Voor bedrijven die op zoek zijn naar langetermijnklanten en een stabieler recurrent inkomen, kan DCAA (Defense Contract Audit Agency) compliance een echte zegen zijn.
Oorspronkelijk opgericht in 1965 om overlapping van audits tussen de verschillende takken van het leger te elimineren, is de DCAA nu de toegangspoort tot vrijwel alle service- en arbeidscontracten voor de Amerikaanse regering. Zijn rol is vooral om aannemers eerlijk te houden en ervoor te zorgen dat belastingbetalers niet worden meegenomen voor een ritje.
$config[code] not foundHelaas zijn voor veel aannemers de regels om een DCAA-conforme aannemer te zijn in het laatste decennium enorm veranderd. Dit maakte het moeilijker om de DCAA-compatibele status te behouden.
Hoe de regels zijn veranderd
Vroeger zorgde het classificatiesysteem van de DCAA voor een mate van niet-naleving en zou het zelfs voorstellen kunnen doen over hoe een aannemer zijn cijfer zou kunnen verbeteren door zijn tekortkomingen in de naleving te verbeteren.
Onder de nieuwe regels heeft de DCAA het beoordelingssysteem gewijzigd in een pass / fail-systeem. Aannemers kunnen niet langer een mate van niet-naleving hebben en zijn nog steeds DCAA-goedgekeurd.
Volgens de DCAA,
"DCAA zal niet langer onvolledige adviezen uitbrengen. Bovendien zal het auditverslag de delen van het systeem identificeren die getroffen zijn door de tekortkomingen en de aanbestedende ambtenaar aanbevelen het systeem af te keuren (indien van toepassing) en door te gaan met opschorting van een percentage van de voortgangsbijdragen of vergoeding van kosten … Verder suggesties om de systeem zal niet langer worden gemeld in interne controleauditrapporten. "
De kosten van verlies van DCAA-conformiteit
Naast het voor de hand liggende verlies van potentieel zakendoen, kan het verliezen van DCAA-compliance ernstige gevolgen hebben.
Schrijven voor de Virginia Society of Certified Public Accountants, Tom Marcinko en Bill Foote, CPA markeren enkele van de kosten: "Het betreden van de overheidsmarkt zonder de boekhoudkundige en andere unieke vereisten te begrijpen, stelt het bedrijf bloot aan de mogelijkheid om zaken te doen mislukken, geld te verliezen. en civiele of (in extreme gevallen) strafrechtelijke sancties. "
Hoe te blijven in DCAA Compliance
Er zijn drie soorten contracten waarvan u op de hoogte moet zijn dat de DCAA evalueert in hun audits:
- Vaste prijs
- Kosten vergoedbaar
- Tijd en materialen (inclusief overheadkosten zoals uitgaven die worden geregistreerd).
De beste manier om problemen met de nieuwe regelgeving te voorkomen, is om voorbereid te zijn en te zorgen voor volledige DCAA-naleving voor een DCAA-audit.
David Goldstein, President bij InLine Financials LLC, schrijft:
"De meest effectieve manier om u voor te bereiden op een DCAA-audit is om de boekhoudprocedures van het bedrijf te standaardiseren en een uitgebreid systeem te gebruiken voor het volgen en vastleggen van de tijd van medewerkers lang voordat het auditproces begint.
"Software voor boekhouding en time-keeping is cruciaal om zelfs de pre-award onderzoek van de DCAA-audit te halen. Bedrijven die in staat zijn om een geschiedenis van uitgebreide boekhoud- en tijdbeheerpraktijken te demonstreren, ervaren vaak geminimaliseerd toezicht gedurende het auditproces. Integendeel, aannemers met minder gevestigde praktijken voor het registreren van kosten, het volgen en toewijzen van materialen, facturering en het monitoren van arbeid ondergaan een meer vervelende auditervaring. Als de boekhoudsoftware van een bedrijf niet in staat blijkt te zijn om DCAA-gemandateerde striktheid op te volgen, is een uitgebreide beoordeling van het handmatige systeem van het bedrijf vereist. "
Dit onderstreept de noodzaak voor bedrijven om best practices te gebruiken als het gaat om tijdregistratie, vooral omdat tijdregistratie bijna 75 procent uitmaakt van alles wat te maken heeft met DCAA-compliance.
Het verlies van DCAA-compliance kan een verwoestend verlies voor uw organisatie zijn, evenals het welzijn van uw klanten. Door proactief te zijn en potentiële problemen aan te pakken vóór een audit, kunt u ervoor zorgen dat uw bedrijf ondanks de strengere regelgeving compliant blijft.
Militair beeld via Shutterstock
