Een receptionist vertegenwoordigt een bedrijf door het gezicht en de stem te zijn die klanten begroeten bij hun eerste bezoek of telefoontje. Het vermogen van de receptionist om een goede eerste indruk te maken, is een belangrijk onderdeel van het algehele succes van het bedrijf. Hoewel de taken van de receptionist enigszins kunnen variëren per werkgever en sector, zijn er gemeenschappelijke vaardigheden en kwaliteiten van een receptioniste die voor elke taak noodzakelijk zijn.
$config[code] not foundCommunicatieve vaardigheden
Communicatie is de kern van de taken van een receptioniste. Ze moet duidelijk kunnen praten met mensen aan de telefoon en in persoon. Ze neemt berichten en geeft ze door aan de juiste persoon. Ze kan aanwijzingen geven, vragen beantwoorden en bezoekers of bellers naar een andere medewerker of afdeling leiden. Een goede receptioniste heeft een leesbaar handschrift, zodat notities en berichten gemakkelijk kunnen worden gelezen.
Het is ook belangrijk om de terminologie van het veld te kennen. Medische receptioniste vaardigheden, bijvoorbeeld, bevatten vaak basiskennis van medische procedures en termen die worden gebruikt door verzekeringsmaatschappijen en farmaceutische vertegenwoordigers. Een goede receptioniste weet voldoende over het bedrijf en zijn gespecialiseerde vocabulaire om basale vragen te kunnen beantwoorden en bellers en bezoekers naar de juiste afdelingen te leiden.
De mogelijkheid om een teamspeler te zijn
De receptionist fungeert als een schakel tussen klanten en de medewerkers die de gewenste diensten verlenen. Receptionisten helpen klanten en klanten krijgen wat ze willen. Ze helpen collega's op verschillende manieren, van het maken en aannemen van telefoongesprekken tot het bijhouden van afsprakenboeken en het uitvoeren van andere routinetaken. Receptionisten faciliteren vaak ook de communicatie tussen hun collega's, zodat het bedrijf zo soepel mogelijk kan werken.
Computervaardigheden
Afhankelijk van de taak kan een receptioniste veel meer doen dan telefoons beantwoorden en klanten begroeten. De taken van Receptive kunnen bestaan uit het maken van brieven, memo's, facturen, planningen en andere soorten documenten en records. De meeste bedrijven zijn tegenwoordig afhankelijk van elektronische middelen om documenten te maken en te onderhouden. Receptionisten moeten bekwaam zijn met standaard tekstverwerkings- en spreadsheet-software zoals Microsoft Word en Excel. Ze moeten in staat zijn om gespecialiseerde software te leren die een bedrijf kan gebruiken voor zijn administratieve werkzaamheden.
Receptionisten moeten ook weten hoe standaard kantoorapparatuur werkt. Dit omvat multi-line telefoons, kopieerapparaten, faxmachines en frankeermachines.
De juiste persoonlijkheid
Sommige kwaliteiten van een receptioniste kunnen niet op school worden geleerd. Receptionist zijn kan stressvol zijn; een goede receptionist behandelt meerdere taken tegelijk met kalmte en efficiëntie. Er kunnen meerdere klanten in de rij staan voor aandacht. Een bezorgingsbestuurder heeft mogelijk een handtekening nodig terwijl u aan het telefoneren bent op meerdere lijnen. Eén collega kan om berichten vragen terwijl een andere medewerker u vraagt om een afspraakschema te controleren. Een goede receptionist kan taken organiseren en prioriteren, zodat ze correct en tijdig worden uitgevoerd.
Als receptionist hebt u waarschijnlijk toegang tot vertrouwelijke informatie over collega's en klanten. Beiden hebben de loyaliteit en discretie van een receptioniste in het beschermen van privé-informatie.
Een extraverte persoonlijkheid is een pluspunt voor een goede receptioniste. Afhankelijk van waar je werkt, kan je dag behoorlijk druk zijn, met veel interactie met klanten en collega's. Het is belangrijk om altijd aangenaam en zakelijk te zijn, ongeacht wat je binnen voelt of welke dag je hebt gehad.
Werkomgeving
Receptionisten zitten meestal aan een bureau in een receptie, wachtkamer of kantoor. Volgens een recent onderzoek van De Boston Globe, meer dan 90 procent van de receptionisten die momenteel werken, zijn vrouwen. Vanwege de grote verscheidenheid aan industrieën en omgevingen waarin receptionisten nodig zijn, bestaan er mogelijkheden voor volledig en deeltijd werk, tijdens normale kantooruren en op avond-, nacht-, vakantie- en weekendroosters.
Salaris en Job Outlook
Het gemiddelde salaris voor een receptioniste is $34,800 per jaar, met een bereik dat meestal daartussen valt $31,247 en $39,012. Een aantal factoren kan van invloed zijn op het salaris, inclusief werkgever, geografische locatie, opleiding, receptionistaken en jarenlange ervaring.
Volgens het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics, dat gegevens bijhoudt voor de meeste civiele beroepen, is de verwachte groei voor receptionistposities ongeveer 9 procent tot 2026. Dat is net zo snel als gemiddeld, vergeleken met alle andere bezigheden.
