Vertel ons of dit bekend klinkt. Je hebt iedereen nodig om een grote vergadering bij te wonen of een conferentiegesprek te houden, wat betekent dat iedereen een paar uur wegblijft van zijn bureau. De vergadering is belangrijk, maar dat geldt ook voor het werk dat de vergadering zal onderbreken.
Er zijn manieren om aan beide behoeften op het werk tegemoet te komen. Hieronder volgen tips voor het houden van vergaderingen terwijl de productie op schema blijft, door het verbeteren van de efficiëntie, automatisering en door het gebruik van technologie.
$config[code] not foundrendement
- Controleer uw interne processen. Misschien heb je een aantal taken die deel uitmaken van je dagelijkse routine waar je zonder kunt. Als je eenmaal weet wat ze zijn, kun je belangrijke taken scheiden van taken die niet langer nodig zijn.
- Delegeren. Zorg ervoor dat u met uw team communiceert over wat ze kunnen doen om projecten te helpen stroomlijnen. Weet wat je zelf kunt doen en waarvoor versterkingen nodig zijn.
- Pauzes nemen. Dit klinkt misschien tegenstrijdig, maar soms moet je stoppen met werken om te blijven werken. Zoals Forbes zegt: "Wanneer zittend, is het enzym lipoproteïnelipase (LPL) verantwoordelijk voor het afbreken van vet in de bloedbaan en het omzetten ervan in energie, aanzienlijk af, waardoor vetcellen worden opgebouwd. Kortom, een gebrek aan beweging staat gelijk aan een daling in energie. "
- Plan je dag rond de lunch. Velen van ons zijn 's morgens scherper, dus gebruik die tijd voor werk dat diepe analyse en gedachten vereist. Schrijf rapporten en crunch-nummers zodra u gaat zitten. Na de lunch, als je hebt getankt, focus je op dingen waarvoor je moet communiceren en ideeën moet uitwisselen, zoals vergaderingen en telefonische vergaderingen.
- Maak een lijst. Zet alles wat je moet doen in volgorde van prioriteit en de tijd die het zal duren. Terwijl u elke taak afvinkt, kunt u ontdekken welke tijdstippen van de dag het meest productief zijn.
Automatisering
- Automatiseer taken van sociale media. Hootsuite is waarschijnlijk de meest bekende, maar er zijn ook veel andere apps en tools voor sociale media. Met Buffer kunt u bijvoorbeeld berichten volgens een specifiek patroon plannen. Dus als je wilde laten we zeggen, op weekdagen om 10.00 uur, kan Buffer je daarbij helpen. Met een ander platform, Dlvr.it, kunt u uw site synchroniseren met Facebook, Twitter en LinkedIn.
- Maak sjablonen voor veelgebruikte documenten. Stel dat u elke week hetzelfde type factuur of brief verzendt. U kunt tijd besparen door hier een sjabloon voor te maken en dan gewoon de juiste namen, datums en nummers in te vullen.
- Gebruik online kalenders in de cloud en deel ze. Het vergaderen kan tijd kosten, maar ook vergaderingen plannen. Door uw collega's en uw klanten te laten weten wat u gaat doen en wanneer u het gaat doen, kunt u veel heen en weer e-mails en oproepen opslaan.
- Automatiseer follow-up van klanten en vergelijkbare taken. Na het beoordelen van interne processen, kunt u merken dat er een aantal terugkerende tijdverspillende taken zijn die u in 30 minuten of minder kunt automatiseren.
- Maak "ingeblikte" e-mailreacties voor e-mails die keer op keer dezelfde reactie vereisen. Op die manier hoef je niet elke keer dezelfde e-mail te typen als je reageert. Of beter nog, als u keer op keer dezelfde vraag stelt, maak dan een FAQ-pagina of -document en publiceer deze online of geef deze aan uw collega's, zodat de antwoorden bij de hand zijn en de communicatievereisten minder worden.
Technologie
- Plaats checklists in de cloud, zodat u ze kunt meenemen en kunt delen. Met Forgett kun je ze delen of privé houden en kun je zelfs geanimeerde gifs toevoegen. En Checkli heeft veel van dezelfde functies en stelt u in staat PDF-versies van uw lijsten te maken.
- Maak kennis met macro's (ook wel snelkoppelingen genoemd). Programma's zoals Microsoft Word hebben macro's als een ingebouwde functie waarmee gebruikers routinetaken automatisch kunnen uitvoeren. Het is eenvoudig om ze te maken en aan te passen. Sommige zijn eenvoudig genoeg (controle i voor cursief). Zodra u ze onder de knie hebt, bespaart u tijd terwijl u schrijft. Ga naar de ondersteuningspagina van Microsoft Office voor meer informatie over het maken van macro's voor Microsoft Word. Bewaar deze informatie in de geest van dit stuk als een document en deel het met uw collega's en personeel om hen te helpen hun behoeften te stroomlijnen.
- Als u wilt leren hoe u sjablonen kunt maken in Word, Excel of PowerPoint, kunt u het beste kijken wat Office te zeggen heeft. Dit artikel is ook nuttig omdat het zich richt op teamsamenwerking.
- Gebruik boekhoudsoftware om facturering en factureringstaken te stroomlijnen. Het is niet nodig om handmatig facturen te genereren voor klanten die voor dezelfde service elke maand hetzelfde bedrag in rekening brengen.
- Maak gebruik van labels, mappen en tags in uw e-mailinbox. Dit helpt bij het sorteren en organiseren van items, en wat nog belangrijker is, het helpt bij het snel ophalen van berichten.
Tijdens uw vergaderingen gebeuren er belangrijke dingen, en het is geen goed idee om er bezorgd over te zijn wat u zult missen. Door enkele van deze tips te volgen over het houden van vergaderingen, kunt u kleinere taken in het hele kantoor beperken om u te concentreren op grotere taken in de vergaderruimte.
Afbeelding ontmoeten via Shutterstock
Meer in: Gesponsord 2 Reacties ▼
