Ondernemers en eigenaren van kleine bedrijven zijn berucht voor het niet nemen van vakanties. Zesenzestig procent van de eigenaren van kleine bedrijven vindt het moeilijk om vakantie te nemen, volgens de Office Depot Small Business Index van juni 2015.
En dat is jammer, want een ontspannen vakantie is goed voor uw bedrijf. Je komt terug met frisse ideeën en een nieuwe, positieve instelling. Wat leek op verpletterende problemen of altijd aanwezige zorgen, wordt in het juiste perspectief geplaatst.
$config[code] not foundJe persoonlijke leven zal er ook van profiteren. Zoveel bedrijfseigenaren brengen offers en brengen lange uren per week. Een vakantie is een kans om opnieuw contact te maken met je partner en kinderen.
De truc voor een zorgeloze vakantie is een goede planning. Volg deze tips om je klaar te maken voor een vakantie en je zult binnenkort in een paar flip-flops duiken:
1. Wijs een afgevaardigde toe
Je hebt iemand nodig die de leiding heeft als je weg bent.
Als u managers in uw bedrijf heeft, kennen zij hun rollen al. Als u meer dan één manager in uw team hebt en zij zijn peers, kan het helpen om één van hen als hoofdverantwoordelijke aan te wijzen, in geval van nood.
Accepteer dat fouten zullen gebeuren. Zorg ervoor dat uw plaatsvervanger weet dat hij of zij uw volledige vertrouwen heeft.
Maar wat als u geen managers heeft? Dat is het moment waarop u duidelijker moet zijn met uw werknemers. Ze hebben mogelijk speciale instructies nodig met betrekking tot hun autoriteit en hoe ver die autoriteit zich uitstrekt. Zorg ervoor dat ze weten wanneer ze contact met u moeten opnemen.
2. Wis je bord
Je zult niet graag aan die stapel onafgemaakte projecten denken als je je tenen in het zand graaft, met zonnebrandcrème in de ene hand en een margarita in de andere.
Als je geen personeel hebt om te delegeren naar wanneer je de deur uitgaat, kun je hier wat dingen uit je bord halen voordat je weggaat. Log gewoon een of twee uur extra elke dag een week of twee vooraf in, zodat deze projecten worden weggewerkt. Dat is veel leuker dan alleen maar een nachtje wegrijden voordat je 12 uur naar het strand moet rijden.
Als je een uitsteller bent, begin dan met de eenvoudigste taak eerst. Maak het af - en het gevoel van voldoening kan je net genoeg doen ontbranden om een ander project aan te pakken. En een ander.
Projecten die vóór de deadline worden opgeleverd, maken klanten blij. En gelukkige klanten vullen je e-mailbox vaak minder vaak met missives of telefoneren je niet terwijl je in het paradijs probeert te decomprimeren.
3. Laat mensen het weten
Vertel belangrijke mensen, zoals klanten en anderen die gewend zijn om persoonlijk met u om te gaan, dat u weg bent. Het stelt verwachtingen. Als je dat weet, zullen de meeste mensen geen dringende eisen stellen vlak voordat je weggaat.
Meld ze een paar weken voor uw vertrek. Geef vervolgens een paar dagen voordat u uw koffers verpakt een nieuwe herinnering. Hier is een voorbeeld van een e-mail die op vakantie gaat om naar klanten en andere belangrijke mensen te sturen:
"Even een kort berichtje om je eraan te herinneren dat ik op 10 en 25 augustus op vakantie zal zijn, genietend van de zonnige oceaan op Myrtle Beach. Voor eventuele problemen met producten of diensten kan Joe u helpen met telefoon / e-mail. Neem voor meer informatie contact op met Mary in mijn afwezigheid via phone / email. "
Het is nog een voordeel om klanten op de hoogte te houden. Als je je vakantieplannen bespreekt, word je een beetje menselijker in hun ogen. U bent niet langer gewoon de eigenaar van een bedrijf. Jij en de andere persoon kunnen merken dat je een gemeenschappelijk belang hebt bij snorkelen, bijvoorbeeld, en een betere verbinding kunt maken.
4. Update uw berichten
Sommige mensen willen graag een automatisch antwoordbericht maken voor hun e-mail. Op die manier krijgt de afzender onmiddellijk een reactie als er een nieuw e-mailbericht binnenkomt dat ze niet op kantoor zijn. Pas het bericht eenvoudig aan in Tip 3 hierboven.
Stel voor Microsoft Office 365 de functie Automatische antwoorden in. Of gebruik de functie Regels en sjablonen voor Outlook-desktopversies.
GMail- en Google Apps-e-mail hebben een afwezigheidsantwoordfunctie die eenvoudig is in te stellen.
Vergeet ook je voicemail niet. Overweeg om een opgenomen bericht achter te laten waarin mensen worden gewaarschuwd dat u afwezig bent en dat berichten langzamer dan normaal worden geretourneerd. Hier is een voorbeeld van een voicemailbericht voor de vakantie:
"Hallo, dit is ik. Bedankt voor het bellen! Ik ben tot datum afwezig. Als u een dringende kwestie heeft, bel dan Bretagne op nummer. Zij zal blij zijn om te helpen. Laat anders een bericht achter en ik neem contact met u op wanneer ik terugkom. "
Belangrijk: plaats een herinnering in je agenda om die berichten te ruilen zodra je terug bent. Wees niet de persoon die weken later nog steeds dat oude bericht over vakantie voicemail speelt.
5. Plan voor problemen
Ga er niet automatisch van uit dat alles tijdens je afwezigheid fout zal gaan - het zal niet! Maar als u zich klaarmaakt voor vakantie, probeer dan in te spelen op potentiële scenario's die kunnen oplaaien.
Informeer uw team. Leg uit wat je in elke situatie zou doen.
En verzeker hen dat het goed is om contact met je op te nemen als ze vinden dat de situatie hen te boven gaat.Het is beter om je vakantie een uur te onderbreken, dan om dagen te spenderen aan het oplossen van een minischrampje bij je terugkeer.
6. Geef noodnummers op
Maak een lijst met twee typen alarmnummers die u aan belangrijke werknemers kunt geven.
De eerste reeks noodnummers is van u, voor medewerkers die u mogelijk moeten bereiken.
Een mobiel telefoonnummer is het beste. Geef ook een alternatief, voor het geval dat de jouwe is uitgeschakeld of de batterij leeg is - misschien de mobiele telefoon van je partner.
Geef op of u teksten of oproepen wilt. Een korte sms-uitwisseling kan minder opdringerig zijn dan een spraakoproep, maar directer dan e-mail.
Geef vervolgens op de lijst met noodgevallen contactpersonen op die mogelijk vragen kunnen beantwoorden tijdens uw afwezigheid. Deze lijst kan uw zakelijke verzekeringsagent, advocaat of IT-consultant omvatten.
7. Schrijfprocedures
Overweeg belangrijke bedrijfsprocedures die u tijdens uw afwezigheid zult delegeren. Iemand anders dan u moet bijvoorbeeld de winkel 's morgens openen of' s nachts het kantoor sluiten. Typische procedures die mensen overhalen zijn:
- instellen van het beveiligingsalarm of uitschakelen in het geval het per ongeluk werd geactiveerd,
- creditcardtransacties uitvoeren,
- salarisverwerking,
- servers rebooten,
- inloggen als een beheerder van belangrijke softwaresystemen, of
- alles waar de persoon niet aan gewend is.
Vraag de werknemer om de procedures een paar keer voor u te laten uitvoeren voordat u vertrekt.
Noteer de procedures altijd ook als back-up. (Geheugen is een lastig ding.)
Een korte video waarin u belangrijke procedures uitvoert, is misschien nog beter. Vraag de werknemer zijn of haar mobiele telefoon te gebruiken om het op te nemen, zodat het een handige opfriscursus kan zijn.
8. Betaal uw rekeningen
Onbetaalde facturen hebben een manier van zeuren en indringen in onze gedachten. Wie heeft dat nodig?
Vertrek voor uw vakantie met een schone lei van te betalen rekeningen. Betaal facturen, creditcardafschriften en facturen die u moet betalen als u weg bent. Zorg ervoor dat de loonlijst is ingesteld om te worden verwerkt terwijl je ook weg bent.
9. Wis uw agenda
Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar het probleem doet zich voor wanneer mensen proberen door het geheugen te gaan. Of ze vergeten teleconferenties en staande vergaderingen die niet in hun agenda staan, te vergeten.
Controleer uw agenda - voordat u vertrekt. En neem even de tijd om bewust na te denken over die staande vergaderingen en telefoontjes, zodat je mensen kunt vertellen dat ze je niet moeten verwachten.
10. Wees niet beschikbaar (veel)
Weersta de verleiding om met je samen te werken. Als u vastgelijmd bent aan uw laptop of telefoon, zal dit niet alleen uw tijd maar ook uw familie tijd verspillen. Stel je de knorrige gezichten van je familie voor terwijl ze rondhangen terwijl ze wachten tot je de telefoon uitstapt, zodat je allemaal kunt gaan wandelen.
Toch willen de meeste ondernemers graag contact houden. Ze willen gewoon niet zo veel betrokken zijn dat het niet meer als een vakantie voelt. Zesenzeventig procent van de ondernemers controleert hun telefoons en e-mail op vakantie, volgens de Office Depot Small Business Index-enquête.
Als u contact moet houden met uw bedrijf, moet u deze elke dag beperken tot een specifiek tijdslot. U kunt bijvoorbeeld elke ochtend om 9.00 uur een half uur reserveren om berichten in te voeren die niet kunnen wachten of inchecken met personeel. Als de 30 minuten voorbij zijn, geef jezelf dan toestemming om met een goed geweten te gaan spelen.
11. Verpak Light Tech
Gelukkig heeft technologie het gemakkelijker dan ooit gemaakt om op afstand contact te houden. Voor degenen die geen personeel hebben, maar toch een aantal kritieke taken moeten uitvoeren terwijl ze op vakantie zijn, zijn mobiele apparaten een uitkomst.
Een tablet of zelfs een smartphone kan in de plaats een laptop vervangen. Neem de tijd om een paar belangrijke mobiele apps van tevoren te downloaden als dat nodig is. Een goede app kan mobiele transacties sneller en gemakkelijker maken.
Documenten die zijn opgeslagen in de cloud zijn toegankelijk via een smartphone of tablet. Als u de cloud niet gebruikt, neem dan enkele minuten voordat u vertrekt om kritieke bestanden over te zetten naar een USB-stick.
12. Deel de herinneringen
Onthoud: een beetje R en R kunnen wat ROI opleveren (rendement op investering).
Deel uw herinneringen bij uw terugkeer enkele minuten met uw team. Niet om ze te vervelen of ze slecht te laten voelen dat je op vakantie was en dat waren ze niet - maar om je menselijke kant te onthullen. Het versterkt de personeelsrelaties.
Een leuke bijkomstigheid is om iets goedkoops terug te brengen voor teamleden, indien praktisch. Takken van taffy met zout water, T-shirts of koffiemokken overal laten zien dat je aan je team hebt gedacht en het je interesseert.
Bonus Tip: vermijd de sociale media "Dead Giveaway"
Het is een goede planning om "bijna" iedereen te laten weten dat je op vakantie gaat. Maar vandaag is er een grote uitzondering: sociale-mediasites. Hier zijn enkele tips voor de beveiligingsbewusten:
- Weersta de drang om iedereen op Facebook te vertellen dat je twee weken weg bent. U wilt niet de kans nemen dat iemand in uw huis zou binnendringen - of uw bedrijf als u geen vaste werknemers heeft - terwijl u weg bent. Inbrekers staan erom bekend sites als Facebook te monitoren.
- Gebruik geen "check-in-apps" zoals Foursquare die u op de luchthaven laten zien of dineren op een verafgelegen plek.
- Vermijd het uploaden van leuke familiefoto's van een verre bestemming naar Instagram of Twitter terwijl u weg bent. Bewaar die foto's en pittoreske beschrijvingen van dat perfecte strand op Maui tot je terugkomt. De foto's en de herinneringen zullen behouden blijven. Je collega's, klanten, vrienden en familie zullen net zo graag horen over je avonturen als je weer veilig thuis bent.
Vakantiefoto via Shutterstock
Meer in: Motivatie 2 Opmerkingen ▼
