Het is tijd voor die belangrijke ontmoeting: weet u waar uw bestanden zijn?

Een georganiseerde geest creëert georganiseerde output in elk streven waarin ze betrokken raken. Een goed georganiseerde onderneming betekent dat een georganiseerde geest de show runt, en dat is het soort bedrijf dat doelen bereikt.

Het is gemakkelijk om je fysieke ruimte georganiseerd te houden, maar wat betreft financieel succes is het wat er aan de binnenkant is dat telt. Vooral uw computerbestanden en mappen. Zonder een georganiseerde computer is een smetteloos kantoor geen heuvel bonen waard.

$config[code] not found

Welke bestanden en mappen op een georganiseerde computer eruit ziet

Een georganiseerde computer bevat de naam en indeling van bestanden en mappen, zodat gebruikers eenvoudig kunnen vinden waarnaar ze op zoek zijn. De meeste mensen houden deze intentie vast bij het opslaan van bestanden en het maken van mappen, maar het duurt niet lang.

Al te snel raken desktops rommelig, downloaden mappen overlopen, en niet-verwijderde installatiebestanden verbruiken een groot deel van de harde schijven. Nieuwe mappen worden aangemaakt wanneer bestaande mappen niet kunnen worden gevonden en bestanden worden genoemd naar wat op dat moment geschikt lijkt. Dat werkt niet wanneer u specifieke bestanden naar een vergadering moet brengen of wanneer u een team van medewerkers hebt die toegang moeten hebben tot bestanden op uw server. Door je bestanden de eerste dingen te noemen die bij je opkomen, creëer je desorganisatie.

Het organiseren van computerbestanden begint met de bestelling

Bestandsorganisatie begint met een naamgevingsconventie. Een naamgevingsconventie is een vooraf gedefinieerde sjabloon of structuur voor het benoemen van uw bestanden. Als u bijvoorbeeld regelmatig Microsoft Word-documenten maakt, kunt u deze opslaan met een bestandsnaam die begint met de datum van creatie. Als uw documenten informatie bevatten die is samengesteld uit verschillende gebeurtenissen, kunt u uw bestanden opslaan als " datum + naam van het evenement + beschrijving van het document. "Hierdoor kunnen uw bestanden worden gegroepeerd op datum eerst en tweede gebeurtenis binnen de map.

Met een naamgevingsconventie op zijn plaats, als je naar een lijst met bestandsnamen kijkt, zul je ze onmiddellijk herkennen en kunnen vinden wat je nodig hebt. Het gebruik van een naamgevingsconventie maakt het verschil in de wereld, zoals je kunt zien in deze voorbeelden gepubliceerd door RevEngine Marketing.

Elke naamgevingsconventie die u gebruikt, moet gebaseerd zijn op hoe waarschijnlijk het is dat u later naar uw bestanden en mappen gaat zoeken. Onder de beschrijvingen van verschillende nuttige organisatietools, maakt Setapp een belangrijk punt: een goede bestandsnaam stelt u in staat te weten wat het bestand bevat zonder het te openen. Als het te laat is en je hebt een stapel bestanden met ongelijksoortige namen, dan is alles wat je nodig hebt enkele minuten om een naamgevingsconventie en een app voor het hernoemen van bulkacties te bedenken om het werk te doen.

Maak eerst een duidelijke naamgevingsconventie voordat u begint met het hernoemen van bestanden en mappen. Een naamgevingsconventie moet belangrijke informatie in de bestandsnaam bevatten, zoals:

De datum waarop het bestand is gemaakt. Voor marketingbestanden werkt dit goed. Stel bijvoorbeeld dat u uw e-mailnieuwsbrieven in Word-documenten maakt voordat ze worden verzonden en dat u meerdere revisies maakt. U wilt elk nieuw concept opslaan met de datum waarop het is gemaakt. Op deze manier kunt u, als u besluit terug te keren naar het concept dat u gisteren hebt aangemaakt.
De datum waarop de bestandsinhoud staat. Als u bijvoorbeeld gegevens verzamelt over historische gebeurtenissen die in een tijdlijn worden ingevoerd, kunt u de datum van de historische gebeurtenis in de bestandsnaam gebruiken. Wanneer u deze bestanden in een map bekijkt, worden deze alfanumeriek geordend op datum, waardoor het gemakkelijker wordt om de inhoud in chronologische volgorde uit te pakken.
De locatie waar uw inhoud van is afgeleid. Als u informatie verzamelt tijdens het bijwonen van netwerkevenementen, zal het toevoegen van de locatie in de bestandsnaam u later toegang geven tot de juiste informatie. U kunt zich plotseling realiseren dat u toegang moet hebben tot het bestand met informatie van Digital Hollywood van vorig jaar, maar tenzij u "Digital Hollywood" of "DH" in de bestandsnaam plaatst, moet u documenten openen om het te vinden.
Specifieke datumalternatieven. In plaats van een volledige datum te gebruiken, zoals '08-12-2015', wilt u mogelijk naar kwartjes in uw bestandsnaam verwijzen. "2015-Q3" zou bijvoorbeeld het derde kwartaal van 2015 vertegenwoordigen. Als u vanaf het derde kwartaal van een bepaald jaar naar informatie moet verwijzen, moeten uw bestandsnamen per kwartaal zijn ingedeeld. Anders moet je de wiskunde doen om specifieke datums naar kwartalen te vertalen voordat je weet dat je het juiste bestand hebt.

U hebt intuïtieve naamgevingsconventies nodig

Bestanden die zonder naamgevingsconventies zijn opgeslagen, zijn moeilijk te vinden. Als u of iemand in uw bedrijf moeite heeft met het vinden van bestanden, is het niet te laat om een naamgevingsconventie te maken en te implementeren.

Foto via Shutterstock