U gebruikt waarschijnlijk al "de cloud" (d.w.z. online) om enkele aspecten van uw bedrijf te bedienen.
Maar zoals Thomas Hansen, vice-president van Microsoft Worldwide SMB, uitlegt, zelfs als u wordt verkocht met de voordelen van de cloud, lijkt het misschien intimiderend om aan de slag te gaan - of meer te doen.
Hij pleit voor het nemen van stapsgewijze stappen. Begin klein. Doe daarna meer.
$config[code] not foundDus ik dacht dat ik op dat idee zou voortbouwen, door 10 dingen te beschrijven die je kunt doen - vanaf vandaag - om op de cloud te springen of je gebruik van cloudapplicaties te vergroten. Kies een paar van deze tactische stappen en u kunt tijd besparen, uw bedrijf efficiënter beheren en vaak de kosten verlagen:
1) Stel uw standaard bestandsbesparende locatie in op de cloud
Het is één ding om te praten over centrale online bestandsopslag. Maar het is nog iets anders als u en uw personeel de hele tijd extra stappen moeten nemen om bestanden naar uw online cloudopslagplatform over te zetten.
Denk er over na. Als u en uw personeel eerst opslaan op een lokale harde schijf of een ander apparaat, duurt het tweemaal zoveel moeite om deze bestanden om te draaien en deze later op te slaan in uw cloudbestandsopslag.
Maar u kunt "het instellen en het vergeten", zodat u geen extra stappen hoeft te ondernemen. En uw belangrijke bedrijfsdossiers worden automatisch een back-up gemaakt in het proces.
Configureer uw computers zodanig dat de standaardlocatie van elk personeelslid om bestanden op te slaan de online opslagoplossing van het bedrijf van uw keuze is.
Als u Microsoft OneDrive bijvoorbeeld als uw cloudopslagoplossing gebruikt, kunt u dat eenvoudig configureren in Windows 8. Klik op 'PC-instellingen' en er verschijnt een menu-item voor OneDrive. Van daaruit kunt u op de aan / uitknop klikken om van OneDrive uw standaardlocatie voor bestandsopslag te maken.
Of zoek online naar instructies voor het wijzigen van het platform naar keuze op uw specifieke apparaat. Het is mogelijk om cloudopslag in te stellen als de standaardopslaglocatie voor veel apparaten.
2) Go For Low Hanging Fruit: cloudgebaseerde e-mail en documenten
Een andere logische plaats om te beginnen is om een cloud-gebaseerd e-mail- en documentplatform te gebruiken, zoals Office 365. Als je dit nog niet hebt gedaan, laat me je vertellen dat de zakelijke voordelen behoorlijk overtuigend zijn.
Ten eerste helpt het bij de persoonlijke productiviteit van u en uw team. Als u meerdere apparaten gebruikt (zoals ik!), Hebt u toegang tot al uw kantoortypische documenten en e-mails, ongeacht welk apparaat u gebruikt. Naar een conferentie gaan en uw laptop of tablet meenemen? Met een cloudproductiviteitsplatform zoals Office 365 heeft u alles wat u nodig hebt, gewoon door u aan te melden. U hoeft nooit meer bestanden over te zetten van USB-sticks of apparaten later te synchroniseren.
Ten tweede helpt het bij teamsamenwerking. In mijn bedrijf werken de meeste teamleden op afstand vanuit hun huis. Toch hebben we allemaal nog steeds toegang tot bestanden en dezelfde hulpmiddelen, gewoon door verbinding te maken met een browser of mobiele app.
We gebruiken bijvoorbeeld gedeelde agenda's uitgebreid. Op deze manier kunnen we bedrijfsdeadlines bijhouden die van invloed zijn op meerdere mensen en afdelingen, deze centraliseren en de beschikbaarheid van het schema in één oogopslag zien.
We gebruiken ook samenwerking in gedeelde documenten - letterlijk dagelijks. Wat we doen, is vergaderingen houden via een conferentiegesprek of een videoconferentie, en vervolgens bekijkt en bewerkt het team een enkel document terwijl we op de conferentie zijn. Of we nemen vergaderingsnotities op een centraal gedeeld document. Het scheelt veel tijd. Het is niet nodig om vergadernotities later te routeren. We hoeven ons geen zorgen te maken over welke versie van het document de nieuwste is, omdat we allemaal hetzelfde document maken en bewerken.
Bovendien kunt u de kosten maandelijks spreiden. Er zijn geen grote licentiekosten vooraf - het is een stuk eenvoudiger om te budgetteren en te betalen.
3) Maak een centraal online archiefsysteem
Zodra u iedereen in de cloud hebt laten opslaan, heeft u een eenvoudige manier nodig voor uw team om te vinden wat er is voor veelgebruikte bestanden.
Maak hiervoor een online archiveringssysteem. Organiseer het groeiend aantal documenten en bestanden dat uw bedrijf dagelijks maakt.
Gebruik een reeks duidelijk gelabelde mappen. Organiseer je je werk op projecten? Door klanten? Door afdelingen? Creëer een systeem dat logisch is voor uw bedrijf.
Met een bedrijfsbrede archiveringssysteem bespaart uw team vele uren die ze anders zouden spenderen aan het zoeken naar items of het dupliceren van inspanningen omdat ze niets kunnen vinden.
4) Klanten en contractanten aanmoedigen om via de cloud te delen
Hoe vaak kom je erachter dat je bestanden heen en weer e-mailt? Dan moet je later door e-mails jagen om een bestand te vinden dat je nodig hebt.
U spaart tijd door bestanden rechtstreeks via de cloud te delen.
U kunt derde partijen mogelijk niet 'dwingen' om uw cloudsharingplatform te gebruiken, waarom niet vragen? Vermeld snel de voordelen, zoals "We delen en bewerken bestanden graag op OneDrive of Dropbox of een ander platform omdat het tijd bespaart door e-mails te zoeken. Kan ik dit met u daar delen? '
Sommigen zullen het niet prettig vinden om bestanden op deze manier te delen. Maar je zal misschien verbaasd zijn als je het als een optie noemt.
5) Gebruik elektronische handtekeningen Apps
Verzendt of ontvangt u veel documenten die handtekeningen nodig hebben? Als dat zo is, besteden jij en je team waarschijnlijk veel tijd aan e-mailen, afdrukken, ondertekenen, scannen, faxen - je kent de oefening.
Een tip: bekijk cloudgebaseerde apps voor elektronische handtekeningen. Think, Hello Sign of DocuSign. Er zijn ook tal van andere opties voor elektronische handtekeningen.
Ze besparen veel tijd. Niet alleen dat, apps voor elektronische handtekeningen nemen een deel van de uitstelfactor weg, omdat je een document onmiddellijk kunt ondertekenen, zelfs onderweg, in plaats van te wachten tot je in de buurt van de printer of het faxapparaat bent.
Ze nemen ook veel van de rompslomp van circulerende documenten weg om te ondertekenen. Ze routeren documenten naar alle partijen voor handtekeningen en sturen zelfs herinneringen.
6) Maak Digital Asset Libraries in de cloud
Laat me je een vraag stellen: hoeveel tijd spendeer je aan het zoeken naar of doorsturen van digitale bedrijfsmiddelen van bedrijven?
Ik heb het over je logo, die brochure die je een paar jaar geleden naar de beurs hebt gebracht, de presentatiesjabloon die je vorig jaar hebt gebruikt, je blanco prestatiebeoordelingsformulier, officiële bedrijfsfoto's, executive bios, perskits en andere activa.
Als jouw bedrijf zoiets als het mijne was, besteed je heel veel tijd aan het zoeken naar dat soort materiaal.
Maak een bibliotheek met digitale assets. Stel een centrale gedeelde map of mappen in op uw cloudopslagplatform. Nu zijn deze items beschikbaar voor iedereen in uw team die ze nodig heeft, overal en altijd. Ze hoeven niet op hen te jagen of iemand anders lastig te vallen om ze te vinden.
7) Converteer een belangrijk zakelijk systeem naar de cloud
U hoeft niet al uw bedrijfssystemen aan te pakken en alles in één keer naar de cloud te verplaatsen. Begin met kijken naar je top drie belangrijkste systemen. Dat kunnen QuickBooks zijn, uw contactendatabase en uw voorraadbeheersysteem.
Als u nog steeds lokale of desktop-versies van die systemen gebruikt, begin dan met het evalueren van de voordelen van op de cloud gebaseerde (online) versies. Met cloudversies wint u veel in termen van mogelijkheden voor het hele team om toegang te hebben tot informatie en beter samen te werken. En cloud-systemen maken het gemakkelijker om gegevens van het ene systeem naar het andere over te zetten, waardoor dubbele invoer van gegevens en het silo-effect van informatie die in één systeem wordt gemarginaliseerd, worden geëlimineerd.
Welke app levert de grootste knaller door naar de cloud te gaan? Dat is de vraag om te stellen.
8) Dring aan op Cloud-updated Malware-bescherming voor alle werknemers
Dit is vooral belangrijk bij externe werknemers.
Grote ondernemingen hebben meestal een IT-afdeling van een bedrijf dat een bedrijfsnetwerk opzet met veiligheidsmaatregelen zoals bescherming tegen malware.
Maar kleine bedrijven hebben mogelijk geen netwerk.
Of een team voor kleine bedrijven werkt vaak met mensen die niet op hun netwerk zijn. Externe werknemers kunnen thuis verbinding maken vanaf hun eigen apparaat met behulp van de public cloud. Ze loggen gewoon in via internet.
Het is dus belangrijk dat iedereen die toegang heeft tot uw systemen of gegevens of bestanden deelt, regelmatig malware-bescherming krijgt die via de cloud wordt bijgewerkt met nieuwe malwaresignaturen.
Microsoft biedt een ingebouwd Windows Defender-product voor desktops en op Windows gebaseerde apparaten - en het is gratis. Zorg ervoor dat het is ingeschakeld. Of plaats een andere optie voor malwarebescherming.
Als Windows 10 later dit jaar verschijnt, heeft het bovendien ingebouwde beveiligingsfuncties via Windows Update. Windows 10 biedt ook een optie genaamd Windows Update for Business. Dit zal snellere toegang bieden tot beveiligingsupdates en kritische fixes en controle over het implementeren van updates voor IT-beheerders. Als u bijvoorbeeld een IT-afdeling heeft, kan deze patches naar externe sites verzenden met een beperkte bandbreedte.
9) Installeer een op de cloud gebaseerd telefoonsysteem
Overweeg een voice-over-IP (VOIP) -telefoonservice of een op software gebaseerd virtueel schakelbord en voicemailsysteem.
Met cloud-gebaseerde telefoonsystemen, krijg je de mogelijkheid voor externe werknemers om toegang te hebben tot een centraal telefoonsysteem - tegen zeer lage kosten. Voor kleine bedrijven met externe werknemers of mensen die vanuit huis werken, is dit vooral belangrijk. Zelfs als teamleden hun eigen mobiele apparaten gebruiken, kunt u nog steeds iedereen verbinden met centrale extensies en voicemailvakken van bedrijven.
U krijgt ook een professionele indruk in de vorm van een geautomatiseerde stem-begroeting.
Voicemailberichten kunnen via e-mail als audiobestanden worden gerouteerd, zodat ze kunnen worden doorgestuurd naar andere teamleden.
U krijgt ook gebruiksstatistieken waarmee u kunt zien hoe uw team de telefoon gebruikt, bijvoorbeeld perfect voor het beheren van een klantenondersteuningsfunctie.
10) Gebruik videovergaderingen
Last but zeker niet least, maak veelvuldig gebruik van virtuele vergaderingen via video. Als je ze al gebruikt, fantastisch - doe er meer van.
Video levert de impact van persoonlijke interactie op klanten en verkoopvooruitzichten op, zonder de kosten van persoonlijk reizen.
Videovergaderingen zijn ook geweldig voor het team. Mensen die thuis werken of zich in verschillende kantoren bevinden, kunnen zich geïsoleerd voelen. Dit kan demotiverend zijn. E-mail en instant messaging zijn handig, maar ze zijn geen vervanging voor het horen van de stemverkleining van een teamlid of het zien van de glimlach van de baas. Video zorgt ervoor dat mensen zich opgenomen voelen. Het effent de manier om samen te werken.
Veel kleine bedrijven gebruiken Skype omdat het gratis is en zoveel mensen het gebruiken voor persoonlijke doeleinden die ze al kennen. Welke vergaderoplossing u ook kiest, doe het gewoon.
Ik hoop dat deze 10 ideeën u aansporen meer met de cloud te doen - of bevestigen dat uw bedrijf in goede vorm is als het gaat om de cloud.
Behandel dit niet meteen. Kies er gewoon een of twee - en ga aan de slag.
Op het moment van dit schrijven neemt Anita Campbell deel aan het Microsoft Small Business Ambassador-programma.
Laaghangende fruitfoto via Shutterstock
3 Reacties ▼
