Bedrijfsactiviteiten worden steeds meer uitgevoerd via online vergaderingen.
Apparatuur wordt tegelijk gebruiksvriendelijker, met naadloze integraties en meer verfijnd en krachtig in functies. Zelfs mensen op doorreis kunnen overgaan naar een rustpunt of een rustige plek zoeken en deelnemen aan een online conferentie vanuit het gemak van hun smartphone.
Business Web conferencing-oplossingen zijn niet duur, vaak variërend van $ 20 per maand tot $ 40 per maand voor een veelzijdig servicepakket. Volgens een tabel van Getvoip.com, een webcommunicatie-adviseur, zullen de meeste zakelijke VoIP-telefoonaanbieders zelfs oplossingen voor internetconferenties aanbieden als een add-on voor een maandelijks bedrag variërend van $ 5 per maand tot $ 15 per maand.
$config[code] not foundWebconferenties kunnen een openbaring zijn - of een grote verspilling van tijd voor sommige organisaties als ze niet goed worden geïmplementeerd. De technologische wonderen zijn waardeloos als web-gebaseerde vergaderingen ongeorganiseerd zijn, te lang, te kort, meanderend of op andere manieren inefficiënt en ineffectief zijn. Met andere woorden, de kenmerken van een goede vergadering die wordt gehouden wanneer iedereen zich in dezelfde vergaderruimte bevindt, moeten zo goed mogelijk worden onderhouden in een webconferentie-indeling.
Mary Polley-Berte van SyberWorks heeft een uitvoerige lijst met tips voor webconferenties aangeboden. Hier zijn enkele van haar suggesties om uw webconferenties tot een succes te maken:
- Wees erg voorzichtig bij de productie van PowerPoint-dia's. Ze moeten meeslepend en relevant zijn.
- Heb een "go-to" persoon wie centraal staat bij het organiseren van de vergadering.
- Laat aanwezigen weten wat er tijdens de vergadering zal worden aangepakt.
- Repeteer en test de presentatie vóór de vergadering.
- Zorg er in het algemeen voor dat iedereen die betrokken is bij het runnen van de webconferentie bekend is met de technologie die zal worden gebruikt.
Sommige latere suggesties van Polley-Berte - er zijn er nog 23 - zijn erg nuttig. De bottom line is dat de technologie voor webconferenties nog in de kinderschoenen staat, maar de sleutels om dit grotendeels en effectief te gebruiken, zijn gebaseerd op ouderwets gezond verstand.
CIO's Esther Schindler beslaat een aantal van dezelfde grond als Polley-Berte. Maar haar unieke draai en inzicht maken haar gedachten een andere waardevolle lezing.
Schindler suggereert dat het verzenden van informatie voorafgaand aan een teleconferentie belangrijker is dan dat voor een interne vergadering. Basisregels zijn belangrijk vanwege de aard van teleconferenties op het web. Ze voegt eraan toe dat strakke controle een must is. Mensen die een webconferentie bijwonen, zijn onderhevig aan alle afleidingen van een thuiskantoor of Starbucks. Dus mentale discipline is enorm belangrijk.
Het is ook belangrijk om niet ten prooi te vallen aan het "uit het oog, uit het hart" -syndroom. In hybride vergaderingen - waarbij de meeste mensen zich op één locatie bevinden maar significante aantallen mensen op afstand aanwezig zijn - is er een neiging om degenen die niet in de kamer zijn te vergeten. Een gestructureerde aanpak van de procedure is een belangrijke stap om dit te voorkomen.
Humbolt State University kijkt naar een web-conferencing van de week voor, tijdens en de dag na uitkijkpunten. Er zijn meerdere suggesties voor elke tijdsperiode. Dit zijn de beste van elk:
- Voor: Anticipeer op waarschijnlijke vragen van deelnemers en bereid antwoorden voor; een agenda opstellen en een duidelijk begrip creëren van het doel van de conferentie.
- Tijdens een droge run: Gebruik de computers die tijdens het evenement worden gebruikt om ervoor te zorgen dat ze over de juiste software beschikken en correct werken; neem alle sprekers en moderators op in de droge run zodat iedereen weet wat er moet gebeuren.
- De dag van de sessie: Gebruik een gedetailleerde agenda; begin de online sessie 30 minuten vóór het evenement.
- Tijdens de sessie: De deelnemers uitnodigen om zichzelf voor te stellen via de chat, heeft als tweeledig doel hen vertrouwd te maken met de technologie en ze betrokken te houden; doorloop de agenda en voer een degelijke controle uit.
- Na de sessie: Controleer elke opname als een manier om te verbeteren in alle aspecten van het uitvoeren van een webconferentie; plaats een link naar de opname van waaruit deelnemers en anderen kunnen profiteren.
Dr. Tony Karrer van eLearning Technologies heeft ook een lijst met stappen aangeboden die de kans op een succesvolle webconferentie vergroten. Het artikel is niet nieuw, maar het heeft advies dat nog steeds erg relevant is. Enkele van Karrer's belangrijke inzichten:
- Plan geen ad-hocdeelname van deelnemers. Ontwerp ze. Als mensen zich als vrijwilliger opgeven, beschouw het dan als een bonus.
- Als het lang is of multipoint-sessie, ontwerp in pauzes.
- Als de webvergadering omspant tijdzones - vooral internationaal - plan zeer zorgvuldig.
- Moedig mensen aan wie zal presenteren over gerelateerde onderwerpen of tijdens hetzelfde panel om vóór het evenement met elkaar te communiceren.
Webconferenties bieden enorme voordelen. Tegelijkertijd zijn ze voorbereidend-intensief. Veel van de dingen die natuurlijk gebeuren in een op premissen gebaseerde vergadering, zoals geïmproviseerde gesprekken tijdens koffiepauzes en de mogelijkheid voor mensen om de verbale signalen van sprekers te lezen, zijn geheel of grotendeels afwezig. Het goedmaken hiervan is moeilijk, maar niet onmogelijk.
VOIP Conference Photo via Shutterstock
4 Opmerkingen ▼
