Is uw bedrijf geld aan het aftappen? Hier is hoe het te stoppen

"We moeten praten over het projectbudget …"

Geen enkele zin kan angst inboezemen in het hart van junior en senior management, net als een dringende e-mail om het budget te bespreken.

Als je een projectmanager bent, weet je maar al te goed hoe moeilijk het kan zijn om projecten op tijd en binnen het budget te houden. Tussen het veranderen van de projectomvang, onrealistische klantbehoeften en onverwachte tegenvallers, kan het managen van een project vaak het gevoel hebben katten te hoeden.

Als u merkt dat uw team routinematig over het budget loopt (zelfs als het aanvankelijke budget volledig in de marge leek te liggen), ligt het probleem misschien niet bij uw team, uw leiderschap of uw klant, maar bij de hulpprogramma's die u gebruikt. Ja, ik heb het over dat dure (en verwarrende) projectbeheerplatform dat u gebruikt.

Als u de verkeerde online projectbeheertool kiest, kan uw bedrijf voor tal van problemen zorgen. Het is een van de meest voorkomende manieren waarop bedrijven uiteindelijk veel geld kunnen verspillen zonder het zelf te beseffen. Probeert u de juiste projectbeheersoftware te kiezen of weet u niet zeker of uw huidige platform geschikt is voor de behoeften van uw team?

Pas op voor de volgende rode vlaggen:

Rode vlag nr. 1

Projectplanning en ad-hocwerk gebruiken niet hetzelfde platform.

Projectmanagers spenderen 90 procent van hun tijd aan communicatie. Moet uw procesbeheersoftware dit proces niet eenvoudiger maken?

Kies bij het selecteren van een projectbeheersysteem voor een platform waarmee u eenvoudig alle aspecten van uw projecten vanuit één systeem kunt volgen. Op deze manier, wanneer er ad-hoc taken verschijnen, kunt u deze taken aan hetzelfde projectplatform toevoegen, waardoor het eenvoudiger wordt om de werklast en beschikbaarheid van elk teamlid bij te houden.

Identificeer eenvoudig welke leden meer tijd in hun schema hebben en die te veel toewijding hebben om de werklast naadloos te verplaatsen naarmate prioriteiten en beschikbaarheid veranderen.

Rode vlag nr. 2

Er is geen gestandaardiseerde onboarding.

Wanneer u een virtueel team beheert, is de eerste stap naar succes het standaardiseren van het onboardingproces.

Zorg dat iedereen vanaf het begin op dezelfde pagina komt met een eenvoudige instructievideo over het gebruik van het nieuwe platform. Stel verwachtingen voor beschikbaarheid in met een communicatiehandleiding en contactinformatieblad.

De beste projectbeheerplatforms omvatten virtuele chathulpmiddelen en interne berichtenprogramma's. Met behulp van dezelfde chat-tool die bij de projectmanagementsoftware is inbegrepen, kunt u meteen taaktoewijzingen aanpassen, notities aan verschillende taken toevoegen of deadlines verleggen zonder het programma te verlaten.

Rode vlag nr. 3

U gebruikt één service voor projectbeheer en een andere voor het delen van cloudbestanden.

Ja, DropBox en Google Docs zijn geweldig, maar ik merk dat wanneer ik een groot project aan het beheren ben, het veel eenvoudiger is om alle bestanden op dezelfde locatie te houden als de takenlijsten en schermuitwisselings / samenwerkende vergaderingen.

Ik heb mijn team een ​​versienummer in elke bestandsnaam en de initialen van de laatste persoon om het bestand te bewerken. Op deze manier weet ik meteen wie ik moet contacteren als er een vraag is over de inhoud of wat er is gewijzigd. Dit zorgt ervoor dat bestanden niet in een e-mailketen worden begraven en dat bewerkingen niet worden gedupliceerd.

Ongeacht de naamgevingsconventie die u kiest, kunt u vanaf de eerste dag een systeem installeren om bestanden te beheren en bij te houden en ze allemaal op één plek te bewaren.

Rode vlag nr. 4

Er is geen ruimte voor gezamenlijke discussies of virtuele vergaderingen.

Projectmanagementsoftware is meer dan alleen het bijhouden van taken en het opslaan van bestanden.

Wanneer u een virtueel team leidt, kunnen reguliere vergaderingen een uitdaging zijn. Dat gezegd hebbende, zonder duidelijke communicatie, zou het hele project uit elkaar kunnen vallen. Kies een dag en een uur (zoals maandag om 10.00 uur en donderdag om 14.00 uur) voor een wekelijkse check-in sessie over de status van het project.

Wees attent op teamleden die in verschillende tijdzones leven; middag vergaderingen zijn over het algemeen het gemakkelijkst voor iedereen om "bij te wonen". Als een bepaalde dag en tijd consequent van tevoren worden gepland, blijft iedereen op dezelfde pagina en blijft het project vooruit.

Rode vlag nr. 5

Veel toeters en bellen, maar toch niet genoeg kernfunctionaliteit.

Bij het selecteren van een projectmanagementplatform is het verleidelijk om degene te kiezen met de meest fantastische functies.

Zorg ervoor dat de kernfunctionaliteit deze toeters en bellen ondersteunt. Of het nu gaat om volledige integratie met Gmail en DropBox, transformatie van e-mail naar projecttaken met één muisklik of instant messaging in een gedeelde werkruimte, kies de functies die geschikt zijn voor uw virtuele team.

Wrike, Zoho Projects en Clarizen zijn drie populaire webgebaseerde opties voor projectsamenwerking die vergelijkbare functies bieden. Voordat u naar een enkel platform gaat, neemt u ze mee voor een proefrit om te bepalen welke het beste geschikt is voor uw behoeften.

Bottom Line

Voltooide projecten worden niet gerealiseerd door pure wilskracht. Te veel geld uitgeven aan dure projectmanagementplatforms die de klus niet klaren, doet niet alleen pijn aan de winstgevendheid van uw bedrijf, maar vertraagt ​​ook de productiviteit en sleept deadlines weg.

Ga weer op pad met een projectmanagementplatform dat taken, overzichten, opslagbestanden, een volledig teamlidoverzicht en eenvoudige virtuele vergaderingen / instant messaging allemaal vanaf dezelfde plek bijhoudt.

Verbonden gewonden foto via Shutterstock