De taken van een secretaresse omvatten meestal het maken van reisarrangementen voor haar baas en / of andere werknemers. Aangezien secretaresses meestal verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van het schema voor drukke leidinggevenden, zorgen zij ook voor hun reisplannen en zorgen ze ervoor dat de afspraken worden afgehandeld, inclusief hotelreserveringen en autoverhuur.
Plannen om reisarrangementen te maken
Zodra een secretaresse ontdekt dat haar baas voor zaken moet reizen, moet ze de exacte data van de verwachte reis leren. Als u verantwoordelijk bent voor het maken van reisarrangementen voor iedereen op uw afdeling of kantoor, moet u bepalen of andere personeelsleden op hetzelfde tijdstip reizen. Afhankelijk van het bedrijf waarvoor u werkt, moet u wellicht het budget voor de reiskosten bepalen of contact opnemen met de boekhoudafdeling om te zien of het geld in het budget voor de reizen valt. U moet weten wat hotels zijn in het gebied waar uw baas zal reizen, of zij voorkeuren heeft en de kosten en beschikbaarheid van kamers.
$config[code] not foundReisarrangementen maken
Nu u de dagen en het aantal mensen dat reist, hebt bevestigd, moet u de eigenlijke reisarrangementen maken. De taken van een secretaresse kunnen zijn: online gaan en reserveringen maken of contact opnemen met een reisbureau met alle details. Grotere bedrijven kunnen een reisafdeling hebben waar de secretaris alleen de voorgestelde route hoeft aan te bieden en het reispersoneel heeft de verantwoordelijkheid om alle afspraken te maken. Uw verantwoordelijkheid omvat ook het controleren van de bevestiging van de regelingen en ervoor zorgen dat ze correct zijn. Je moet weten of je baas eventuele zitvoorkeuren heeft in het vliegtuig, hoeveel stukken bagage er worden genomen en of er nog een moet worden gecontroleerd. De vergadering of conferentie die uw baas bijwoont, moet mogelijk worden gereserveerd en u bent waarschijnlijk verantwoordelijk voor het namens haar sturen van de RSVP.
Voltooiing van de regelingen
Een ander onderdeel van het maken van reisarrangementen is het zorgen voor de reisbehoeften van je baas terwijl ze weg is. Je moet weten of je baas vervoer naar de luchthaven nodig heeft of dat ze de kosten van het parkeren van haar auto op de luchthaven vergoed krijgt. Je moet een gedrukt exemplaar van de reisroute bezorgen zodat je baas deze kan gebruiken wanneer ze op haar bestemming aankomt, zodat ze haar dagelijkse schema kent en de adressen van het hotel en de locatie van de vergadering of conferentie vermeldt. U kunt van tevoren een huurauto reserveren die bij aankomst beschikbaar zal zijn, of de pendeldienst van het hotel regelen om haar naar het hotel te brengen. De taken van een secretaresse bij het maken van reisarrangementen omvatten het waarborgen dat elk aspect van de reis wordt bestreken.
