Als het gaat om procesdocumentatie is geen enkel detail te klein voor onboardingprocedures of verwachtingen van medewerkers. Maar wanneer helpt het om bepaalde voorschriften in gedrukte vorm te zien? We vroegen de negen leden van de Young Entrepreneur Council (YEC) de volgende vraag:
"Met welke documenten zorg je ervoor dat je altijd fysieke kopieën bij je hebt van het kantoor en waarom?"
Dit is wat leden van de YEC-gemeenschap te zeggen hadden.
$config[code] not foundFysieke kopieën van documenten zijn zinvol voor:
1. Onze missie en bedrijfswaarden
"Ons team definieerde onze cultuur in acht huurders, genaamd 'The Modify Way', en ze zijn sindsdien aan de wand geweest. Dit document beschrijft hoe fans, investeerders, zakelijke partners en werknemers kunnen verwachten dat het Modify-team handelt. Door het te plaatsen, kunnen we gefocust en trouw blijven aan onszelf. Door het publiek en prominent te maken, worden we ook gedwongen om te evalueren en bij te werken naarmate onze cultuur groeit. "~ Aaron Schwartz, Modify Watches
2. Ontwerptesten
"Als merk- en ontwerpbureau besteden we het grootste deel van onze tijd aan het werken op schermen voor mobiel en internet. Maar vaak kijken naar schermen voor eindeloze uren resulteert ook in het gevoel alsof je in een vortex zit. We printen elk werk dat we doen voor klanten, inclusief logo's, kleurenpaletten, wireframes, schermen van mobiele apps, enz., Zodat we een betere context en tastbare ervaring krijgen voor het werk buiten het scherm. "~ Sunny Bonnell, Motto
3. Onkostennota's
"Geloof het of niet, veel organisaties hebben nog steeds fysieke kopieën van bonnen nodig voor terugbetaling en het scannen van een bonnetje en e-mailen doet het gewoon niet. Om deze reden bewaar ik alle papieren kopieën in een map totdat ik de betaling heb ontvangen en als een ontvangstbewijs per e-mail wordt verzonden, maak ik er een gewoonte van om het uit te printen en in de map te plaatsen. "~ Alexandra Levit, Inspiration op het werk
4. Verzekeringsdocumenten
"Het bewaren van papieren kopieën van verzekeringsdocumenten, zelfs als u een digitale kopie hebt, is vooral belangrijk wanneer er problemen optreden. Als u bijvoorbeeld uw verzekeringsdocumenten opslaat op de harde schijf van een kantoor die later beschadigd raakt, kan het een uitdaging zijn om tijdig toegang te krijgen tot een ander exemplaar. Het hebben van een papieren kopie van belangrijke verzekeringsdocumenten biedt directe toegang tijdens een stroomstoring. "~ Kristopher Jones, LSEO.com
5. Het strategisch plan van ons bedrijf
"Uw strategisch plan is de leidraad van uw bedrijf voor groei en succes in de toekomst. Elke medewerker moet toegang hebben tot het strategisch plan en dit raadplegen om te verzekeren dat wat zij doen uw bedrijf vooruit helpt.Wanneer werknemers weten hoe ze hun taken moeten koppelen aan uw strategische visie, is uw bedrijf op veel meer solide basis. "~ Nicole Munoz, start nu met rangschikken
6. Vision Boards
"Op dit moment zijn alle bedrijfsdocumenten virtueel en zitten ze in de cloud tussen verschillende platforms, waaronder Google Drive, Dropbox, Adobe Echosign en Podio. De enige fysieke documenten die eenieder van ons handig vindt, zijn de visionboards die aan het begin van het jaar zijn gemaakt. Deze helpen werknemers herinneren aan zowel hun zakelijke als persoonlijke doelen. Al het andere is eenvoudig toegankelijk op de cloud. "~ Marcela De Vivo, Brilliance
7. Niets
"We proberen alles elektronisch te maken en in ons dashboard te plaatsen. Op die manier hebben onze lokale en externe medewerkers allemaal toegang tot alles. We hebben enkele vereiste posters voor naleving van de werkplek, back-ups van belangrijke online documenten in geval van een ramp en ontvangsten in opslag. Maar over het algemeen plaatsen we al onze kernideeën, materialen en documenten online voor toegang tot het team. "~ Peter Boyd, PaperStreet Web Design
8. Alles gerelateerd aan belasting
"Ik heb vrijwel alles op gecodeerde harde schijven en in de cloud gezet, maar het enige dat ik weiger om fysieke kopieën te versnipperen of op te offeren, is alles wat met belasting te maken heeft. Dit betekent ontvangsten, facturen, contracten, belastingaangiften, verklaringen, meldingen, enz. Ik bewaar kopieën thuis en op mijn kantoor op veilige locaties en houd alles strak georganiseerd zodat het gemakkelijk te onderhouden is. Knoei niet met de IRS! "~ Robby Berthume, Bull & Beard
9. wettelijk verplichte Posters
"Arbeidsrechtelijke posters zijn niet de meest opwindende documenten, maar het Amerikaanse ministerie van Arbeid en de arbeidsrechtstaat eisen van werkgevers dat ze deze opvallend op kantoor neerleggen. U kunt de tool Poster Advisor van het Department of Labour gebruiken om de posters te identificeren die u nodig hebt, of een bedrijf met compliance-affiches gebruiken. "~ Roger Lee, Captain401
Afdrukken Druk op Foto via Shutterstock
1
