De Civil Rights Act van 1964 vereist dat sollicitaties voor sollicitaties minstens een jaar in het archief bewaard worden. Als u weet dat een aanvrager ouder dan 40 is, moet zijn aanvraag voor twee jaar worden ingediend, volgens de Wet op discriminatie op grond van leeftijd. Staatswetten kunnen zelfs een langere periode vereisen om vast te houden aan de gegevens van sollicitanten. Vanwege overheids- en federale voorschriften is een accuraat administratie- en archiveringssysteem voor sollicitanten een belangrijk onderdeel van het bedrijfsleven. Misschien moet je zelfs met deze aanvragers terugkomen als de werknemer die je hebt ingehuurd niet werkt.
$config[code] not foundGebruik elektronische beheersoftware om sollicitaties te maken en op te slaan. Verschillende online programma's stellen gebruikers in staat om dergelijke elektronische formulieren te maken als sollicitaties. Deze werkgelegenheidsformulieren worden elektronisch verzonden en opgeslagen en zorgen voor papierloze opslag. Omdat de meeste applicaties per e-mail aankomen, is dit een eenvoudige manier om materiaal op te slaan in bestanden die geen fysieke ruimte innemen. Het gebruik van een elektronische werkstroom die is opgeslagen in het documentbeheersysteem van uw bedrijf vereist beveiliging, dus werkbestanden worden niet gehackt of bekeken door onbevoegd personeel. Stel uw computer zo in dat u automatisch waarschuwingen ontvangt om u eraan te herinneren wanneer bestanden moeten worden verwijderd of beoordeeld.
Stel personeelsdossiers in papieren mappen in. Plan een efficiënt archiveringssysteem met behulp van kleurcodebestanden die in laden, planken of archiefkasten worden bewaard. Druk CV's en sollicitaties af die per e-mail zijn ontvangen en dien deze in met de persoonlijk ingevulde of per post verzonden aanvragen. Aanvragers kunnen worden gedeponeerd op naam of sofi-nummer in secties die worden bepaald door het type baan. Verkooptaken zouden bijvoorbeeld worden vermeld in een map met de titel "Verkoop" en aanvragers zouden op volgorde worden geplaatst op achternaam of numeriek op identificatienummers. Beveilig de bestanden in een afgesloten kast of kamer.
Houd minstens vier jaar gegevens bij als een sollicitant je aanklaagt voor het in dienst nemen van discriminatie. De Equal Employment Opportunity Commission eist normaal dat u verzoeken voor een jaar vasthoudt, maar als u te maken krijgt met juridische stappen, raadt het EEOC u aan de sollicitaties minimaal vier jaar te houden. Als u uw toepassingen niet op de juiste manier opslaat, kan het EEOC u discriminerende aanwervingspraktijken of schendingsfouten opleggen.
Vernietig sollicitaties na de wettelijke periode voor het houden van hen eindigt. Breng een systeem tot stand met herinneringen om dit te doen. Neem contact op met uw IT-afdeling om uw elektronische bestanden op de juiste manier te verwijderen en alle papieren sollicitaties te vernietigen. Dit is belangrijk omdat sollicitatiebestanden persoonlijke informatie bevatten zoals socialezekerheidsnummers en werkgelegenheidsgegevens die strikt vertrouwelijk moeten worden gehouden.
