Alle schade en chaos veroorzaakt door de orkanen Harvey en Irma in de afgelopen weken hebben duidelijk gemaakt dat kleine bedrijven moeten worden voorbereid in het geval van een natuurramp. Tot 40 procent van de kleine bedrijven herstelt nooit na een natuurramp. En het is nooit gemakkelijk om met deze situaties om te gaan, omdat een plan u het gemakkelijker kan maken om door het proces heen te navigeren.
$config[code] not foundSmall Business To Dos om een ramp te overleven
Omdat er zoveel verschillende factoren zijn om te overwegen, sprak Small Business Trends met enkele experts die tips gaven over verschillende aspecten van rampenparaatheid en herstel. Hier zijn 10 tips die uw bedrijf kunnen helpen om een ramp te overleven.
Boren maken voor scenario's voor potentiële rampen
James R. Bailey, professor en Stacy en Jonathan Hochberg Fellow of Leadership Development aan de George Washington University School of Business, zeiden in een e-mail aan Small Business Trends: "Voor geavanceerde planning zijn scenariovoorspellingen nodig. Overweegt dat elke mogelijkheid, hoe onwaarschijnlijk ook, moet worden vermaakt, gerepeteerd en geboord. "
Maak een back-up van alle belangrijke records in de cloud
Volgens Kevin Miller, CMO van Neat, software voor bedrijfskostenbeheer, is de best mogelijke optie voor kleine bedrijven om belangrijke documenten bij te houden in een cloudoplossing die ook uw records organiseert en ze doorzoekbaar maakt. Maar het is ook acceptabel voor kleine bedrijven om een eenvoudigere cloud-oplossing te gebruiken. Of, als u papieren exemplaren van bepaalde documenten moet bewaren, bewaar ze op een aparte locatie of een brand- en overstromingsbestendige kluis.
Krijg een tweede mening over verzekeringsdekking
Het hebben van de juiste verzekering kan een groot verschil maken in het vermogen van uw bedrijf om met succes een natuurramp te overleven. Om die reden is het van het grootste belang dat u dekking hebt die geen hiaten bevat. Jeff Dudan, CEO van schimmel- en waterschadebedrijf AdvantaClean, zei in een telefonisch interview met Small Business Trends dat kleine bedrijven echt een agent moeten hebben die is gespecialiseerd in het beschermen van bedrijven. En het kan ook geen kwaad om een second opinion te krijgen en uw dekking jaarlijks opnieuw te bekijken voor het geval u mogelijk updates nodig heeft.
Wees tijdens de ramp zeker dat je doortastend handelt
Als je eenmaal voor een ramp situatie staat, is de tijd voor plannen voorbij. En het is tijd voor u om daadwerkelijk actie te ondernemen. In dat geval kan het nodig zijn dat u uw leiderschapsstijl aanpast.
Bailey legt uit: "Er is een echt verschil tussen management en leiderschap. In rustige tijden is een vaste hand het beste. Niveau, analytisch, gemeten. Management is aan de orde van de dag. Maar in een crisis is snel en daadkrachtig optreden geboden. Consensus is meestal het beste pad, maar consensus kost tijd. Bij een ramp - hoe geconstrueerd ook - is tijd van essentieel belang. Sterke en krachtige en soms onvoorwaardelijke leiderschapsregels op de dag. "
Beoordeel eventuele schade aan uw bedrijf voordat u de normale werking hervat
Zodra de ramp voorbij is, waarschuwt Dudan, dat bij het beoordelen van schades ervoor moet worden gezorgd dat uw bedrijfslocatie veilig is voordat u opnieuw binnenkomt. Dat betekent een kijkje nemen in de fundering van het gebouw, ervoor zorgen dat het water is weggezakt en uitkijken naar gebroken elektrische draden. Zorg ervoor dat het gebouw veilig is voordat u uw werknemers vraagt om terug te keren.
Maak de fysieke gezondheid en het welzijn van uw team een topprioriteit
Het is ook een goede gewoonte om te investeren in een aantal beschermende uitrusting, inclusief oogbescherming en beademingsmaskers, vooral als er schimmel- of andere waterschade in het gebouw is. Bovendien zegt Dudan dat het voor mensen die na rampen opruimen gemakkelijk kan zijn om overwerkt en vermoeid te raken. Daarom adviseert hij om ervoor te zorgen dat u voldoende snacks en flessenwater bij de hand heeft, evenals regelmatige pauzes in te plannen.
Wees zeker over het indienen van een claim voordat u contact opneemt met verzekeringsmaatschappijen
Als uw locatie aanzienlijke schade heeft, wilt u natuurlijk zo snel mogelijk contact opnemen met uw verzekeringsmaatschappij om een claim in te dienen. Als u echter te maken hebt met een paar kleine beschadigingen en niet zeker bent van het indienen van een claim, zei Dudan dat het het beste is om uw opties te bepalen voordat u contact opneemt met uw verzekeringsmaatschappij. Contact opnemen met verzekeringsmaatschappijen over een probleem kan gelden als een claim op uw dekking en uw toekomstige tarieven beïnvloeden, zelfs als u besluit om zelf voor het probleem te zorgen.
Hij zei: "Je primaire verantwoordelijkheid is om redelijke middelen te nemen om verdere schade aan het gebouw of eigendom te beperken. Dus als je een restauratieprofessional hebt aangenomen, heb je redelijk gehandeld. Verander het proces niet op onredelijke wijze en wees tijdig en communicatief en houd goede gegevens bij. "
Blijf op de hoogte van alle rampengerelateerde kosten
Tijdens het hele herstelproces moet u ook alle perifere uitgaven voor uw administratie bijhouden, vooral als u te maken hebt met verzekeringsclaims. Dit betekent niet alleen het bijhouden van uw werkelijke reparatiekosten. U moet ook dingen bijhouden zoals de uren dat u werknemers betaalt om opruimwerk te doen in plaats van hun normale taken, voedsel en water dat u aan werknemers en verkopen biedt die uw bedrijf tijdens de herstelperiode heeft verloren.
Geef jezelf de tijd om records te herstellen
Van daaruit moet u aan de slag gaan om uw gegevens te herstellen en terug te keren naar uw dagelijkse activiteiten. Zelfs als je back-uprecords hebt, kan het gerelativeerde tijd kosten. Dus vooral als je te maken hebt met een ramp, rond of voor het belastingseizoen, raadt Miller aan om een verlenging aan te vragen om jezelf wat ademruimte te geven. De IRS verleent vaak verlengingen aan bedrijven die zijn getroffen door rampen. Dus dit geeft je meer tijd om je te organiseren, terwijl je nog steeds te maken hebt met alle chaos die gepaard gaat met het herstellen van een natuurramp.
Bereik contact met banken en leveranciers
Als u belangrijke gegevens bent verloren of betalingen hebt gemist, stelt Miller ook voor om contact op te nemen met uw bank en uw leveranciers om die belangrijke informatie te herstellen. U kunt virtuele of papieren kopieën van uw financiële administratie, contracten, facturen en andere belangrijke documenten aanvragen. Dit zou je moeten helpen een behoorlijk goede database op te bouwen. U kunt ook met uw leveranciers samenwerken om informatie te bekijken over uitbreidingen voor betalingen of betalingsplannen om u te helpen bij het beheren van uw uitgaven terwijl u zich bezighoudt met herstelinspanningen.
Orkaanvoorbereiding Foto via Shutterstock
