Hoe begin ik een officiële brief

De manier waarop een letter begint dicteert de toon. Formele brieven verschillen van persoonlijke brieven omdat ze voornamelijk in een professionele context worden gebruikt. De bedoeling van een formele brief kan verschillen, maar wat altijd wenselijk is, is dat u als schrijver zowel uzelf als de ontvanger van de brief serieus lijkt te nemen. Er is een reeks conventies met betrekking tot taal en opmaak die deze informatie overbrengen.

$config[code] not found

Denk na over wat je wilt zeggen. Door jezelf duidelijk en beknopt uit te drukken, laat de persoon die de brief ontvangt, zien dat je zeker bent van wat je zegt. Het toont ook aan dat u rekening houdt met de tijdsbeperkingen die hij waarschijnlijk zal ondergaan. Schrijf een ontwerp van de brief, markeer wat volgens u de meest cruciale informatie is en probeer deze zo eenvoudig en direct mogelijk weer te geven.

Zet je computer aan en open je tekstverwerkingsprogramma. Schrijf in Times New Roman size 12 font en gebruik single regelafstand. Rechtvaardig de tekst rechts zodat u in de rechterbovenhoek van de pagina uw contactgegevens kunt typen: naam op één regel en adres over drie regels. Voeg vervolgens aanvullende contactgegevens toe, zoals een telefoonnummer of een e-mailadres, en zorg ervoor dat elk afzonderlijk contact een eigen regel in de tekst heeft. Laat een gat van één regel en schrijf de datum op.

Laat een spatie van twee tot drie regels over en rechtvaardig de tekst links. Begin de brief met "Geachte" en vervolgens de titel van de persoon: Ms., Mevr., Dhr. Of Dr. en vervolgens hun sir-naam gevolgd door een komma. Als u niet weet wie de brief zal ontvangen, "Geachte heer of mevrouw," kan worden gebruikt of "voor wie het betrekking kan hebben." Druk twee keer op Enter op je toetsenbord en laat een spatie achter voor de hoofdtekst, hierdoor lijkt de letter leesbaarder.

Met de deur in huis vallen. Als u de persoon hebt ontmoet naar wie u de brief richt, is het gebruikelijk om haar te informeren waar het was; "Geachte mevrouw X, we hebben elkaar ontmoet op de penseelconventie in Tuscaloosa." Anders kunt u het beste direct naar de informatie gaan die u wilt doorgeven of hebben beantwoord. Hier verwijst u naar uw eerste concept: bestel de inhoud van uw brief over het belang van de informatie die u heeft, d.w.z. plaats eerst de meest dringende kwestie en plaats de resterende zorgen in volgorde van prioriteit. De conventies van formaliteit die hierboven zijn beschreven, stellen de lezer in staat te weten welk type brief zij ontvangt, dus er is geen lange preambule nodig.

Tip

Stel je voor dat je de brief ontvangt die je schrijft. Welke dingen zouden je laten weten dat de brief formeel is?

Het gebruik van een briefhoofd geeft een letter meer gravitas en kan tijd besparen bij moeilijke bewerkingen.

Waarschuwing

Als je de conventies hebt gevolgd voor het beginnen van een formele brief, laat je taal dan niet informeel worden, want dit zal verwarrend zijn voor de lezer.