Deze systemen beweren echter meestal dat ze het type "gezet en vergeten" zijn. Dit kan misleidend zijn en kan leiden tot onrealistische verwachtingen, evenals gebrekkige implementatiestrategieën.
Gelukkig is het mogelijk om veel waarde te halen uit automatiseringssystemen, zolang je zowel hun voordelen als hun beperkingen begrijpt.
Het is belangrijk om te weten welke processen op betrouwbare wijze binnen uw bedrijf kunnen worden geautomatiseerd. Deze kunnen onder meer bestaan uit salarisadministratie, facturering, kostenberekening, monitoring van IT-infrastructuur, internetgerelateerde marketing, prospect- en klantbetrokkenheidsbeheer, monitoring van concurrerende informatie en vele andere. De kunst is om te bepalen welke processen, in het bijzonder geautomatiseerd, de meeste waarde zullen opleveren voor uw bedrijf.
Een methode om deze waarde te bepalen, is het zorgvuldig volgen van de tijd van medewerkers om te bepalen of werknemers grote hoeveelheden tijd doorbrengen aan processen die gemakkelijk kunnen worden geautomatiseerd. In dergelijke gevallen levert het implementeren van een geautomatiseerd systeem vaak een hoog rendement op door de tijd die aan saaie activiteiten wordt besteed te verkorten en tegelijkertijd werknemers te ontslaan om aan andere taken te werken.
Het selecteren en implementeren van specifieke software om aan automatiseringsvereisten te voldoen is een te breed onderwerp om hier volledig te behandelen (dat is waar de consultants hun geld verdienen).
Dat gezegd hebbende, als u eenmaal hebt vastgesteld welke processen in uw bedrijf met succes kunnen worden geautomatiseerd, zijn er enkele universele best practices voor automatisering om te onthouden:
Integratiefunctionaliteit
Zorg ervoor dat de integratiefunctie aanwezig is in het systeem dat u kiest. Moderne zakelijke programma's moeten met elkaar communiceren zodat u gegevens kunt verzamelen, ophalen en manipuleren zoals u wilt.
Als een programma veel eigen protocollen gebruikt, zoek dan ergens anders naar software die goed met anderen zal spelen.
lang leven
Een andere belangrijke factor bij het kiezen van automatiseringsprogramma's is de langlevendheid. Nicheprogramma's die nieuw en relatief onbewezen zijn in een zakelijke omgeving, zijn riskant omdat ze misschien niet lang duren. Daarom, zelfs als het programma werkt zoals geadverteerd, zou u vast kunnen komen te zitten wanneer een update nodig is en het bedrijf ten onder is gegaan.
Als het gaat om het automatiseren van belangrijke bedrijfsprocessen, is het verstandig om te kiezen uit programma's van hoge kwaliteit die de tand des tijds hebben doorstaan. Kleine bedrijven kijken vaak naar Quickbooks, ADP en zelfs Microsoft Dynamics GP om de basis te leggen voor automatiseringsinfrastructuur. Hoewel deze niet perfect in de behoeften van iedereen passen, verdient elke een zorgvuldige blik.
Monitor en update
Houd er ten slotte rekening mee dat zelfs de meest geavanceerde automatiseringssystemen niet kunnen worden overgelaten om te worden gebruikt zonder regelmatige monitoring en updates. Over het algemeen moeten programma's dagelijks worden gecontroleerd om zeker te zijn dat ze goed werken, zodat eventuele problemen snel kunnen worden gecorrigeerd.
Als het softwareprogramma dat u kiest een onderhoudscontract biedt, zou u er verstandig in willen investeren. Automatiseringssystemen moeten opnieuw worden geëvalueerd of minstens twee keer per jaar worden bijgewerkt. Soms omvat een onderhoudscontract automatische software-updates, wat een zeer waardevol voordeel is.
De software verandert snel, waardoor regelmatig onderhoud nodig is om een vlotte integratie met uw dagelijkse processen te garanderen. Als je ontdekt dat software achterblijft of problemen veroorzaakt, zelfs nadat het is bijgewerkt, moet je zeker overwegen om naar een vervanging te zoeken. Het ongemak van het implementeren van een nieuw automatiseringsprogramma wordt vaak verzacht door de verbeterde functionaliteit die het biedt.
Automatiseringsprogramma's kunnen van grote invloed zijn op de bedrijfsresultaten, maar het is belangrijk om niet te optimistisch te worden. Uw auto drijft u niet naar uw werk en uw kachel kookt zelf geen voedsel. Alleen mensen kunnen een bedrijf runnen. Wanneer software wordt overgelaten aan amok, gebeuren er slechte dingen.
Richt u op het creëren van een solide implementatie- en onderhoudsstrategie en u kunt uw processen stroomlijnen en tegelijkertijd uw winst vergroten.
Gemakkelijke manier, harde manier foto via Shutterstock
3 Reacties ▼
