Het is de spreekwoordelijke schoen aan de andere kant: nadat je ontelbare e-mails van je collega's hebt ontvangen, is het nu jouw beurt om er een te schrijven. Ach, hoe vaak denken we dat we het vliegplan kunnen veranderen als we aan het stuur zitten; maar laat je niet verleiden. Net als u zullen uw collega's uw e-mail zien en onmiddellijk afvragen: "Wat wilt u van mij?" En "Wanneer heeft u het nodig?" Er is geen enkele overtreding begaan en er mag geen enkele worden gebruikt. Luister naar je eigen ervaringen en schrijf een korte e-mail die goed bij de kern van de zaak past.
$config[code] not foundSchrijf een opvallende onderwerpregel. Uw collega's zullen de e-mail openen, ongeacht wat de onderwerpregel zegt, maar een goed geschreven persoon bepaalt de juiste toon. Meng feit en humor, als je bijvoorbeeld een bloedtransfusie organiseert door te zeggen: "Word opgepompt op 29 maart" of "29 maart Bloedaandrijving zal voor de schemering sluiten."
Open uw e-mail met een vriendelijke toon, maar maak uw doel overduidelijk. Geef de informatienieuwsstijl. Zeg: "Ik ben verheugd om aan te kondigen dat de Pumped Up Blood Drive zal worden gehouden tijdens werkuren aanstaande vrijdag 29 maart, in het atrium beneden", bijvoorbeeld.
Leg precies uit hoe uw aankondiging uw collega's zal beïnvloeden; dit is het hart van wat ze willen weten. Geef de exacte uren van de bloedafname en wanneer werknemers mogen doneren - bijvoorbeeld op alleen eerder geplande tijden, tijdens de lunch of op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt.
Geef andere informatie in opsommingstekens zodat deze gemakkelijk te lezen is; uw collega's zullen de overweging waarderen. Schrijf een optimistische zin: "Hier zijn enkele andere details die u moet weten voordat wij bij QRS Marketing ons voorbereiden om meer pinten bloed te doneren dan enig ander bedrijf in ons bedrijvenpark." Plaats de opsommingspunten eronder gevolgd door de dubbele punten. Zeg bijvoorbeeld: "Wat te eten en drinken voordat u doneert:" "Hoelang het proces zal duren:" en "Hoe u zich waarschijnlijk direct zult voelen na het geven van bloed:" Geef de nodige informatie kort en bondig onder elk punt.
Bedank uw collega's 'van tevoren' voor hun medewerking - een hint dat u het verwacht. Bieden aan om hun vragen te beantwoorden en bieden de beste manier om contact met u op te nemen: per e-mail, per telefoon of persoonlijk.
Tip
Schrijf een ontwerp van je e-mail, leg het een tijdje opzij en keer terug met een vernieuwd paar ogen. Onderzoek het voor spelling, grammatica en interpunctie, denk eraan dat uw collega's u misschien nooit een geschreven faux pas zullen laten vergeten.
