Waarom Payroll een functie is die u moet uitbesteden

"… een bedrijf had één persoon die alle functies voor salarisverwerking uitvoerde. Het bedrijf besteedt nu functies uit als resultaat van vooruitdenken. Ze kozen ervoor om de functies uit te besteden om het risico te verkleinen dat de loonlijst niet wordt verwerkt, om de groei te beheren door te anticiperen op de toegenomen loonverantwoordelijkheden die nodig zullen zijn naarmate het bedrijf groeit en meer werknemers aan te nemen, en om gelijke tred te houden met technologie, zoals betaalkaarten en directe storting. "

Idealiter bereikt uitbesteding drie hoofddoelen:

• Het maakt tijd en middelen vrij om u meer op uw kernactiviteiten te richten.
• Het geeft u toegang tot meer technologie en expertise om de payroll goed uit te voeren.
• Het vermindert de kosten en risico's.

Laten we elk van deze voordelen in meer detail bekijken en wat ze betekenen.

1. Focus beter op uw core-business

Payroll is een van die cruciale functies die de omzet misschien niet direct verhogen. Maar slecht uitgevoerd, het kan uw bedrijf in een wereld van pijn plaatsen.

En vooral, het kan interne tijd en aandacht weghalen van kernactiviteiten.

Bedrijven moeten voldoen aan een breed scala van wetten als het gaat om werknemers - van federaal, tot staat en lokaal. Het kost veel tijd en aandacht voor details om hiermee om te gaan.

Er zijn evidente wettelijke vereisten, zoals belastingaangifte en afdracht. Er zijn vereisten met betrekking tot bronbelastingen van het loon van de werknemer, en ook het berekenen van het werkgeversgedeelte van belastingen. In sommige gevallen zijn er elektronische archiveringsvereisten. Je moet ook weten wanneer je moet indienen - op federaal, staats- en lokaal niveau.

Belastingen zijn echter slechts het begin.

"Als werkgever moet je ook de loon- en uurwetgeving begrijpen. U moet bijvoorbeeld weten wanneer u overuren moet betalen, "zei Andy Childs, een vice-president van Paychex, in een recent interview met Small Business Trends. Paychex is een van de grootste payrolldiensten van het land en bedient bijna 600.000 kleine en middelgrote bedrijven. De loon- en uurregels, zei Childs, kunnen zeer technisch zijn.

Dan kunnen er rapportagevereisten voor nieuwe huren zijn en staatseisen voor werkloosheidsuitkeringen en werknemerscompensatieverzekeringen.

Childs benadrukte dat een nog groter probleem de niet verwacht tijd verplichtingen.

"Misschien hebt u wekelijks een bepaalde tijd gereserveerd om de loonlijst uit te voeren. Dan krijg je een onverwachte verrassing in de vorm van een mededeling van de IRS. Maar het is niet alleen dat de IRS u informeert dat u een boete verschuldigd bent. Nu moet je je gegevens doornemen en onderzoeken om vast te stellen of je de overtreding daadwerkelijk hebt gepleegd. Ineens ben je betrokken bij een geschillenbeslechting, "zei Childs.

En het gebeurt nooit op een geschikt moment voor een kleine ondernemer, voegde hij eraan toe.

2. Krijg toegang tot expertise en technologie

Een andere reden om uit te besteden is om toegang te krijgen tot expertise en technologie.

Werkgevers hebben te maken met bijna 10.000 federale, staats- en lokale belastingjurisdicties in de Verenigde Staten. Hoewel de meeste kleine bedrijven niet aan elk van die jurisdicties hoeven te voldoen, wijst dit nog steeds op de complexiteit van de wetten. En elk jaar worden honderden nieuwe wetten en regels aangenomen.

Voor kleine bedrijven aan de grotere kant (50 fulltime werknemers en hoger), legt de Affordable Care Act alleen al aanzienlijke rapportage- en compliancevereisten op. Toen hem om een ​​voorbeeld werd gevraagd, wees Childs naar IRS Forms 1094-C en 1095-C. Deze formulieren vereisen dat werkgevers certificeren of ze fulltime werknemers de mogelijkheid bieden om zich in te schrijven voor een verzekering die minimale essentiële dekking biedt.

"Dit zullen geen eenvoudige vormen zijn om in te vullen", voegde Childs toe. (Paychex heeft een online informatiecentrum opgezet voor verplichtingen inzake hervorming van de gezondheidszorg vanwege de complexiteit van de wet.)

Net zo belangrijk als expertise is nieuwe technologie. Werkgevers vertrouwen tegenwoordig op technologie om efficiënter te werken. Naarmate een bedrijf groeit, hebben werkgevers meer personeelsdossiers bij te houden en hebben ze ook meer rapportage nodig. Gebrek aan technologie wordt een belemmering voor schaalvergroting voor de groei van het bedrijf.

Medewerkers verwachten ook van technologie. Medewerkers willen tegenwoordig opties zoals directe aanbetaling en selfservice toegang tot hun looninformatie online. Werkgevers die dergelijke opties niet kunnen bieden, kunnen een concurrentienadeel hebben.

Bovendien zorgt de explosie van het gebruik van mobiele apparaten voor een nieuw niveau van technologische verwachtingen. Mobiel gebruik is nog steeds ontluikend als het gaat om de salarisadministratie, maar het groeit "in snel tempo bij Paychex", zei Childs.

Werkgevers gebruiken mobiele apparaten om naar bepaalde rapporten te kijken en informatie op te zoeken, bijvoorbeeld hoeveel geld ze nodig hebben in de bank op de loondatums, merkte hij op. Medewerkers beginnen ook mobiele apps te gebruiken om hun eigen gegevens te controleren.

Childs verwacht dat het mobiel gebruik van de mobiele afdeling blijft groeien, omdat het ondernemers en managers bevrijdt om het kantoor te verlaten.

"Met Paychex's mobiele payroll-apps kun je bijna alles van het strand doen - als je dat wilde," voegde Childs eraan toe.

3. Verlaag kosten en risico's

Uitbesteding payroll kan ook helpen met het verminderen van kosten en het beperken van risico's. Gemiddeld, aldus Childs, betalen bedrijven hun werknemers te veel voor 4 procent vanwege de verschillen tussen de tijd van de werknemer en een accuraat tijdsbestek.

"Alleen al het hebben van een accuratere tijdregistratieoplossing kan geld besparen," voegde hij eraan toe. (Paychex heeft hier een calculator voor kostenbesparingen.)

Dan heb je de mogelijke straffen voor het schenden van rapportage en andere vereisten. Volgens de IRS-cijfers betaalt 40 procent van de kleine bedrijven een gemiddelde boete van $ 845 per jaar voor te late of onjuiste aanmeldingen, merkt Childs op.

Tegenwoordig zijn er uitbestede oplossingen voor bedrijven zo klein als één werknemer, benadrukt Childs. Oplossingen zijn betaalbaar, beginnend bij minder dan $ 50 per maand voor kleine bedrijven, afhankelijk van de behoeften.

Een goede payroll-provider biedt mogelijkheden die verder gaan dan wat je alleen kunt doen. Als u nog nooit een uitbestede oplossing hebt overwogen, maak dit jaar dan het jaar waarin u overstapt. Het zorgt voor gemoedsrust voor u als eigenaar en maakt tijd vrij in uw bedrijf.

Tips voor het kiezen van een uitbestede loonlijstprovider

Als u overweegt de loonlijst uit te besteden, is het een gegeven dat u naar de typische drie punten waar je naar zou kijken bij het kiezen van een provider:

• prijs
• service
• reputatie

Maar als het gaat om salarisadministratie, zijn er nog andere punten die u moet overwegen:

Beveiliging en betrouwbaarheid van de aanbieder

U geeft uw payrollprovider de namen, adressen, sofinummers en bankrekeningnummers van uw werknemers. U geeft een volmacht om namens u aangifte te doen.

Ga met een provider die financieel sterk is met goede controles op zijn plaats.

Anders zou u uw bedrijf in een moeilijke positie kunnen vinden, zoals sommige bedrijven in South Carolina nadat een kleine familiebedrijf-payrollprovider was belast met het stelen van $ 11 miljoen van klanten.

In 2014 waren klanten van Employee Services Net geschokt toen ze ontdekten dat de payrollprovider hun geld had gebruikt om luxueuze persoonlijke levensstijlen te financieren, in plaats van deze aan de belastingautoriteiten te geven. Die klanten - allemaal kleine bedrijven - werden geconfronteerd met IRS-actie. Waarom? Omdat uiteindelijk de werkgever verantwoordelijk is, zelfs als de payrollprovider van hen steelt. (De IRS heeft tips om uw bedrijf te beschermen als u de loonlijst uitbesteedt.)

Trackrecord bedienen van bedrijven zoals de uwe

Heeft de payrollprovider een sterke staat van dienst bij het bedienen van bedrijven op jouw maat? Is de provider ervaren in uw branche?

Aanvullende serviceaanbiedingen

Overweeg de bredere services die u mogelijk nodig hebt als uw bedrijf groeit, zoals voordelen en HR-services. Kan het payrollbedrijf die bieden?

Regulatory Compliance Capabilities

Heeft de payrollprovider de middelen om gelijke tred te houden met de ontluikende wet- en regelgeving rond werk, gezondheidszorg en belastingen?

Technologie

Evalueer de technologie van het payrollbedrijf, inclusief de mobiele bereidheid. Investeert het loonbedrijf in nieuwe technologie? Kunnen zij gelijke tred houden met technologie als de vraag ernaar aan de kant van werkgever en werknemer groeit?

Accountantinterfaces

Kan uw accountant gemakkelijk toegang krijgen tot uw loonadministratie en gerelateerde records voor doeleinden van reconciliaties en belastingaangiften?

Payroll-afbeelding via Shutterstock