Je moet die video's van assemblagelijnen in fabrieken hebben gezien. Een continue stroom van perfect bewerkte, identiek uitziende items die bijna als door magie over de werkvloer vloeien. Als jij en ik maar output zouden kunnen produceren op dat niveau van efficiëntie, snelheid en nauwkeurigheid, dag in dag uit na dag.
Topoorzaken van lage productiviteit
Helaas is mens zijn iets dat ons niet uitrust voor assemblagelijnachtige precisie en productiviteit. Er zijn echter een heleboel dingen die we doen op onze werkplekken die een productiviteitsdrainage zijn. Hier is een blik op enkele van de gebruikelijke verdachten.
$config[code] not foundGebrek aan planning
Een terugkerend thema in veel teams is de ongeordende manier waarop individuele leden een probleem benaderen. Wanneer er geen duidelijke richting is bepaald over wat er moet worden gedaan met betrekking tot een taak, besluit elk lid het op zijn eigen unieke manier aan te pakken.
Dit kan betekenen dat meer dan één persoon hetzelfde onbewust doet, wat een van de grote productiviteitsafvoeren is. Soms worden onnodige taken uitgevoerd. Op andere momenten wordt te veel tijd besteed aan onbeduidende taken. Elk van deze scenario's leidt tot productiviteitsverspilling en vormt een enorme aantasting van de middelen van een organisatie. Maar ze zijn volledig te vermijden met wat vooraf plannen.
Net zoals elke film een script heeft, zodat je precies weet welke scène volgt, maak dan een script voor je team. Als uw werk projectmatig is, stel dan een gedetailleerd actieplan op met duidelijke toegewezen verantwoordelijkheden en tijdlijnen om alle betrokkenen op het goede spoor te houden.
Als u meestal niet met projecten omgaat, en in plaats daarvan omgaat met routineprocessen; verduidelijk hoe u en uw team elk proces zullen benaderen en zorg ervoor dat er geen onvoorziene knelpunten zijn. Gebruik tools zoals 10.000 Feet of Resource Guru om uw bronnen beter te plannen.
Te veel e-mail
Zelfs in deze tijd van sociale media en een miljoen apps die kunnen worden opgestart, weet e-mail onze dagen op het werk te besturen. Zelfs al sinds een jaar geleden stuurden we gezamenlijk dagelijks 182,9 miljard e-mails naar elkaar. Met ongeveer 2,92 miljard internetgebruikers ter wereld in 2014, maakt dat het elke dag meer dan 62 e-mails per hoofd. Dat is weer een van de grote productiviteitsafvoeren op het werk en voldoende e-mail om u de hele dag bezig te houden.
Laat e-mail niet over uw werkdag beslissen. Plan uw dag in uw eerste 10 minuten op het werk met een duidelijke takenlijst. Ga aan de slag in je lijst en als je even pauze neemt in je werk, vink dan die overvolle e-mailinbox aan. De reden voor het prioriteren van uw takenlijst via e-mail is eenvoudig. Wat je op die lijst hebt gezet, zijn dingen waar een prioriteit voor is u. Email is wat anderen wil dat je doet en voldoet aan hun prioriteiten, niet aan jou.
Een beetje egoïstisch zijn in dit opzicht zal wonderen doen voor je dagelijkse productiviteit. Als je snel met iemand wilt communiceren, loop dan even naar zijn bureau voor een beetje gezicht. Heb je daar geen tijd voor? Kies in plaats daarvan voor de instant messaging-service van uw kantoor. Slack en HipChat zijn twee voorbeelden van extreem populaire en superveelzijdige IM-services voor uw werkplek.
Meeting Mania
Te veel vergaderingen en te weinig werk is nog een van de productiviteitsafvoeren en ook een frequente klaagzang op de werkplek over de hele wereld. De obsessie om een vergadering van verschillende teamleden te beleggen voor elke kleine taak haalt ze weg van echt productief werk dat ze hadden kunnen bereiken en het ritme van werk overtreden.
Erger nog, veel vergaderingen omvatten personen die weinig of niets te maken hebben met de kwestie. Dat is een kolossale verspilling van tijd voor dergelijke leden en biedt een nulwaarde voor de vergadering.
Vermijd productiviteitsverlies zoals dit door het aantal vergaderingen dat u en uw team bellen te beperken. Investeer in plaats daarvan in een samenwerkingshulpmiddel zoals Wrike, waarmee u plannen kunt maken, ideeën kunt bespreken, werk kunt toewijzen en individuele bijdragen kunt bijhouden, allemaal vanuit het gemak van een "commandocentrum" dat is geïntegreerd met Word, Excel, Gmail, Dropbox, en vrijwel elke andere reguliere applicatie die u misschien gebruikt. Geen verspillende vergaderingen meer voor elke kleine update van elk teamlid.
Te veel pauzes
Alle werk en geen spel maakt Jack een saaie jongen. Onze geest van het omzetten van werkplekken in ontspannen plaatsen resulteert echter vaak in kantoren waar meer mensen buiten staan die een 'rookpauze' nemen dan mensen aan hun bureau werken.
Dan zijn er eindeloze koffieruns en persoonlijk werk dat urenlang naar binnen sluipt en productieve tijd uit onze schema's steelt zonder dat we het ons realiseren.
Moedig je team aan pauzes te nemen van hun werk om zichzelf zo nu en dan opnieuw op te laden, maar neem een duidelijk standpunt in tegen te frequente pauzes die weinig of geen nut hebben naast het verspillen van tijd.
Veel mensen roken op uw werkplek? Creëer een rookvrije zone niet ver van uw werkgebied, zodat uw medewerkers de lift niet op en af hoeven nemen voor elke rookonderbreking. Sterker nog, moedig je team aan om de billen te trappen en in plaats daarvan tot rust te komen in de speelkamer of cafetaria.
Woorden scheiden
Productiviteitsafvoeren en lage productiviteit zijn niet alleen problemen waar uw team last van heeft. Meer dan 70 procent van de Amerikaanse werknemers is 'actief onthecht' volgens een Gallup-studie in 2013.
Stel je de staat van onze economie voor als deze arbeiders weer in een actief productieve modus zouden kunnen worden gebracht! Misschien ben je nog niet in staat om de hele economie te transformeren, maar met een paar simpele veranderingen kun je de productiviteit van je eigen werkplek absoluut omdraaien.
Drukke kantoorfoto via Shutterstock
5 Opmerkingen ▼
