Met alle beschikbare communicatiemethoden denkt u misschien dat uw werknemers geen training nodig zouden hebben op interoffice-berichten. De waarheid is dat de verscheidenheid aan opties het vaak moeilijk maakt om de juiste weg te kiezen. Het opstellen van een paar regels en best practices zorgt ervoor dat werknemers de juiste keuzes maken wanneer meerdere kantoren een dialoog aangaan. Wanneer u duidelijke protocollen heeft, treden minder conflicten en misverstanden op.
$config[code] not foundBeleid en procedures creëren
Het opstellen, schrijven, herzien en publiceren van beleid en procedures formaliseert de fundamentele interacties die zich voordoen in uw bedrijf. Als u niet de tijd neemt om deze situaties te overwegen, kunnen inbreuken op de beveiliging en privacykwesties uw activiteiten doen ontsporen. U moet normen instellen voor de manier waarop u informatie verzamelt, verwerkt, overbrengt en gebruikt tussen kantoren, via e-mail, speciale enveloppen voor post en andere andere versnelde methoden. Zorg ervoor dat u personeels- en klantgegevens beschermt en zorg ervoor dat u zich aan de wettelijke voorschriften houdt. Train medewerkers bijvoorbeeld om verdachte e-mails te herkennen die phishing of andere frauduleuze internetactiviteiten vertegenwoordigen.
Sjablonen ontwikkelen
Medewerkers trainen in interofficecommunicatie moet ook bevatten hoe u sjablonen voor e-mail, nieuwsbrieven, presentaties en andere kantoorinformatie kunt gebruiken. Door een standaardformaat te maken, dwingt u het gebruik van het bedrijfslogo, lettertypen en kleuren af. Door deze op een bedrijfsintranetsite te publiceren, zijn ze gemakkelijk toegankelijk voor alle medewerkers. Bij training wordt het doel van de sjabloon beschreven, hoe u deze aanpast en gebruikt.
Uitvoeren van rollenspeloefeningen
Ondoeltreffende interoffice-communicatie vindt plaats wanneer mensen zich niet duidelijk uitdrukken, goed luisteren en elkaar volledig respecteren. Door teambuildingoefeningen te doen, biedt u uw personeel mogelijkheden om te oefenen met communiceren in een niet-bedreigende oefenomgeving. Deel een groep werknemers van verschillende locaties bijvoorbeeld in paren. Vraag de deelnemers na te denken over een moeilijk gesprek, zoals het beëindigen van een medewerker. Eén persoon speelt de rol van de manager en de andere persoon speelt de rol van de werknemer. Vraag de deelnemers na vijf minuten om het bericht af te leveren om het gesprek te bespreken en wat wel en niet heeft geholpen met het proces. We kunnen meningsverschillen of onderhandelingen op de werkplek niet vermijden. Door echter te leren patronen te ontcijferen die geen bijdrage leveren aan de oplossing, kunnen we converseren zonder defensiviteit, luisteren naar de ware betekenis van wat er wordt gezegd, kalm blijven ondanks beschuldigingen en boosheid, en ons richten op productieve probleemoplossing.
Goede communicatoren belonen en herkennen
Zodra u patronen van effectieve communicatie vaststelt, bestendigt u de trend door mensen te belonen en te herkennen die conflicten verspreiden en samenwerken. U kunt bijvoorbeeld teamspelers belonen die op verantwoorde wijze sociale media gebruiken om bedrijfsproducten te promoten door kleine tokens van uw waardering te verdelen, zoals cadeaubonnen, bioscoopkaartjes of kortingsbonnen. U kunt werknemers ook in het openbaar bedanken voor hun vermogen om mensen op de hoogte te houden tijdens bedrijfsbijeenkomsten, evenementen en ceremonies. Geef bijvoorbeeld een certificaat van prestatie voor de beste nieuwsbrief die in uw bedrijf wordt verspreid.
