Basecamp staat vaak bovenaan de lijst als het gaat om een webgebaseerde, collaboratieve projectmanagementtool. Ik heb altijd genoten van de eenvoud en het feit dat weinig tot geen training in de eigenlijke software nodig is om dingen in beweging te krijgen. Tegelijkertijd heb ik gemerkt dat ze zich vaak overdrijven aan de andere kant van het versimpelen en er zijn een paar functies die ik graag in mijn toolkit zou willen hebben. Dat gezegd hebbende, wilde ik ook geen ingewikkelde tool zoals MS Project adopteren.
$config[code] not foundIk heb onlangs gehoord over WorkZone, dat iets meer flexibiliteit zou moeten bieden, en ik dacht dat ik het eens zou proberen. Om recht te doen aan de spoiler-waarschuwing, was ik onder de indruk. Hoewel de leercurve een beetje steiler is dan die van Basecamp voor beheerders, zijn de extra functies de moeite waard. Sterker nog, beheerders krijgen de mogelijkheid functies uit te schakelen die ze niet willen gebruiken, zodat de leercurve zo kort mogelijk is voor teamleden.
WorkZone: de basisprincipes
De WorkZone-interface is eenvoudig voor dagelijks gebruik door uw teamleden. Het bovenste menu is vrij van rommel en intuïtief te begrijpen:
Beheerders zullen een beetje tijd doorbrengen met "Setup", maar de meeste teamleden zullen het grootste deel van hun werk doen via het tabblad "Project Tracker". Ze zullen op die pagina belanden zodra ze inloggen en het is heerlijk eenvoudig om naar te kijken.
In de linkerbovenhoek zien ze dit:
Zoals je kunt zien, kunnen ze eenvoudig van weergave wisselen om een lijst met taken te bekijken waaraan iedereen werkt, het als een Gantt-diagram te zien, een lijst met producten te bekijken of naar een recente activiteit te kijken die het team heeft uitgevoerd.
De takenlijst staat centraal, en het spreekt voor zich, zoals deze schermafbeelding laat zien:
U kunt eenvoudig zien wie verantwoordelijk is voor wat, en wanneer projecten en hun taken moeten worden uitgevoerd. In de statuskolom kun je zien of er iets is achtergebleven.
De rode commentaarballonnen in de kolom PROJECT / TASK hierboven weergegeven, laten u weten dat er nieuwe opmerkingen zijn om naar te kijken. Om de reacties te zien, hoeft u alleen maar op de taak te klikken om ze te openen en ze te bekijken:
Deze interface maakt duidelijk wanneer nieuwe opmerkingen in het systeem zitten en maakt het eenvoudig om opmerkingen toe te voegen aan taken, projecten en documenten wanneer dit zinvol is. Gebruikers ontvangen e-mailupdates wanneer opmerkingen worden toegevoegd om ervoor te zorgen dat de berichten niet worden gemist.
U ziet ook een blauwe "e-mail" -knop op bijna elk scherm dat u kunt gebruiken om contact te houden. Als u het instelt als een beheerder, krijgen de gebruikers ook automatische e-mailmeldingen over aankomende taken en meer. (We komen daar zo aan).
Sommigen klagen misschien dat deze interface een beetje is uitgekleed, maar ik vind het echt zo leuk. Het verwijdert de rommel van sociale netwerken en richt zich op de twee belangrijkste dingen: wie spreekt en waar hebben ze het over?
Dit scherm leidt gebruikers ook rechtstreeks naar alle documenten die ze nodig hebben en project- of taakinformatie.
Zodra ze een taak hebben voltooid, hoeft u alleen maar terug te gaan naar de takenlijst, klikt u op het vak in de statuskolom en markeert u het als voltooid:
Wat ik erg leuk vind aan dit alles, is hoe eenvoudig de interface is. Het zou weinig of geen training vereisen om je team te leren deze interface te gebruiken.
Het andere belangrijke gedeelte voor uw team is het tabblad 'Rapporten'. Als ik één klacht had met WorkZone, zou het zijn dat de zijbalk een beetje meer intimiderend is dan het in werkelijkheid is. Deze rapporten bieden u dezelfde informatie die u kunt vinden in de takenlijst, maar maak het gemakkelijk om de informatie te doorzoeken om iets specifieks te vinden.
Dit rapportgebied is een van de functies die sommige andere platforms daar kunnen gebruiken, maar die ze hebben verwaarloosd uit angst om hun interface te vullen. Ik denk persoonlijk dat het de afweging waard is.
De handigste functie hier is de "Takenlijst" die uw teamleden kunnen gebruiken om te zien wat ze voor zich hebben. Dit is dezelfde informatie die ze van de takenlijst krijgen, maar die specifiek voor hen zijn bedoeld.
Als je het inschakelt, kunnen ze het ook gebruiken om te zien waar andere teamleden aan werken.
Zulke rapporten maken WorkZone vooral nuttig wanneer u met een groot aantal mensen en projecten te maken hebt, waarbij het moeilijk wordt om te bepalen wie wat doet en wanneer. En als je je afvraagt wat de prijs is, begint deze bij $ 200 per maand.
Voordelen van deze tool voor projectmanagement
Dus, in het grote plaatje van dingen, waar is WorkZone handig voor?
Al met al zou ik zeggen dat WorkZone het meest geschikt is voor ondernemers en managers die iets relatief eenvoudig willen, maar die op zoek zijn naar een paar meer mogelijkheden dan andere samenwerkingsplatforms die hun interfaces hebben verwijderd. Bijvoorbeeld:
- Taak afhankelijkheden - Met WorkZone kunt u taken plannen zodat deadlines niet worden behaald, zodat toekomstige taken naar voren worden geschoven. Dit is een ding dat Basecamp mist in zijn arsenaal.
- subtaken - Hoewel het management nooit gek moet worden met subtaken, is het onvermogen om ze te maken een ontwerpfout voor velen van ons in management. Er zijn een aantal taken die je gewoon niet goed kunt plannen zonder in kleinere doelen te breken.
- Cross-Project Views - De takenlijst kan eenvoudig zijn, maar het beperkt uw zicht niet tot een enkel project tegelijk. Software gebouwd met een focus op één project is eigenlijk alleen nuttig voor startups en is niet altijd de beste keuze voor een bedrijf, zelfs een klein bedrijf, dat meerdere projecten tegelijk heeft om aan te werken.
- Time-Tracking - WorkZone maakt het relatief eenvoudig om te zien waar de tijd wordt gebruikt en door wie, zodat u resources dienovereenkomstig kunt toewijzen. Het is geen vervanging voor een tijdtracker-app zoals Toggl, maar het is goed om tijdregistratie volledig geïntegreerd te hebben met uw projectbeheersoftware.
Alles bij elkaar genomen, zou ik niet noodzakelijkerwijs de controversiële bewering doen dat WorkZone beter is dan Basecamp - maar ik zou zeggen dat het een betere keuze is voor ondernemers en managers die te maken hebben met iets dat vrij ingewikkeld is, maar die toch een eenvoudige, collaboratieve wil hebben interface in hun projectmanagementtool.
6 Opmerkingen ▼
