Efficiënt communiceren is niet altijd gemakkelijk, vooral als het gaat om een complex project of een moeilijke klant.
Heel vaak kunnen gecompliceerde instructies verkeerd worden begrepen, fundamentele stappen kunnen over het hoofd worden gezien of de visie voor een project kan verkeerd worden geïnterpreteerd.
Als u niet de nodige stappen neemt om een duidelijk bericht over te brengen of gedetailleerde instructies aan uw team te geven, is uw project mogelijk vanaf het begin gedoemd.
$config[code] not foundHier zijn vijf stappen om duidelijk met uw team te communiceren:
Begrijp het project
Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar deze eerste stap is vaak het losse eind dat het hele project ontrafelt.
Voordat u zelfs uw team benadert, schetst u de doelen, benchmarks en het proces zodat u goed bekend bent met het project. Op deze manier kun je met vertrouwen instructies aan het team overbrengen en eventuele lastige vragen beantwoorden wanneer ze zich voordoen.
Definieer het proces
Het uitlijnen van een duidelijke proces- en commandostructuur aan het begin van een project kan helpen de integriteit van de uitkomst te behouden. Wanneer mensen de commandostructuur begrijpen, welke stappen er zijn wanneer en hun eigen rol in het proces, zal het project hoogstwaarschijnlijk succesvol zijn.
Een deel van een goed proces zou overigens een mechanisme moeten bevatten om te draaien waar nodig. Wanneer uitdagingen zich aandienen en veranderingen noodzakelijk worden, zorg er dan voor dat er een manier is waarop het team onhandige problemen kan oplossen.
Ken je team
Als bepaalde personeelsleden instructies via e-mail beter volgen, en anderen beter met verbale richtlijnen, richt het team dan als een groep en stuur dan een vervolgmail met een samenvatting van de verwachtingen. Zoek ook uit wie goed samenwerkt en wie niet.
Als u weet hoe uw team werkt, voorkomt u verwarring, onderlinge conflicten en verspilde tijd en zorgt u ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit.
Play to Strengths
Als u uw aandacht richt op het begeleiden van uw mensen naar wat zij goed doen, zult u minder tijd besteden aan het proberen hun zwakheden te versterken.
Als je weet dat één lid van je team beter zelfstandig werkt, geef hem dan de ruimte en onafhankelijkheid die hij nodig heeft. Als een ander teamlid goed tussen taken kan overschakelen, stel haar dan in staat om prioriteiten te veranderen als de omstandigheden dat vereisen.
Vraag feedback
Luister naar uw medewerkers terwijl er een project aan de gang is. U krijgt niet alleen inzicht in hoe teamleden samenwerken, u bouwt ook vertrouwen met hen op.
Dit zijn de mensen die in de frontlinie van het project zitten. Vaak kunnen ze u advies geven over de beste manier om een probleem of uitdaging te benaderen om een succesvol resultaat te garanderen.
En als je alleen maar richtlijnen geeft, zullen je instructies uiteindelijk vervelende witte ruis worden.
Wanneer dingen fout gaan en een project mislukt, is het gemakkelijk om de schuldigen te vinden en de schuld op te nemen. Falen komt echter vaak ruim vóór de uitvoering van een project voor, wat betekent dat u alleen uzelf de schuld kunt geven. Goede leiders zetten hun teams in posities om te slagen, en dit betekent effectief communiceren, niet alleen het geven van orders.
Wederzijds respect, duidelijk omschreven doelen en een goed gearticuleerd proces kunnen zelfs de moeilijkste projecten in succesvolle projecten veranderen. Brandalarmfoto via Shutterstock
3 Reacties ▼
