Het hebben van een functioneel bestandssysteem op elk kantoor is belangrijk. De beste manier om kantoordocumenten georganiseerd te houden, is om een eenvoudig archiveringssysteem te hebben dat u begrijpt. De volgende keer dat je een bestand nodig hebt, hoef je niet door stapels papieren te gaan, in de hoop de juiste te vinden. Je zult precies weten waar het is.
Maak tijd om uw bestandssysteem te reorganiseren of een nieuw systeem te starten; het is gemakkelijker om het allemaal tegelijk af te maken.
$config[code] not foundVraag input van de mensen die de bestanden gebruiken.
Alfabetiseer uw bestanden of sorteer ze numeriek op categorie, klantnamen of datums.
Kleur uw bestanden in kleur.
Label elk bestand met een naam die logisch is en gemakkelijk te vinden is. Er mogen geen "diverse" bestanden in uw systeem zijn.
Blader door uw bestanden en documenten voordat u ze in het nieuwe systeem plaatst en verwijder onnodige documenten.
Tip
Als u niet zeker bent van een categorie voor een document, plaatst u deze onder de eerste categorie die u bedenkt wanneer u het document overweegt of krijgt u advies van een andere persoon.
Als er meerdere bestandssystemen op kantoor zijn, laat iedereen dan hetzelfde type archiefsysteem opzetten.
Wanneer u een nieuw item wilt archiveren, maakt u het bestand meteen.
Zorg dat er mappen en schrijfgerei in de buurt van uw archiveringssysteem beschikbaar zijn.
Maak nietjes op elkaar in plaats van paperclips.
Waarschuwing
Dien geen duplicaten in.
