In elke organisatie moet leiderschap soms bedrijfsbrede aankondigingen doen om een aantal redenen. Dit kan van alles zijn, van goed nieuws over prestaties van werknemers en bedrijven tot minder welkome updates met betrekking tot beleidswijzigingen, bezuinigingen en zelfs ontslagen. Wanneer nieuws moet worden gedeeld, moeten organisatorische aankondigingen de juiste toon aannemen en alle noodzakelijke informatie delen in enkele beknopte alinea's.
$config[code] not foundDe aankondiging formatteren
De meeste organisatorische aankondigingen worden gemaakt in memo-indeling. De bovenkant van de pagina moet een kop bevatten met een "Aan" -regel (d.w.z. alle werknemers, een specifieke afdeling, enz.); een "Van" -regel; de datum; en een onderwerpregel. Deze lijnen moeten overeenkomen met de linkermarge.
De aankondiging moet dan het formaat van de verklaring, discussie en samenvatting volgen. Begin met een verklaring van het onderwerp van de aankondiging, of waarom u schrijft. Volg met meer uitleg en details en eindig met een samenvatting die de aankondiging en de volgende stappen herhaalt. De toon moet professioneel en direct zijn om ervoor te zorgen dat medewerkers het nieuws dat wordt gedeeld begrijpen.
Wees duidelijk, beknopt en specifiek
Het belangrijkste aspect van een aankondiging van een organisatie is dat het een direct doel dient. Met andere woorden, het publiek moet precies weten waar de aankondiging betrekking op heeft en waarom het belangrijk is. Wees specifiek in de onderwerpregel van de aankondiging; bijvoorbeeld 'Welcome to John Smith' in plaats van 'New Employee Welcome' of 'Memorial Day Holiday Schedule' in plaats van 'Holiday Observance'.
Begin in de body van de aankondiging met een korte uitleg waarom je de aankondiging doet en deel daarna de details. Als u bijvoorbeeld een mededeling stuurt over kostenbesparing, kunt u beginnen met een korte alinea waarin de redenen voor het verkorten van de riem worden vermeld en hoe u deze conclusies hebt bereikt. In de volgende paragrafen worden de kostenbesparende maatregelen beschreven die van invloed zijn op werknemers, bijvoorbeeld door niet-essentiële reizen of gratis lunch op vrijdag te snijden. Zorg ervoor dat aan het einde van de pagina medewerkers worden doorverwezen naar waar ze vragen kunnen stellen of meer informatie kunnen krijgen over de aankondiging.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingGewoon de feiten
Organisatorische aankondigingen zijn alleen dat: aankondigingen. Daarom moeten ze objectief blijven, zonder speculatie of mening. Blijf bij de feiten en informatie die relevant zijn voor wat er wordt gezegd. Een goede manier om dit te doen, is door een omgekeerde driehoek of journalistieke stijl te gebruiken bij het maken van de aankondiging. Openen met de belangrijkste informatie in de eerste alinea, waarin de who, what, where, when en why van de aankondiging wordt behandeld. Als u bijvoorbeeld een nieuwe werknemer verwelkomt, kondigt u de naam van de werknemer, zijn afdeling, waar hij zal werken aan en nodigt u werknemers uit om hem te verwelkomen. Als u een welkomstlunch of ander evenement hebt, neemt u in de eerste alinea informatie over dat evenement op. Geef in de volgende secties meer informatie over de nieuwe werknemer, inclusief opleiding en ervaring. Sluit af met een herhaling van de verwelkoming en leid medewerkers naar waar ze meer informatie kunnen vinden als ze aanvullende vragen hebben of een uitnodiging tot RSVP moeten hebben.
