Het schrijven van een formele memo is een effectieve manier om te communiceren binnen een bedrijf. Schrijf de memo met een gezaghebbende stem die bedoeld is om de lezer te informeren in plaats van te intimideren. Aanvullende informatie die bij de memo is gevoegd, wordt een bijlage genoemd en behuizingen worden meestal met letters meegeleverd. Een formele notitie bevat specifieke secties en bevat aan het eind zowel de initialen van de schrijver als de assistent. Hoewel de meeste memo's één pagina of minder zijn, vergeet dan niet om een samenvatting aan het einde van de memo op te nemen als deze langer is dan één pagina.
$config[code] not foundMaak de kop voor de memo, die de secties 'Aan', 'Van' en 'Onderwerp' bevat. Bepaal wie een kopie van de memo moet ontvangen. Als u bijlagen toevoegt, bepaal dan wie de bijlagen moet krijgen en wie alleen een kopie van de notitie nodig heeft, zodat zij op de hoogte zijn van de informatie en dat de bijlagen zijn verspreid (bijvoorbeeld een beheerder heeft de bijlage mogelijk gemaakt en zal niet per se een kopie nodig hebben). Voeg de namen van iedereen toe om de notitie in het gedeelte 'Aan' van de kop te krijgen. Mensen die je wilt kopiëren gaan in het "cc" -gedeelte van de memo aan het einde van de memo. Er kunnen ook mensen zijn die u persoonlijk op de hoogte wilt stellen van de memo. Deze ontvangers worden 'blind gekopieerd'. Ze krijgen een kopie van de memo, maar niet publiekelijk vermeld in de secties 'Aan' of 'cc'.
Schrijf de inhoud van de memo duidelijk en beknopt. Gebruik directe en formele taal, maar zorg dat de notitie niet intimiderend of denigrerend klinkt. Langere memo's moeten alinea-kopjes bevatten om ze gemakkelijker leesbaar te maken.
Voltooi de memo. Aan het einde van de memo moeten de initialen van de auteur verschijnen, met de initialen van de assistent achter een schuine streep "XX / jj." De initialen van de auteur zijn met een hoofdletter geschreven; de assistenten zijn in kleine letters. Daaronder, twee spaties lager, moet het woord "Bijlagen (x)" staan met het aantal bijlagen tussen haakjes als er meer dan één is. Maak vervolgens een lijst van de mensen die u wilt carboniseren, of "cc." Het zou in een lijstformaat moeten zijn. Mensen die blind gekopieerd worden, moeten met de hand op hun kopieën worden geschreven. Zorg ervoor dat u de "bcc" opneemt zodat ze weten dat ze anoniem zijn gekopieerd. De auteur van de memo moet in eerste instantie met zijn naam in het gedeelte "From" van de kop staan voordat de memo wordt verspreid.
Tip
Bewaar een extra exemplaar of twee van de memo in een bestand met de bijlagen in het geval dat iemand anders moet worden toegevoegd aan de distributielijst.
Proeflees de memo voor typografische fouten die spellingscontrole missen (vorm / van).
De meeste tekstverwerkingssoftware bevat een memosjabloon als uw bedrijf er geen heeft opgegeven om te gebruiken.
Waarschuwing
Zorg ervoor dat u alle ontvangers opneemt in het gedeelte "Aan" van de notitie.
Memo's dienen alleen te worden gebruikt voor interne bedrijfscommunicatie. Communicatie met leveranciers of klanten moet in een lettertype worden geschreven.
