Kleine bedrijven met werknemers die op offsite locaties werken, kunnen de nieuwste technologieën voor tijdregistratie en planning gebruiken om hun mobiele personeel beter te beheren. Deze nieuwste virtuele tijdklokinnovaties maken gebruik van global positioning satellite (GPS) en geofencing-technologie via smartphoneapplicaties.
Een mobiele GPS-tijdklok
Bob Drainville is de president van Timesheet Mobile. De applicatie van zijn bedrijf creëert een virtuele perimeter rond een fysieke locatie met behulp van GPS-technologie voor werknemers in het veld. De technologie helpt werkgevers bij het nauwkeurig bijhouden van de uren die op afstand zijn geboekt door werknemers van buitenaf te herinneren wanneer ze in en uit moeten bellen op hun telefoon.
$config[code] not foundDrainville zegt dat deze tools het beste werken binnen specifieke industrieën en in bepaalde groottes.
"Deze eigenaren van kleine bedrijven hebben meestal tussen de 15 en 25 werknemers," zei hij. "Ze zijn meestal eigenaar / exploitanten in de handel."
Business Acumen
Drainville gaat verder met te zeggen dat deze zakenmensen over het algemeen zeer capabel zijn in hun vakgebied, maar dat ze misschien wat algemeen zakelijk inzicht missen. Ze omvatten over het algemeen eigenaren van kleine bedrijven in de handel en de bouw, maar anderen zoals beveiligings- en schoonmaakbedrijven, evenals die in de gezondheidszorg, kunnen ook voordelen vinden. Deze innovatie is vooral nuttig voor kleinere bedrijven met mensen die op verschillende sites werken voor een paar uur per keer. Het helpt om de werkuren voor elke site vast te leggen, zodat werkelijke uren kunnen worden vergeleken met schattingen.
"Het is over het algemeen oog open voor deze mensen," zegt hij. "Ze krijgen de bevestiging dat elke medewerker op een site is via een GPS-stempel."
Gevraagd om in te loggen
De werknemers worden niet continu gevolgd. Ze worden gevraagd zich aan te melden voor en nadat ze de site hebben verlaten. Als ze echter niet op een geplande locatie worden weergegeven, stuurt dit type toepassing een waarschuwing naar de bedrijfseigenaar.
Een andere tijd- en kostenbesparende functie is de mogelijkheid om geautomatiseerde urenstaten te importeren die zijn gemaakt voor oplossingen van derden, zoals QuickBooks en FreshBooks. Dit zorgt voor een naadloze integratie tussen de werknemer in het veld en een permanent record.
Tijdsdiefstal
Het is duidelijk dat er behoefte is aan deze tool. Drainville citeert twee studies die wijzen op tijddiefstal als een groot probleem voor kleine bedrijven.
"Een paar jaar geleden ontdekte een interactieve Harris-enquête dat 33 procent van de werknemers heeft toegegeven dat ze vals spelen tijdens hun diensten. Een andere studie van The American Payroll Association stelt vast dat 7 procent van de jaarlijkse bruto loonlijsten verloren gaat door tijdsdiefstal. "
Uitdagingen
Dit soort geautomatiseerde tijdregistratie heeft enkele uitdagingen. Compliance van medewerkers staat bovenaan de lijst. Veel werknemers die 40 uur per week een prikklok slaan, kunnen het gebruik van een app die hun locaties vangt en tijdstempels weerstaan, weerstaan.
Drainville stelt voor dat bedrijfseigenaren het aanvankelijke wantrouwen doorstaan door zich te concentreren op kostenbesparingen.
"We vertellen onze klanten dat ze door het automatiseren van het verzamelen van uren, de kosten van banen accuraat kunnen volgen en winstgevender kunnen zijn." Hij zegt ook dat werknemers die weigeren het systeem te gebruiken vaak degenen zijn die vals spelen.
"Dat probleem zorgt voor zichzelf", zegt Drainville. "Ze vertrekken meestal alleen of worden ontslagen."
Andere technologieën zoals Geofence Punch Prompt zetten werknemers aan het werk die vergeten dat ze elektronisch moeten inslaan wanneer ze een jobsite bereiken. Deze elektronische afrastering die met Timesheet Mobile wordt meegeleverd, herinnert werknemers die het systeem hebben vergeten te activeren.
"Ook wanneer ze een site verlaten, herinnert het hen eraan om uit te schakelen", zegt Drainville. "Als ze vergeten dat te doen, laat het een notitie achter op de timesheets zodat de manager de tijd kan zien waarop ze aankomen, wanneer ze zijn vertrokken en dat in een klap hebben omgezet."
Het is ook een goed idee om werknemers te laten weten dat ze niet continu via GPS worden gevolgd.
Bedrijven die mogelijk slagen
Deze technologie is een geweldige manier voor kleine bedrijven met externe werknemers om de kosten laag te houden en tijdsdiefstal tot een minimum te beperken. Er zijn echter een paar bedrijven die de ROI misschien niet halen uit een investering in deze technologie.
Als een groot deel van uw personeel bijvoorbeeld onder één dak werkt en er niet veel voor uitstaat, is dit soort investering misschien niet de moeite waard. Zulke werkplekken hebben vaak tijd klokken in het gebouw. Deze bedrijven kunnen webgebaseerde methoden hebben voor het in- en uitpunchen.
GPS-trackingfoto via Shutterstock
3 Reacties ▼
