Diplomatieke werkmails zijn duidelijk en beleefd en zorgen ervoor dat ontvangers de informatie niet verkeerd begrijpen of verkeerd interpreteren. Gebruik bij het schrijven van een diplomatieke e-mail formele, nauwkeurige taal en vermijd emotionele woorden. Het doel is om tactische taal te gebruiken - woorden die duidelijke boodschappen doorgeven - zonder slechte gevoelens te veroorzaken.
De toon zetten
Stel de toon door te focussen op hoe uw ideeën, berichten of instructies uw werknemers zullen helpen. Erken alle werkgerelateerde problemen waarmee ze worden geconfronteerd, zoals technische problemen of tegenslagen, en vraag - in plaats van te eisen - wanneer je iets wilt of nodig hebt. Als u bijvoorbeeld meer personeel aan een bestaand project toevoegt, schrijft u: "Ik weet dat dit project extra spanning heeft gelegd bij uw team, dus ik vroeg Jane Doe om te helpen bij het bewerken van het exemplaar. Zou u haar kunnen voorzien van een ruwe schets voor het weekend? " Diplomatieke taal heeft een beleefde toon die de ontvangers op hun gemak probeert te stellen.
$config[code] not foundKeep It Professional
Vermijd persoonlijke, vertrouwelijke of gevoelige onderwerpen, zoals salarisinformatie, personeelsproblemen of interne conflicten, in een diplomatieke e-mail. Bespreek alleen publieke zaken, stelt Inc. Magazine voor. Spreek persoonlijke of vertrouwelijke kwesties altijd face-to-face of telefonisch aan als een persoonlijk gesprek niet mogelijk is. Je weet nooit wanneer een e-mail door het kantoor kan worden doorgegeven. Gebruik professionele begroetingen en sluitingen, zodat ontvangers weten dat de correspondentie werkgerelateerd is en niet persoonlijk van aard.Start bijvoorbeeld de e-mail met 'Hallo', 'Groeten' of 'Goedemorgen' - niet 'Hallo', 'Ja' of 'Naar mijn kijkers'.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingKies verstandig je woorden
Concentreer u op "I" -verklaringen in plaats van "u" -instructies, vooral wanneer u fouten, fouten of correcties in een e-mail adresseert. Leg je uitspraken uit, zodat ontvangers een duidelijk beeld krijgen van je doelen en intenties. Als u bijvoorbeeld een bedrijfsbrede e-mail wilt sturen over het belang van het halen van deadlines, schrijft u: "Het is altijd mijn doel geweest om deadlines te halen om een sterke klantenondersteuning te behouden. Tijdigheid en efficiëntie zijn twee van mijn topprioriteiten, dus neem contact met me op als zich situaties voordoen die tot problemen met de deadline kunnen leiden. "
Wees direct en specifiek
Wees eerlijk en direct met uw correspondentie, zodat uw collega's niet tussen de regels hoeven te lezen of twijfelen wat u probeert te zeggen. Diplomatieke taal is tactvol, beknopt en to the point. Verwijder overtollige woorden, gedachten of ideeën die uw werknemers in verwarring kunnen brengen of uw e-mail kunnen beperken. Als u bijvoorbeeld schendingen van werknemerscodes wilt melden in een e-mail aan docenten, schrijft u: "Bekijk de vereisten voor de dresscode in het werknemershandboek. Geen shorts, tanktops of flip-flops tijdens schooluren." Beantwoord de e-mail aan 'alle medewerkers', zodat niemand wordt onderscheiden.
