Memo's - een afkorting voor memorandum - zijn bijna hetzelfde als letters. Een belangrijk verschil tussen hen is dat brieven informatie overbrengen naar mensen buiten een organisatie, terwijl memo's meestal worden geschreven aan mensen van binnen. Een ander verschil tussen letters en memo's is het formaat. Een brief gebruikt een aanhef ("Dear Madam") en een close ("Oprechtheid"); een memo doet dat niet. Een memo bevat altijd een onderwerpregel. Memo's kunnen formeel of informeel zijn, afhankelijk van wie ze leest.
$config[code] not foundPlan inhoud
Maak een lijst van de punten die u in de memo moet maken en noteer de informatie die nodig is om die punten te ondersteunen. Neem achtergrondinformatie op die nodig is om het onderwerp een context te geven.
Bestel de informatie. Als het onderwerp complex, onaangenaam of controversieel is, moet de achtergrondcontext waarschijnlijk als eerste worden gebruikt. Anders begin je met het hoofdidee.
Controleer of u ondersteunings- of hoofdinformatie niet hebt weggelaten.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingVerzamel ondersteunende documenten die u nodig hebt voor referentie terwijl u uw memo schrijft.
Formatteer de Memo
Controleer of uw bedrijf een voorkeursformaat heeft voor interoffice-memo's. Sommige bedrijven hebben zelfs voorbedrukte memorandumformulieren. Gebruik de gewenste of voorbedrukte indeling als er een beschikbaar is.
Stel de marges in, waarbij u ten minste een 1 1/2 inch ruimte overlaat aan de boven- en onderkant en een ruimte van 1 inch aan elke kant. De inhoud van de memo moet worden gecentreerd op de pagina; als de notitie erg kort is, moeten de boven- en zijmarges worden verhoogd.
Stel de stijl van het tekstverwerkingsdocument in op het blokformaat: links uitgelijnd, enkel uit elkaar geplaatst, met een spatie tussen alinea's.
Maak een rubriek
Voer kopcomponenten in om de memo te starten, één component per regel met enkele regelafstand. Elke component moet worden gevolgd door een dubbele punt. Bijvoorbeeld: Datum: Naar: Van: Onderwerp:
Vul de onderwerpinformatie in met behulp van een titelstijl. Dat wil zeggen dat de woorden in het onderwerp allemaal met hoofdletter worden geschreven, behalve artikelen, voorzetsels en voegwoorden met minder dan vier letters, tenzij ze de titel beginnen of eindigen. Maak het onderwerp specifiek.
Vul de regels 'Datum', 'Aan' en 'Van' in en lijn het eerste woord van elk uit met het eerste woord van de onderwerpregel. De datum moet worden geschreven met een gespelde maand - bijvoorbeeld 4 juli 2020. Gebruik de volledige namen voor de regels "Aan" en "Van".
Maak een kop op de tweede en volgende pagina als de notitie langer dan één pagina wordt uitgevoerd. Als de notitie voor meerdere ontvangers is, gebruik dan een verkorte vorm van de onderwerpregel, één spatie en voeg de datum, dan een enkele spatie toe en vermeld het paginanummer. Als u voor één persoon een alternatief formulier kunt gebruiken, vermeldt u de naam van de lezer, het paginanummer en de datum op één regel, de naam rechts uitgelijnd, het nummer gecentreerd en de datum links uitgelijnd.
Schrijf het lichaam
Schrijf een inleidende alinea als de lezer het nodig heeft voor context. Deze paragraaf geeft geschiedenis, vermeldt het probleem dat in de memo moet worden aangepakt en / of ververst het geheugen van de lezer over eerdere mededelingen over het onderwerp.
Geef het hoofdidee van de memo op. Dit is de openingszin als je geen inleidende alinea hebt geschreven. Hier kondigt u een beleid, oplossing, beslissing, aanbeveling, bevinding of gebeurtenis aan. Als er geen introductie was, geef dan een korte context, bijvoorbeeld "Zoals we hebben besproken …" of "Sinds de kantine lange rijen heeft gehad …"
Verstrek alle informatie die nodig is om de informatie die de lezer nodig heeft om het onderwerp te begrijpen uit te leggen, te ondersteunen of volledig over te brengen.
Afmaken
Geef notaties onderaan op, zoals een "cc:" als u een kopie van de notitie stuurt naar iemand anders dan de persoon die in de kop wordt vermeld.
Bewerk de memo. Zorg ervoor dat spelling en grammatica correct zijn, ideeën worden ontwikkeld en dat de lezer begrijpt wat u moet zeggen.
Print de memo en begin deze. Sommige organisaties willen dat de initialen worden geschreven naast de regel 'Van' in de kop. Anderen willen de initialen onderaan. Controleer het bedrijfsbeleid.
Tip
Of het nu gaat om het schrijven van een memo aan een meerdere of een ondergeschikte, aan verschillende mensen of om anderen te informeren over controversiële of ongewenste onderwerpen, houd de toon zakelijk en formeel. Houd memo's beknopt, duidelijk en gemakkelijk te lezen.
Waarschuwing
Houd er bij het schrijven rekening mee dat memo's niet langer tijdelijke berichten zijn zoals ze ooit waren. De inhoud zal waarschijnlijk voor onbepaalde tijd blijven hangen, bewaard worden als bestand van bedrijfsactiviteit en geschiedenis. Dus schrijf met duurzaamheid in gedachten.
