Bijeenkomstmemo's gaan in op het doel van de vergadering, relevante feiten en hoe ontvangers op de informatie moeten reageren. Houd de notitie zo direct en bondig mogelijk en verzend deze elektronisch of plaats deze in de interne mailboxen van uw medewerkers. Een solide zakelijke vergadering memo helpt managers, teamleiders en collega's informatie delen met medewerkers over aankomende vergaderingen op een tijdige, effectieve manier.
$config[code] not foundMemo-indeling
Volg standaardprocedures voor schriftelijke zakelijke communicatie bij het formatteren van een vergadermemo - enkele spatie en links de inhoud rechtvaardigen, een regel tussen alinea's overslaan, één spatie na elke punt plaatsen en niet inspringen wanneer u een nieuwe alinea begint. Gebruik specifieke koppen, zoals 'Wat u naar de vergadering moet brengen' om ontvangers te helpen belangrijke informatie te identificeren en geef genummerde lijsten en opsommingspunten op zodat ze snel de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben, beveelt het Purdue University Online Writing Lab aan. Laat aan de bovenkant een marge van 1,5 inch vrij - tenzij u briefhoofdpapier gebruikt en de marge moet vergroten - en schrijf het woord 'MEMORANDUM' in vetgedrukte hoofdletters bovenaan de pagina, beveelt Loyola University in New Orleans aan.
Details en onderwerp van kwestie
Geef specifieke informatie over de vergadering. Gebruik geen vergadermemo's om andere zaken te bespreken die niet relevant zijn voor de vergadering, beveelt de University of Maryland University College aan. Vermeld de datum, het tijdstip en de locatie van de vergadering, het primaire onderwerp en wie de vergadering in de kop voert. Richt de memo op individuele medewerkers, een hele afdeling, een specifiek team of het volledige personeel, indien nodig. Geef een korte samenvatting van wat er op de vergadering zal worden besproken en voeg instructies of bijlagen toe als u wilt dat medewerkers materiaal lezen of voorbereiden vóór de vergaderdatum. Houd je memo op één pagina of minder.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingProfessionele toon
Gebruik algemene, alledaagse professionele taal in uw memo en vermijd straattaal, sarcasme of moppen. Geef duidelijk aan wanneer, waar en waarom u de vergadering leidt en probeer niet om ontvangers te imponeren met woorden met woordenschat. Wees direct en specifiek met uw vergadergegevens en -instructies, met behoud van een beleefde en hoffelijke toon. Vermijd emoties en hou je aan de basisfeiten over de bijeenkomst, volgens Loyola University. Zelfs als u tijdens de vergadering emotioneel beladen kwesties, conflicten of bedrijfskwesties bespreekt, heeft uw vergadermemo een kalme, neutrale toon nodig.
Manieren om een vergadermemo te sturen
Stuur een vergadermemo op dezelfde manier als u normaal zou communiceren met collega's en personeel. Een directeur van een lagere school kan bijvoorbeeld een gedrukt exemplaar van de memo in de interne mailbox van elke docent plaatsen. Of ze kan elektronische notities sturen naar de e-mailadressen van docenten. Stuur alleen een sms-bericht naar uw werknemers als u ze al op voorhand hebt aangegeven dat u van plan bent om op die manier overeen te komen. Memo's zijn over het algemeen te lang om in te dienen via sms, tenzij u alleen de datum, tijd en locatie opgeeft. Vermijd het gebruik van persoonlijke e-mailaccounts van medewerkers voor bedrijven, maar aarzel niet om vergadermemo's te sturen naar zakelijke e-mailadressen.
