Als u uw bedrijf als een S Corporation of een C Corporation hebt opgenomen, dan vereisen de meeste staten dat u de activiteiten van het bedrijf zorgvuldig bijhoudt. Telkens wanneer uw raad van bestuur samenkomt, moet uw bedrijf een dossier bijhouden voor naleving van de regelgeving.
Er is een lange lijst met mogelijke transacties en resoluties die u mogelijk nog moet bijhouden. Dit kan alles omvatten, variërend van:
$config[code] not found- De benoeming van een nieuwe officier.
- Het ontslag van een directeur.
- Aankoopverzekering.
- Voorraad verkopen
- Een kredietlijn / creditcard verkrijgen op naam van het bedrijf.
Het bijhouden van records kan veel zijn om recht te houden, met name voor de eigenaar van het kleine bedrijf. Goede vergaderingsnotulen zijn echter van essentieel belang om uw bedrijf een goede reputatie te geven en uw persoonlijke aansprakelijkheidsschild te behouden. Hieronder staan enkele van de belangrijkste dingen die u moet weten als het gaat om het bijhouden van notulen van uw vergaderingen.
Wat zijn Meeting Minutes?
In de notulen van vergaderingen wordt een officieel verslag bijgehouden van wat er tijdens formele vergaderingen is gedaan of besproken, inclusief de genomen beslissingen of acties.
Ze worden genomen tijdens een formele vergadering van de raad van bestuur of aandeelhouders van een bedrijf, zoals eerste en jaarlijkse vergaderingen. Doorgaans worden vergadernotulen geregistreerd door de secretaris van het bedrijf (of een andere persoon die tijdens de vergadering wordt benoemd).
Wat moet worden opgenomen in de notulen van vergaderingen?
Uw vergaderminuten hoeven niet elk klein detail te bevatten. U hoeft alleen de essentiële informatie en alle genomen beslissingen of genomen acties te documenteren. Over het algemeen moeten uw notulen voldoende gedetailleerd zijn om te dienen als het 'institutionele geheugen' van uw bedrijf.
Typische minuten omvatten het volgende:
- Basisinformatie over de vergadering: datum, tijd, locatie.
- Die aanwezig was, samen met een speciale opmerking in de gevallen waarin deelnemers te laat kwamen of vroeg vertrokken.
- Agenda-items met een korte beschrijving van elk item.
- Stemacties met een gedetailleerd verslag van hoe elk individu heeft gestemd, samen met eventuele abstensies.
- Tijd waarop de vergadering werd onderbroken.
In de meeste gevallen hoeft u helemaal geen minuten te maken. U kunt gratis sjablonen online vinden om als vertrekpunt te dienen. Kies uw type minuten / documenten, vul de lege plekken in en druk deze uit en u bent aan uw archiveringsverplichtingen voldaan.
Wie is vereist om vergaderminuten te houden?
De meeste staten eisen dat S Corporations en C Corporations belangrijke zakelijke beslissingen en de belangrijkste vergaderingen die u vastlegt, documenteren.
Momenteel zijn de volgende staten Niet doen vereisen dat er minuten worden bewaard:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- Noord-Dakota
- Oklahoma
Bovendien zijn LLC's niet verplicht om minuten te houden.
Wat moet ik doen met de minuten nadat ze zijn opgenomen?
Notulen hoeven niet te worden ingediend bij de staat, maar kunnen in plaats daarvan bij uw andere bedrijfsdocumenten worden bewaard, zoals statuten, statuten en resoluties.
Net als andere documenten, moet u de minuten minstens zeven jaar bij de hand houden. Leden van de onderneming, zoals aandeelhouders, functionarissen en bestuurders, hebben het recht om de notulen van de vergadering na te vragen op "redelijk verzoek" aan de onderneming.
Hoewel u deze documenten niet bij de overheid hoeft in te dienen, moeten ze toch als belangrijke documenten worden beschouwd en zijn ze essentieel voor het beschermen van de goede reputatie van uw onderneming en uw beperkte aansprakelijkheid.
16 Opmerkingen ▼
