepen voor advocatenkantoren in alle soorten en maten. We weten dat uw telefoontjes belangrijk zijn en het juiste beeld geven is alles - daarom huren we alleen de bovenste 2% van de sollicitanten in om oproepen te beantwoorden en trainen ze vervolgens minimaal 80 uur voordat ze voor u aan de slag gaan in ons antwoordcentrum.
Met behulp van onze aangepaste oproepscripts zeggen onze agenten wat u wilt dat ze zeggen en klinken ze precies als een lid van uw bedrijf. Ze nemen berichten, plannen afspraken en werken zelfs met uw managementsoftware zoals Clio en Lexicata om de cases accuraat en veilig bij te werken.
Foto via Shutterstock
Meer in: Gesponsord 3 Reacties ▼
