Als een kleine zakelijke professional, hoe bezorgd moet u zijn over het bijhouden van de tijd van medewerkers? Zie het als volgt: is winstgevendheid belangrijk? Is het belangrijk om op schema te blijven met budgetten en projecten? Ja? Dan moet je absoluut de tijd volgen.
In deel een van deze serie ("Hoe kleine bedrijven kunnen profiteren van tijdregistratie"), hebben we gekeken naar het opstellen van een vereistenlijst, zodat u tijdregelingssoftware met vertrouwen kunt kopen en het software-uitrolproces begrijpt. In dit tweede artikel zullen we kijken naar vragen die moeten worden gesteld om ervoor te zorgen dat de demo solide is en de voordelen van software-as-a-service versus geïnstalleerde software.
De meest voorkomende fout bij het kopen van timesheet-software: val niet voor een misleidende demo
U hebt het recht om te eisen dat een verkoper absoluut, volledig bewijs zonder enige twijfel dat hun oplossing het specifieke bedrijfsprobleem van uw bedrijf zal oplossen. U verdient een gedetailleerde demonstratie die uw werknemerslijst, klantenlijst, projectlijst, uw bedrijfslogo, kleurenschema gebruikt en die rapporten over uw gegevens toont die u zullen bewijzen dat uw bedrijfsprobleem is opgelost. Als een leverancier u er niet 100% zeker van kan maken dat de oplossing geschikt is voor uw specifieke bedrijfsbehoeften, loop dan weg. Ingeblikte demo's zijn ontworpen om te misleiden.
Vragen om vragers te vragen:
- Kunt u mij absoluut bewijzen dat u mijn bedrijfsprobleem zult oplossen door mijn werknemers, afdelingen, projecten, enz. Te gebruiken en me vervolgens de rapporten te laten zien die ik moet zien?
- Kunt u referenties opgeven van klanten die uw product succesvol hebben geïntegreerd met mijn boekhoudsysteem, mijn projectbeheersysteem en mijn payrollserviceprovider?
Als de leverancier de software snel kan configureren tijdens een demo en u laat zien dat deze echt aan uw behoeften voldoet, dan kan hij dit waarschijnlijk snel doen nadat deze ook in uw bedrijf is geïnstalleerd.
SaaS-flexibiliteit maakt vroege uitrol, serverbescherming en eenvoudigere upgrades mogelijk
Als de software voor 100 procent op het web is gebaseerd (en het zou moeten zijn om verouderde technologie en installatieproblemen te voorkomen), kunt u deze vanaf elke computer op aarde gebruiken. Softwarebedrijven kunnen technologie leveren via twee verschillende modellen: op uw locatie geïnstalleerd of door u gehuurd en op de website van de leverancier worden uitgevoerd. De laatste benadering wordt software-as-a-service (SaaS) genoemd. Er is geen reden waarom een aanbieder beide opties niet kan aanbieden.
SaaS biedt vroege implementaties, serverbeveiliging en eenvoudigere upgrades. Bij een vroege uitrol laat de leverancier u tijdelijk de SaaS-site gebruiken terwijl uw IT-winkel de gekochte machine voor uw lokale installatie gebruikt. Serverbeveiliging is het proces van het verzenden van een back-up naar de leverancier in het geval dat uw lokale installatie mislukt. Zo kan de leverancier uw systeem onmiddellijk op zijn site laten draaien. SaaS maakt eenvoudigere upgrades mogelijk, omdat u tijdens het upgradeproces een testsite krijgt die geen hardware-aankopen van uw kant vereist.
Vragen om vragers te vragen:
- Wat voor soort back-upgenerator heeft u in geval van een stroomuitval op uw SaaS-site?
- Waar wordt het gehost?
- Hoeveel verbindingen met internet heeft uw SaaS-site?
- Hoeveel kost de serverbescherming?
- Kan ik op uw SaaS-servers worden uitgerold en later de gegevens naar mijn eigen servers overbrengen?
- Waar worden SaaS-back-uptapes opgeslagen?
- Welke soorten beveiligings- en brandbestrijdingsmogelijkheden zijn er op de hostingsite?
Kijk buiten de HR-afdeling
Wanneer payroll executives tijd- en aanwezigheidssystemen implementeren om de loonlijst te automatiseren, missen ze vaak de kans om grotere winstgevendheid in het hele bedrijf mogelijk te maken. Deze leidinggevenden zijn natuurlijk payroll-experts. Ze zijn meestal geen experts in projectadministratie of factureringautomatisering.
De tijdgegevens die zij verzamelen, indien ze op de juiste manier worden verzameld, kunnen ook worden gebruikt voor het automatiseren van projectbeheer, projectkosten, projecttracking en verbetering van de projectschatting. Bovendien kunnen de gegevens worden gebruikt voor interne, externe en omgekeerde factureringsautomatisering.
Denk eens terug aan dat vereistenverzamelingsgedeelte van het timesheet-softwareselectieproces. Breng R & D-managers binnen, marketingmensen en A / P-mensen. Heb een heel selectieteam. Ja, het kan moeilijker zijn, maar het zal winstgevendheid ontketenen waarvan u niet wist dat het beschikbaar was.
Door de tips in dit artikel te volgen, kunt u er zeker van zijn dat timesheet-software enorme winstgevendheid in uw bedrijf met zich meebrengt door loonadministratie, facturering en vooral projectkostenadministratie te automatiseren.
Time Tracking Foto via Shutterstock
12 Opmerkingen ▼
