Met records management kunnen bedrijven de waarde van informatie behouden en maximaliseren door deze correct op te slaan, te beveiligen en ervoor te zorgen dat deze in de toekomst beschikbaar en toegankelijk is. Een recordsmanager speelt een belangrijke rol bij het waarborgen dat informatie als een actief in een bedrijf veilig is en goed wordt beheerd. Aanvragers vereisen een universiteitsmedewerker in bibliotheek- en archiveringsadministratie of een nauw verwant veld. De functie vereist ook kritisch denken, probleemoplossende vaardigheden en een vermogen om grote hoeveelheden informatie actief te controleren en coördineren.
$config[code] not foundOntwerp en implementatie van archiefbeheersystemen
Bedrijven genereren veel informatie met betrekking tot verkoop, marketing, personeelszaken en aandelen. Zonder een goed managementsysteem kan het identificeren, opslaan, circuleren en verwijderen van records een moeilijke en een vervelende uitdaging zijn. Records managers houden toezicht op het ontwerp en de implementatie van print en elektronische records management systemen zoals het opslaan van werknemersbestanden in alfabetische volgorde. Een records manager kan ook een referentiesysteem ontwerpen om gebruikers te helpen toegang te krijgen tot de records en ervoor te zorgen dat werknemers printrecords opslaan in een elektronisch formaat of ander back-upsysteem voordat ze worden verwijderd.
Toezien op beleidsimplementatie
Een records manager definieert en classificeert records op basis van hun toegankelijkheid en relevantie voor interne en externe belanghebbenden. Aandeelhouders kunnen bijvoorbeeld toegang hebben tot het jaarlijkse financiële rapport van een bedrijf, maar niet tot werknemersgegevens. In een overheidsorganisatie zorgt de manager ervoor dat het publiek alleen toegang krijgt tot informatie die de veiligheid of innovaties van de staat niet schaadt. Een archiefbeheerder schetst ook procedures waarmee werknemers records vrijgeven aan externe partijen zoals auditors, federale agentschappen en aandeelhouders.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingOpleiding
Een records manager ontwerpt en implementeert trainings- en bewustwordingsprogramma's om werknemers te informeren over hoe ze moeten omgaan met records in overeenstemming met het beleid en de richtlijnen van een bedrijf. Hij zorgt ervoor dat medewerkers het beleid voor archiefbeheer begrijpen, zoals vertrouwelijkheid, nauwkeurigheid en authenticiteit. Het niet naleven van vastgelegde regels heeft consequenties, die een records manager uitlegt aan werknemers in zijn afdeling. Het is ook zijn verantwoordelijkheid om nieuwe medewerkers door middel van oriëntatie te nemen en de reikwijdte van hun taken binnen de archiefafdeling te bepalen. De records manager identificeert ook de behoeften in de vaardigheden van werknemers, zoals de mogelijkheid om nieuwe technologieën te implementeren bij het beheren van elektronische records, en zorgt voor trainingsoplossingen die hun vaardigheden up-to-date houden.
Records veiligheid en opslag
Een andere belangrijke verantwoordelijkheid van een records manager is om de beveiliging en toegankelijkheid van records te garanderen. De manager houdt toezicht op veilige opslag van records door beveiligingssystemen te implementeren. Ze kan bijvoorbeeld de installatie van camera's voor het bewaken van activiteiten in een archiefbibliotheek budgetteren en implementeren. De manager kan er ook voor zorgen dat specifieke werknemers een wachtwoord hebben voor een database om te garanderen dat alleen geautoriseerde personeelsleden toegang hebben tot records.
