Er zijn wereldse activiteiten in elk bedrijf. Dit zijn taken die tijd en energie vergen, maar eerlijk gezegd beter door iemand anders kunnen worden behandeld, zodat u zich kunt concentreren op de kernactiviteiten van uw bedrijf.
Maar waar kun je iemand vinden om met deze taken om te gaan? Betreed de virtuele assistent!
"Een virtuele assistent kan dagelijkse dingen doen die stress veroorzaken, maar is niet zo moeilijk, en laat ze achter de schermen doen zodat je kunt blijven werken aan de grotere dingen die ertoe doen," legt Jess Ostroff, directeur van Calm uit bij Do not Panic Management, een virtueel hulpverleningsbureau dat gespecialiseerd is in end-to-end Facebook-beheerservices voor bedrijven.
$config[code] not foundGezien de belangrijke rol die zij spelen, is het van cruciaal belang om verstandig te kiezen bij het inhuren van een virtuele assistent. Hieronder staan een aantal geheimen voor het inhuren van de juiste virtuele assistent.
Wanneer je virtuele assistenten inhuurt, zorg dan dat ze ervoor zorgen…
Zorg voor duidelijke communicatie
Een belangrijk verschil tussen het inhuren van een fulltime werknemer en een virtuele assistent is fysieke aanwezigheid. In tegenstelling tot een gewone werknemer, kan een virtuele assistent niet in uw hut stappen om antwoorden te krijgen. Dit maakt communicatie uiterst cruciaal. U moet daarom op zoek naar een virtuele assistent die te allen tijde volledige transparantie in communicatie behoudt.
Ervaar de industrie
Stel dat u een kleine B2B-onderneming bezit en dat uw doelgroep de meer serieuze en geëvolueerde groep mensen en beleidsmakers is. Zou u profiteren van het inhuren van een beginneling zonder ervaring in de sector? Waarschijnlijk niet. In plaats daarvan moet u op zoek naar iemand die voldoende kennis heeft over de branche waarin u actief bent. Een persoon met een sterke branche-ervaring zal kunnen begrijpen wat het publiek echt wil.
Neem eigendom voor fouten
Een professionele virtuele assistent is nooit bang om fouten te maken die op het werk worden begaan. Het is deze kwaliteit die het voor u gemakkelijker maakt om met hen samen te werken. Zoals Ostroff zegt: "Ze waarderen hun werk en hun bijdragen aan je succes en nemen het eigendom van fouten of misverstanden zodat ze het in de toekomst beter kunnen doen." Het eigenaarschap van fouten wijst ook op de verantwoordelijkheid van de persoon, wat een goede eigenschap is om te hebben in een virtuele assistent.
Heb verifieerbare verwijzingen
Een eenvoudige maar effectieve manier om de vaardigheden en kwaliteiten van een potentiële virtuele assistent te peilen, is om te zoeken naar referenties en getuigenissen van voormalige werkgevers. Zorg ervoor dat je goed let op wat hun vorige werkgevers te zeggen hebben over hun werk, persoonlijkheid en vaardigheden. Op basis van de testimonials kunt u de juiste persoon voor de klus vinden.
Begrijp hoe Social Media werkt
Als u iemand inhuurt om bijvoorbeeld uw Facebook-account te beheren, is het belangrijk dat zij volledig begrijpen hoe de site werkt. Afgezien van een uitgebreid begrip van de functionaliteiten van Facebook, is het belangrijk om duidelijk te weten wat het voor bedrijven kan doen. Een goede staat van dienst is nuttig om u te helpen bij het onderzoeken van de mogelijkheden van een potentiële virtuele assistent bij het uitvoeren van de taak.
Suggesties delen
Professionele virtuele assistenten hebben voldoende vertrouwen in hun vaardigheden en ervaringen om suggesties te delen die hun werk kunnen helpen en die uw bedrijf ten goede komen. "Ze kunnen ook suggesties doen als het gaat om processen en efficiëntie op basis van hun eigen ervaringen die u zullen helpen uw bedrijf naadloos te laten verlopen", zegt Ostroff. Nuttige ingangen en suggesties kunnen uiteindelijk helpen om uw zakelijke doelen te bereiken.
Stel vragen over de functie en verantwoordelijkheden
Wanneer een potentiële virtuele assistent vragen stelt over de functie en verantwoordelijkheden, toont het zijn / haar interesse om aan je verwachtingen te voldoen. Geldige vragen zijn ook nuttig om u te helpen goed gedefinieerde taken uit te werken. "Het is belangrijk om diep in jezelf en je bedrijf te kijken om erachter te komen wat je echt moet doen en wat iemand anders zou kunnen doen. Dan moet je uitvinden welke van de dingen die anderen kunnen doen eigenlijk moet worden gedelegeerd aan een VA, "zegt Ostroff.
Doe het goed in een proefrun
Weet u niet zeker hoe uw relatie met de virtuele assistent eruit zal zien? Probeer een proefproject om water te testen. "Het is belangrijk om te beginnen met taken of projecten die klein en specifiek zijn, zodat u kunt beginnen met het opbouwen van vertrouwen terwijl u niet riskeert dat er iets mis gaat als de assistent niet de juiste pasvorm heeft", legt Ostroff uit. Als het kleine project goed gaat, kun je de assistent vertrouwen met grotere taken.
Excel bij Time Management
Een belangrijke eigenschap van een goede virtuele assistent, volgens Ostroff, is hun vermogen om "dagelijkse spullen te nemen die stress veroorzaken, maar dat is niet zo moeilijk." Hiervoor moet de virtuele assistent over geweldige tijdmanagementvaardigheden beschikken.. Met andere woorden, ze moeten weten hoe ze verschillende taken en multi-taken moeten prioriteren zonder de deadline te missen. Ze moeten ook uw tijd waarderen en ervoor zorgen dat u een overeenkomst over de tijdlijnen hebt.
Maas met je persoonlijkheid
Gezien hoe nauw je met je virtuele assistent moet werken, is het heel belangrijk om iemand te vinden wiens persoonlijkheid compatibel is met die van jou. Zou u zich bijvoorbeeld op uw gemak voelen om op afstand te werken met iemand die helemaal niet praat? U moet een goed begrip hebben van de interpersoonlijke kwaliteiten waarnaar u op zoek bent in een persoon die u niet elke dag persoonlijk tegenkomt.
Begrijp uw doelpubliek
Wanneer u via sociale media of een andere approch verbinding probeert te maken met uw publiek, moet u vertrouwen op iemand die uw doelgroep kent, of op zijn minst bereid is om zijn / haar kennis te verbeteren. Stel dat je doelgroep een gemiddelde Amerikaanse tiener is die in een klein stadje woont. U zou baat hebben bij het inhuren van een virtuele assistent die de polsslag van dat soort publiek kent.
Blijf bereikbaar
Verbonden blijven is cruciaal wanneer u met een virtuele assistent werkt. Dankzij internet zijn er verschillende manieren om contact te maken met mensen die mijlenver weg zitten. Maar het is ook belangrijk om iemand te vinden die vertrouwd is met je werkuren. Als u bijvoorbeeld in de Verenigde Staten zit, zou het dan helpen om een virtuele assistent in Maleisië aan te nemen wanneer u dagelijks contact moet hebben?
Beschikken over specifieke vaardigheden
Naast het bezitten van gewenste interpersoonlijke vaardigheden, moet de persoon ook specifieke kwaliteiten hebben om de klus te klaren. Ostroff heeft een advies: "Het is belangrijk om je unieke vaardigheden vast te stellen, je daarop te concentreren en de rest te delegeren." Het gaat hier om het vinden van de juiste balans in taakverdeling, en daarvoor moet je een persoon selecteren met de juiste vaardigheden.
Interessant zijn in het begrijpen van uw bedrijf
Volgens Ostroff: "De meeste virtuele assistenten vinden geen redenen om te investeren in uw bedrijf. En je krijgt waar je voor betaalt. "De juiste virtuele assistent raakt meer betrokken. Hij of zij weet dat om je te helpen contact te maken met je publiek, ze moeten begrijpen waar jouw bedrijf over gaat. Het is dit begrip dat hen helpt om te leren over uw strategie en op de meest effectieve manier bij te dragen.
Toon intentie om te leren
Het is misschien niet altijd nodig om een virtuele assistent in dienst te nemen met meerdere jaren ervaring. Een relatief minder ervaren persoon kan ook uitstekend werk verrichten zolang hij / zij vastbesloten is om te leren. Je moet misschien eerst die persoon verzorgen, maar de uitbetalingen zijn groter als je kijkt naar hun aanzienlijk lage kosten.
Feedback aanvragen
Een virtuele assistent serieus over zijn of haar werk zal meer proactief zijn in het zoeken naar feedback om gebieden te vinden voor verbetering. Gemoedsrust om feedback te ontvangen, is een duidelijke indicator voor de ernst van de sollicitant. Ostroff voegt toe: "Het is ook belangrijk om voortdurende feedback te geven, zowel goed als slecht, zodat je assistent kan leren en groeien."
Hou je op de hoogte
Het is lastig om in de gaten te houden waar de virtuele assistent mee bezig is, omdat je fysiek niet dicht bij elkaar staat. Maar een goede virtuele assistent begrijpt dit en daarom houdt hij of zij je van tijd tot tijd op de hoogte. Een goede virtuele assstant zal updates delen om u op de hoogte te houden van de voortgang en om miscommunicatie te helpen elimineren.
Lever een gedetailleerd projectverslag
Professionele virtuele assistenten hebben oog voor detail. Ze erkennen de rol van een gedetailleerd rapport om de status, voortgang en verbeterpunten van het project bij te houden. Een gedetailleerd projectverslag helpt u ook te weten wat u uit de betrokkenheid haalt, wat gunstig is voor het bewaken van het rendement op uw investering.
Anticipeer op uw behoeften
Een professionele virtuele assistent neemt de tijd om uw bedrijf en zijn behoeften te begrijpen. Na verloop van tijd begint de virtuele assistent te anticiperen op uw zakelijke vereisten en kan weloverwogen beslissingen nemen. Zoals Ostroff zegt: "De beste virtuele assistenten zijn degenen die na verloop van tijd kunnen anticiperen op uw behoeften en bij hen kunnen komen voordat u zelfs maar aan hen moet denken."
Assistent afbeelding via Shutterstock
Meer in: Dingen die u niet wist 8 Opmerkingen ▼
