Eigenaren van kleine bedrijven zijn van alle markten thuis, wat een geweldige eigenschap is, maar kan overweldigend zijn als er niet genoeg hulp is en het bedrijf sneller groeit dan verwacht. Digitale technologie heeft echter veel oplossingen geïntroduceerd die het mogelijk hebben gemaakt om een bedrijf in zijn eentje te runnen zonder je haar uit te trekken. De nieuwste tool om een handje te helpen is Microsoft (NASDAQ: MSFT) Bookings, een applicatie die op effectieve wijze het heen en weer werken van afsprakenplanning verwijdert, wat een taak op zich is geworden vanwege de vele verschillende contactpunten die tegenwoordig beschikbaar zijn.
$config[code] not foundDe traditionele route
Voor kleine bedrijven die services leveren, is het van cruciaal belang om afspraken bij te houden van cruciaal belang voor het binnenhalen van nieuwe zaken. Dit is een tijdrovend proces waarbij communicatie over en weer plaatsvindt, of dit nu via de telefoon, e-mail of sms is.
Het inhuren van een persoon is natuurlijk een optie, maar de overgrote meerderheid van de kleine bedrijven zijn solo-operators die langzaam personeel toevoegen naarmate hun omzet groeit. Het is kostbaar en inefficiënt om te stoppen met wat u doet en af te zien van uw kernactiviteiten - het bieden van de best mogelijke service voor uw bestaande klanten -. Maar de afhandeling van nieuwe klanten of extra afspraken voor bestaande klanten is wat ervoor zorgt dat uw bedrijf blijft draaien.
De Microsoft-boekingsroute
Microsoft Bookings geeft uw kleine bedrijf een unieke webpagina die alle informatie bevat die uw klanten nodig hebben om hun eigen afspraken in te plannen, zelfs als u er niet bij bent.
De pagina is ontworpen om even nuttig te zijn, of uw klanten nu op een pc of een mobiel apparaat werken, legt een bericht op de officiële Microsoft Office Blogs uit. Op basis van de beschikbaarheid die u voor uzelf of uw personeel plaatst, selecteert de klant de gewenste service, de dag en het tijdstip. Vervolgens voeren ze hun contactgegevens in en boeken ze de afspraak.
Lees meer over hoe Bookings werkt in deze video van Microsoft:
Bevestigingen en herinneringen
Zodra de afspraak door de klant is gepland, stuurt Microsoft Bookings meteen een e-mailbevestiging. Het geeft de klant ook de mogelijkheid om de afspraak toe te voegen aan zijn agenda als een toegevoegde herinnering.
Bovendien kunt u met Boekingen herinneringsmails instellen vóór de afspraak. De e-mails worden verzonden op basis van de hoeveelheid bericht die u aan uw klanten wilt geven.
De herinneringsfunctie geldt ook voor uw personeel. Als ze Outlook-agenda gebruiken in Office 365, Outlook.com of de Google-agenda, worden nieuwe of bijgewerkte klantafspraken automatisch aan hun account toegevoegd.
Reserveringen van klanten herindelen of annuleren
Er zijn talloze redenen waarom een klant een afspraak zou moeten annuleren, met Microsoft Bookings. Dit kan met een verandering in zelfbediening waarbij geen gesprek met iemand hoeft te worden gevoerd. Het enige wat ze moeten doen, is op de link in de bevestigingsemail of de afspraak in hun agenda klikken. De koppeling brengt hen naar de planningspagina waar ze de huidige afspraak kunnen annuleren en een tijd kunnen kiezen die handiger is voor hen.
Een andere geweldige functie van deze applicatie is de controle die uw bedrijf biedt om annuleringen op het laatste moment te voorkomen. U kunt verschillende parameters instellen voor hoe lang klanten geavanceerde kennisgevingen moeten doen om hun afspraken te annuleren. Of het nu uren, dagen of zelfs een week is, u kunt de annuleringen effectiever beheren, zodat u meteen nieuwe afspraken kunt maken.
Uw afspraken beheren
Met Boekingen kunt u uw afspraak beheren, of u nu op kantoor bent of op pad bent. Met de app kunt u alle boekingen op uw pagina bekijken op een gecentraliseerde boekingskalender, zodat u uw afspraken kunt aanpassen aan uw klanten.
Je kunt ook een afspraak maken voor een klant als je telefonisch met ze praat. Met de functie voor gesplitste weergave hebt u snel toegang tot de pagina om te zien wie op elk gewenst moment in uw bedrijf beschikbaar is om het arrangement te maken.
Een klantenlijst met contactinformatie wordt ook gegenereerd elke keer dat uw klanten een afspraak boeken via uw pagina. U kunt deze informatie gebruiken om contact met hen te houden, een betere klantenservice te bieden of speciale promoties aan te bieden.
Microsoft zegt dat een begeleidende app in de komende weken zal worden uitgebracht voor boekingen waarmee geautoriseerde gebruikers met een Office 365-abonnement alle afspraken kunnen beheren en bekijken, samen met de klantinformatie.
Groeien met boekingen
Omdat boekingen worden geleverd via Microsoft cloud, zal het met u meegroeien en meegroeien, ongeacht hoe groot uw bedrijf wordt. Het kost niet meer om meerdere boekingspagina's te maken of meer personeelsleden toe te voegen, omdat het alleen uw Office 365-abonnementen vereist.
Aanmelden voor boekingen
Microsoft Bookings zal onmiddellijk worden uitgerold voor alle Office 365 Business Premium-abonnees in het First Release-programma. Alle andere Office 365 Business Premium-klanten over de hele wereld krijgen de nieuwe functie de komende maanden.
Als u in aanmerking komt, hoeft u alleen maar in te loggen bij Office 365, Boekingen te openen vanuit het startprogramma van de app en op de knop "Nu aan de slag" te klikken. Dit zal u ertoe aanzetten om de nodige informatie over uw bedrijf in te vullen, waarna u het zult opslaan en publiceren. Zodra dit proces is voltooid, kunnen uw klanten onmiddellijk afspraken starten.
Het boeken van een afspraak en het doorlopen kan enige tijd vergen van een van de anders de belangrijkste activiteiten in uw bedrijf, die een goede service bewijzen of uw klanten. En dit geldt vooral als u een ondernemer bent die veel hoedjes draagt in uw bedrijf. Zowel voor klanten als voor bedrijven is het een ongemak dat moet worden vermeden waar mogelijk. Met Microsoft's Bookings kunnen kleine bedrijven het communicatie- en bevestigingsproces van afspraken automatiseren, zodat iedereen op dezelfde pagina staat.
Afbeeldingen: Microsoft
Meer in: Microsoft
